Streetdancebattle organiseren: checklist en planning
Een streetdancebattle vraagt meer voorbereiding dan alleen een jury, DJ en dansvloer. Je moet deelnemers op tijd laten aanmelden, een wedstrijdschema maken en techniek, verlichting en publieksstromen op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en battleformat en werk daarna toe naar bevestigingen, briefing en opbouw. Met deze checklist houd je ook de onderdelen bij die vaak te laat worden geregeld, zoals muziekbestanden, polsbandjes, wedstrijdkaarten en een gecontroleerde vloer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Battleformat bepalen
2 personen
Jury en DJ benaderen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Socialmediapromotie plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Muziekbestanden verzamelen
Prijzentas samenstellen
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Wedstrijdkaarten printen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Vloer en zaal inspecteren
2 personen
Dansvloer leggen
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Prijzen uitstallen
EHBO-materiaal klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers aanmelden
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
Openingsbattle begeleiden
3 personen
Voorselecties begeleiden
4 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Scores verzamelen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Workshop begeleiden
2 personen
Finalerondes begeleiden
4 personen
Publieksstemming begeleiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluitende DJ-set draaien
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Dansvloer verwijderen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Jurytafel
- Inschrijftafel
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 12
- Podiumdelenaantal 6
Sportmateriaal
- Dansvloerpanelenaantal 30
- Sporttapeaantal 6
- Wedstrijdhesjesaantal 40
- Opwarmmattenaantal 8
- EHBO-koffer
- Cold packsaantal 12
- Sportverbandaantal 6
- Pleistersaantal 50
Apparatuur
- DJ-controller
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Audiomixer
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- DI-box
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Laptop
- USB-sticksaantal 3
- Oplaadstationsaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Lichtcontroller
Decoratie
- Achtergronddoek
- Bannersaantal 4
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Pijlbordenaantal 10
- Tafelkledenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
- Kannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJsboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Keukenhanddoekenaantal 8
Catering
- Prijzendozenaantal 3
- Deelnemerspolsbandjesaantal 100
- Juryformulierenaantal 100
- Scorebord
- Pennenaantal 30
- Naamstickersaantal 100
- Consumptiemuntenaantal 500
- Boodschappen
- Polsbandjessnijder
- Kassabox
- Bonnenboekjesaantal 4
- Kleingeldbakjeaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalbakken voor gescheiden afvalaantal 4
- Bezemaantal 2
- Stofzuiger
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 3
Tips
- Leg het battleformat vast voordat je het aanmeldformulier maakt. Noteer daarin direct categorieën, maximale aantallen en de sluitingsdatum, zodat je later geen deelnemers hoeft terug te plaatsen.
- Plan de jurybriefing en het wedstrijdschema uiterlijk 2 dagen voor de battle. Print wedstrijdkaarten en maak voor jury, DJ, presentator en vrijwilligers een eigen korte planning.
- Controleer de techniek tijdens de opbouw met de volledige set: DJ-controller, mixer, microfoons, luidsprekers, subwoofers, DI-box en laptop. Test elke microfoon en bewaar muziekbestanden op minimaal 2 USB-sticks.
- Reserveer voor de opbouw minstens 3 uur wanneer je een dansvloer met panelen, lichtstatieven en podiumdelen plaatst. Leg kabels vast met gaffer tape en controleer de vloer voordat deelnemers mogen opwarmen.
- Maak de inschrijf- en backstageflow zichtbaar met een inschrijftafel, afzetpalen, wedstrijdhesjes en polsbandjes. Deel vrijwilligers per taak in en wijs minimaal 1 persoon aan voor deelnemers, 1 voor techniek en 1 voor publieksbegeleiding.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een streetdancebattle organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, battleformat, jury en DJ. Verstuur uitnodigingen en start de promotie ongeveer 6 weken voor de wedstrijddag, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden.
- Wanneer moet ik het wedstrijdschema voor een streetdancebattle maken?
- Maak een voorlopig schema zodra de aanmeldingen sluiten en bevestig het definitieve schema uiterlijk 2 dagen voor de battle. Houd rekening met afmeldingen, categorieën, opwarmtijd en de briefing van de jury.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een streetdancebattle op te bouwen?
- Reken op minimaal 3 uur voor dansvloer, podium, licht, geluid, tafels en bewegwijzering. Reserveer daarna nog 30 tot 45 minuten voor een volledige soundcheck en controle van de vloer.
- Hoeveel muziek en back-ups heb ik nodig voor een streetdancebattle?
- Verzamel alle afgesproken muziekbestanden uiterlijk 3 dagen vooraf en zet ze op minstens 2 USB-sticks. Bewaar daarnaast een kopie op de laptop, zodat een defecte USB-stick niet het wedstrijdschema stillegt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!