Streetfoodfestival organiseren: checklist en planning
Een streetfoodfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen foodtrucks boeken. Je regelt vergunningen, stroom, toiletten, afval, betalingen en een terreinindeling die bezoekers en leveranciers niet hindert. Begin met datum en locatie, leg daarna leveranciers en entertainment vast en werk toe naar een duidelijke opbouwdag. Deze checklist helpt je de 69 taken in de juiste volgorde af te werken, van aanmeldingen en dieetwensen tot het ontvangen van kramen en het aansluiten van kabels.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Foodtrucks en kramen boeken
2 personen
Muziek en entertainment reserveren
Leveranciersafspraken bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Stroompunten en kabelroute bepalen
2 personen
Afvalinzameling afspreken
Toiletten en handwas regelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Menu en prijzen publiceren
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Leveringen en tijden bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen koel opslaan
2 personen
Drank en ijs ophalen
2 personen
Terrein markeren
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Foodtrucks ontvangen
2 personen
Kramen opstellen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Kassa- en betaalpunten testen
2 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Ingrediënten voorbereiden
6 personen
Sauzen en toppings klaarzetten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Handwaspunten vullen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Leveranciersbriefing geven
2 personen
Event
Entree en informatiebalie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Eetpunten bedienen
8 personen
Gerechten uitgeven
6 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
IJs bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
3 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Servies inzamelen
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
Gasten informeren over programma
Lichtsterkte controleren
Laatste bestellingen verwerken
6 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Foodtrucks afsluiten
4 personen
Eten veilig koelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie en verlichting verwijderen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Koelmiddelen en voorraad opruimen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Foodtrucks uitzwaaien
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Restanten doneren of afvoeren
2 personen
Facturen en emballage afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 8
- Marktkramenaantal 6
- Parasolsaantal 4
- Tafelkleedjesaantal 20
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 220
- Herbruikbare kommenaantal 160
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Wijnglazenaantal 80
- Besteksetsaantal 250
- Opscheplepelsaantal 20
- Tangetjesaantal 20
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Mobiele pinapparatenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 4
- Gasflessenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 12
- Koksmesaantal 8
- Mengkommenaantal 10
- Maatbekersaantal 6
- Keukentangenaantal 12
- Bakplatenaantal 8
- Bakken met dekselsaantal 30
- Aluminiumfolieaantal 6
- Vershoudfolieaantal 4
- Voedselthermometersaantal 4
- Dispenserverpakkingenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Menubordenaantal 10
- Krijtbordenaantal 8
- Stoepbordenaantal 4
- Pijlenbordenaantal 12
- Tafelnummersaantal 20
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- LED-lantaarnsaantal 12
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Afvalgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 8
- Sponzenaantal 12
- Vaatborstelsaantal 8
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 8
- Handdoekdispensersaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de terreinindeling uiterlijk twee weken voor het festival vast. Teken foodtrucks, marktkramen, partytenten, zitplaatsen, toiletten, handwaspunten en afvalinzameling in; bepaal tegelijk waar stroompunten en kabelhaspels komen.
- Bevestig leveranciersafspraken zeven dagen vooraf nogmaals schriftelijk. Vraag per foodtruck of kraam naar aankomsttijd, benodigde stroom, gasflessen, koeling en wie eigen materiaal meeneemt.
- Plan de opbouw in tijdvakken van 30 minuten. Ontvang eerst tenten, tafels en stroomvoorziening, controleer daarna kabelroutes en plaats pas vervolgens foodtrucks en kramen op hun gemarkeerde plekken.
- Verwerk dieetwensen vóór je menu en prijzen publiceert. Houd de aanmeldingen en bijzonderheden in één overzicht bij, zodat vrijwilligers en foodtrucks op de dag zelf niet hoeven te zoeken.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en haal drank en ijs zo laat mogelijk op. Koelboxen en warmhoudbakken staan dan niet onnodig uren buiten en je kunt tenten, parasols en zitplekken tijdig aanpassen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een streetfoodfestival organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en vergunningen. Boek foodtrucks, kramen, muziek en entertainment bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, omdat populaire leveranciers snel volgepland zijn.
- Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een streetfoodfestival?
- Reken als startpunt op ongeveer 1 foodtruck per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de bereidingstijd en het aantal gerechten. Bij 300 bezoekers kom je dus uit op ongeveer 3 tot 4 trucks; stem het aanbod af op verschillende maaltijdtypen en dieetwensen.
- Wanneer regel ik stroom en kabels voor een streetfoodfestival?
- Bepaal de stroompunten en kabelroute uiterlijk 2 weken vooraf en controleer de aansluiting tijdens de opbouw. Neem verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels pas in gebruik nadat de route is gemarkeerd en bezoekers er niet over kunnen struikelen.
- Hoeveel toiletten heb ik nodig op een streetfoodfestival?
- Plan minimaal 1 toilet per 50 bezoekers voor een evenement van enkele uren en plaats handwasvoorzieningen direct in de buurt. Bij 250 bezoekers betekent dat minstens 5 toiletten; controleer daarnaast de lokale vergunningseisen, want die kunnen strenger zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!