Checklist para organizar una batalla de streetdance

Organizar una batalla de streetdance exige coordinar participantes, jurado, DJ, música y una pista segura en el orden adecuado. Empieza por fijar la fecha, el lugar y el formato del duelo; después abre las inscripciones y cierra el calendario de competición. En los últimos días tendrás que confirmar reservas, revisar el equipo, preparar pulseras y tarjetas, y dejar lista la pista. Esta checklist reúne 69 tareas y 75 materiales para controlar tanto la preparación como el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el formato del duelo
2 personas
Contactar con el jurado y el DJ
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Publicar la promoción en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la reunión del jurado
2 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Confirmar las reservas
Reunir archivos de música
Preparar la bolsa de premios
2 personas
Clasificar las pulseras
2 personas
Imprimir tarjetas del concurso
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Inspeccionar el suelo y la sala
2 personas
Instalar la pista de baile
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Exponer los premios
Preparar el material de primeros auxilios
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Inscribir participantes
3 personas
Recibir al público
3 personas
Explicar las reglas del concurso
Guiar la batalla inaugural
3 personas
Coordinar las preselecciones
4 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recopilar las puntuaciones
2 personas
Anunciar a los finalistas
Guiar el taller
2 personas
Coordinar las rondas finales
4 personas
Guiar la votación del público
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Poner la sesión final de DJ
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Retirar la pista de baile
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 80
Mesa del jurado
Mesa de inscripción
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12
Piezas de escenariocant. 6

Material deportivo

Paneles de pista de bailecant. 30
Cinta deportivacant. 6
Chalecos de competicióncant. 40
Colchonetas de calentamientocant. 8
Botiquín de primeros auxilios
Cold packscant. 12
Venda deportivacant. 6
Tiritascant. 50

Equipo

Controlador de DJ
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Caja DI
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Portátil
Memorias USBcant. 3
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Controlador de luces

Decoración

Lona de fondo
Bannerscant. 4
Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Carteles direccionalescant. 10
Mantelescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Jarrascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajas de hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Paños de cocinacant. 8

Catering

Cajas de premioscant. 3
Pulseras para participantescant. 100
Hojas de evaluación del juradocant. 100
Marcador
Bolígrafoscant. 30
Pegatinas con nombrecant. 100
Tiquets de consumocant. 500
Compras
Cortador de pulseras
Caja registradora
Talonarios de reciboscant. 4
Cajita para monedas sueltascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores para residuos separadoscant. 4
Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 3

Consejos

Cierra el formato antes de abrir las inscripciones: define las categorías, el sistema de eliminación y el número máximo de participantes con al menos 3 semanas de antelación.
Confirma al jurado y al DJ por escrito entre 2 y 3 semanas antes. Pídeles también los archivos de música, sus necesidades técnicas y la hora exacta de llegada.
No dejes la planificación del orden para el mismo día. Prepara el calendario de competición y confirma a cada participante al menos 48 horas antes para reducir ausencias y cambios de última hora.
Haz una prueba técnica completa el día anterior o varias horas antes de abrir puertas: controlador, mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, micrófonos, luces y cables deben funcionar juntos.
Reserva entre 60 y 90 minutos para el montaje de la pista y la inspección del suelo. Marca los cables con cinta gaffer, deja despejadas las salidas y asigna voluntarios a inscripción, escenario, jurado y participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una batalla de streetdance?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar jurado y DJ, promocionar el evento, gestionar inscripciones y preparar el calendario de competición.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para una batalla de streetdance?: Ciérralas entre 3 y 5 días antes del evento, según el número de participantes. Así tendrás tiempo para revisar los datos, recoger preferencias dietéticas, preparar pulseras y tarjetas, y confirmar el programa.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar una batalla de streetdance?: Llega al recinto al menos 3 horas antes de la apertura. Reserva los primeros 60-90 minutos para la pista y el mobiliario, y utiliza el tiempo restante para probar sonido, luces, música, micrófonos y registro.
¿Qué hay que revisar antes de una batalla de streetdance?: Revisa el suelo, la sala, las reservas, las llaves y todo el equipo técnico el mismo día. Comprueba también la previsión meteorológica, enfría las bebidas y verifica que premios, pulseras, tarjetas, música y voluntarios estén asignados.

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