Organiser un battle de streetdance : la checklist complète

Un battle de streetdance demande une organisation précise, surtout autour des inscriptions, du jury, du DJ et de l’installation de la piste. Commence par fixer la date, le lieu et le format, puis avance vers les invitations, le programme et la répartition des bénévoles. Les derniers jours servent à confirmer les participants, rassembler la musique, préparer les lots et vérifier le matériel. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les détails qui bloquent souvent le déroulement le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le format du battle
2 personnes
Contacter le jury et le DJ
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le briefing du jury
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Confirmer les réservations
Rassembler les fichiers musicaux
Composer les sacs de lots
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Imprimer les cartes de compétition
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Inspecter le sol et la salle
2 personnes
Installer la piste de danse
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer les lots
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Inscrire les participants
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Expliquer les règles du match
Animer le battle d’ouverture
3 personnes
Encadrer les pré-sélections
4 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Collecter les scores
2 personnes
Annoncer les finalistes
Animer l’atelier
2 personnes
Encadrer les tours finaux
4 personnes
Animer le vote du public
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Mixer le set DJ de clôture
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Retirer la piste de danse
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Table du jury
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Éléments de podiumqté 6

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 30
Ruban de sportqté 6
Maillots de compétitionqté 40
Tapis chauffantsqté 8
Trousse de premiers secours
Packs de froidqté 12
Bande sportiveqté 6
Pansementsqté 50

Équipement

Contrôleur DJ
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Mixeur audio
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtier DI
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Ordinateur portable
Clés USBqté 3
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Contrôleur d'éclairage

Décoration

Bâche de fond
Bannièresqté 4
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Torchons de cuisineqté 8

Catering

Boîtes de prixqté 3
Bracelets participantsqté 100
Fiches de juryqté 100
Tableau des scores
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Jetons de consommationqté 500
Courses
Coupe-bracelets
Caisse
Carnets de ticketsqté 4
Boîte à monnaieqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubelles pour déchets triésqté 4
Balaiqté 2
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Conseils

Fixe le format et le nombre de participants avant de créer le formulaire d’inscription : cela détermine le temps des qualifications, le nombre de passages et la durée du programme.
Contacte le jury et le DJ plusieurs semaines avant le battle, puis confirme leur présence et leurs besoins au plus tard 7 jours avant l’événement.
Prépare le programme après la clôture des inscriptions et envoie la confirmation aux participants quelques jours avant, avec les horaires d’arrivée et les informations pratiques.
Teste toute la chaîne audio avant l’ouverture : contrôleur DJ, mixeur, enceintes, subwoofers, microphones, boîtier DI, rallonges et multiprises doivent être vérifiés ensemble.
Prévois l’installation de la piste assez tôt le jour J. Inspecte le sol, pose les panneaux et le ruban de sport, puis garde du temps pour l’éclairage, la table du jury et le point d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un battle de streetdance ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer le jury et le DJ, lancer les inscriptions et organiser la communication. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, le programme et les vérifications matérielles.
Quand clôturer les inscriptions à un battle de streetdance ?: Clôture-les au moins 5 à 7 jours avant le battle si tu dois établir un programme et confirmer les participants. Pour un événement plus important, une clôture 10 à 14 jours avant laisse davantage de temps pour gérer les désistements.
Quel matériel audio faut-il prévoir pour un battle de streetdance ?: Prévois un contrôleur DJ, un mixeur audio, des enceintes, des subwoofers, des microphones sans fil, des pieds de micro, un boîtier DI, des rallonges et des multiprises. Effectue un test complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Quand installer la piste de danse le jour du battle ?: Commence l’installation au moins 3 heures avant le premier passage, puis inspecte le sol et vérifie la stabilité des panneaux. Termine avec le ruban de sport, l’éclairage et le balisage avant l’accueil des participants.

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