Checklist pour organiser un concert de cordes

Un concert de cordes demande une coordination précise entre les musiciens, la salle et l’accueil du public. Commence par bloquer la date et le lieu, puis avance vers le programme, les répétitions et les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à vérifier les partitions, le matériel, la signalisation et les boissons. Cette checklist rassemble les 67 tâches et 41 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date du concert
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les musiciens
2 personnes
Commander les partitions et les parties
Réserver la salle de répétition
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Finaliser le programme
2 personnes
Mettre en page le programme
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler les instruments et les partitions
3 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Installer les chaises pour le public
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Mettre en place l’installation des musiciens
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer les chaises pour les musiciens
3 personnes
Installer le pupitre du chef d’orchestre
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Accorder les instruments
4 personnes
Placer les partitions sur les pupitres
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Guider le vestiaire
2 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Ouvrir le concert
Exécuter le programme du concert
15 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Faire réinstaller la salle
3 personnes
Interpréter la deuxième partie du concert
15 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Coordonner le débriefing et la rencontre
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Faire ses adieux aux musiciens
2 personnes

Suivi

Emballer les instruments
4 personnes
Rassembler les pupitres de musique
3 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Chaises de musiciensqté 20
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Pupitre de chef d’orchestre
Pupitres de musiqueqté 18

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Poubellesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Câbles d'éclairageqté 4

Décoration

Affiches de concertqté 12
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et la date avant de confirmer les musiciens : prévois ensuite une salle de répétition et réserve-la suffisamment tôt pour éviter de déplacer les répétitions.
Commande les partitions et les parties plusieurs semaines avant le concert. Garde une marge pour les exemplaires manquants et vérifie que chaque musicien dispose bien de sa partie.
Envoie les invitations dès que le programme est assez stable, puis fixe une date limite d’inscription. Demande en même temps les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Prépare le programme imprimé après la validation finale du contenu. Prévois quelques exemplaires supplémentaires pour les arrivées imprévues et évite d’attendre le jour du concert pour vérifier la mise en page.
Le jour même, ouvre la salle assez tôt pour contrôler les toilettes, installer la signalisation et disposer les chaises du public. Teste aussi les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les rallonges avant l’arrivée des spectateurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de cordes ?: Commence plusieurs mois avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu et fixe la date, puis confirme les musiciens, le programme et les répétitions avant de lancer les invitations.
Combien de temps avant un concert faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les dès que le programme est suffisamment avancé, idéalement au moins 4 à 6 semaines avant le concert. Fixe une date limite d’inscription pour connaître l’affluence et les besoins alimentaires.
Quand imprimer les programmes du concert ?: Attends la validation définitive du programme et imprime les livrets environ 7 à 10 jours avant le concert. Cette marge permet de corriger une erreur ou de réimprimer quelques exemplaires.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert de cordes ?: Prévois une vérification au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Contrôle la salle, les toilettes, les chaises, la signalisation, les instruments, les partitions et tout le matériel audio.

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