Checklist pour organiser un festival de street food

Un festival de street food demande une coordination précise entre les food trucks, les stands, les fournisseurs et le public. Cette checklist regroupe les 69 tâches et 56 équipements à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous y trouverez les démarches administratives, l’aménagement du site, les inscriptions, l’électricité, les déchets et l’accueil des visiteurs. Les points souvent oubliés, comme le lavage des mains, la glace ou les horaires de livraison, sont intégrés au plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Réserver des food trucks et des stands
2 personnes
Réserver la musique et les animations
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Créer le plan du site
2 personnes
Déterminer les points d'alimentation et le chemin des câbles
2 personnes
Organiser la collecte des déchets
Prévoir les toilettes et le lavage des mains
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le menu et les prix
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons et les horaires
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Récupérer les boissons et la glace
2 personnes
Délimiter le terrain
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Accueillir les food trucks
2 personnes
Monter les stands
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Tester les caisses et points de paiement
2 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer les ingrédients
6 personnes
Préparer les sauces et garnitures
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Remplir les points de lavage des mains
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire le briefing des fournisseurs
2 personnes

Événement

Assurer l'entrée et le comptoir d'information
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les points de restauration
8 personnes
Servir les plats
6 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner la glace
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
3 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
Informer les invités du programme
Vérifier l'intensité lumineuse
Traiter les dernières commandes
6 personnes
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes

Suivi

Fermer les food trucks
4 personnes
Refroidir les aliments en toute sécurité
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Ranger les produits réfrigérants et les stocks
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les foodtrucks
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Faire don des restes ou les évacuer
2 personnes
Gérer les factures et les consignes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Stands de marchéqté 6
Parasolsqté 4
Nappesqté 20

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 220
Bols réutilisablesqté 160
Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Couvertsqté 250
Louchesqté 20
Pincesqté 20

Équipement

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiement mobilesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Bouteilles de gazqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 12
Couteau de chefqté 8
Saladiersqté 10
Verres doseursqté 6
Pinces de cuisineqté 12
Plaques de cuissonqté 8
Bacs avec couverclesqté 30
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 4
Thermomètres alimentairesqté 4
Emballages pour distributeurqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de menuqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Chevalets de trottoirqté 4
Panneaux de directionqté 12
Numéros de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 8
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 8
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : certaines demandes doivent être déposées plusieurs semaines avant l’événement. Validez aussi l’accès des camions et l’emplacement des branchements électriques.
Réservez les food trucks, les stands, la musique et les animations avant d’ouvrir les inscriptions. Publiez ensuite un menu avec les prix et recueillez les besoins alimentaires des participants.
Dessinez le plan du site avant de louer le matériel : prévoyez le chemin des câbles, les points d’alimentation, les files d’attente, les toilettes et les zones de lavage des mains.
Confirmez les livraisons et leurs horaires au moins 48 heures à l’avance. Le jour du festival, prévoyez des glacières, des bacs de maintien au chaud, de la glace et un espace de stockage au frais.
Répartissez les bénévoles par créneaux et fonctions, puis vérifiez la météo la veille. Gardez un délai d’au moins 2 heures pour délimiter le terrain, brancher l’électricité, monter les tentes et accueillir les food trucks.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de street food ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de demander les autorisations, réserver les food trucks, confirmer les fournisseurs, ouvrir les inscriptions et organiser le matériel.
Quand réserver les food trucks pour un festival de street food ?: Réservez-les 6 à 10 semaines avant la date prévue, surtout si le festival a lieu un week-end. Confirmez ensuite les horaires d’arrivée et les besoins électriques au moins 48 heures avant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de street food ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 20 à 30 participants, puis ajoutez des personnes dédiées aux inscriptions, aux déchets, à l’orientation et aux livraisons. Organisez des créneaux de 3 à 4 heures pour éviter les absences en cours de journée.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un festival de street food ?: Établissez le plan des besoins avant l’installation et prévoyez des rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur adaptées. Faites vérifier chaque branchement avant l’ouverture, idéalement 2 heures avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.