Checklist voor een streekproductenproeverij organiseren

Een streekproductenproeverij staat of valt met een logische proefroute, kleine porties en goede informatie per product. Leg eerst datum, locatie en leveranciers vast en verzamel dieetwensen voordat je de route en het menu uitwerkt. Plan daarna leveringen, afhaaltijden en koeling; verse producten kun je niet onbeperkt bewaren. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot het opbouwen van proefstations, inclusief zaken die vaak pas op de dag zelf worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Leveranciers van streekproducten selecteren
2 personen
Leveranciers en producten bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Proefroute en indeling bepalen
2 personen
Reserveringen maken
Menukaarten en routeborden ontwerpen
Leveringen en afhaaltijden bevestigen
Proefporties en recepturen bepalen
2 personen
Naamkaartjes en allergenenlabels maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Streekproducten ophalen
2 personen
Voorraad en houdbaarheid controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Proefgerechten voorbereiden
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffet- en proefstations opbouwen
4 personen
Tafels aankleden
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Proefporties klaarzetten
4 personen
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Inschrijftafel gereedmaken
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Proefroute toelichten
2 personen
Proefstations bemannen
6 personen
Proefporties aanvullen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afvalbakken legen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restproducten gekoeld opbergen
3 personen
Locatie opruimen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Leveranciersproducten retourneren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Krukkenaantal 8
Partytentaantal 2

Servies

Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Dessertbordjesaantal 80
Besteksetsaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerplankenaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Schaaltjesaantal 30

Catering

Boodschappen

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijmachinesaantal 2
Staafmixersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Pannenaantal 6
Ovenschalenaantal 6
Serveertangenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Kurketrekkersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Snijplanken voor broodaantal 4

Decoratie

Menukaartenaantal 20
Proefroutebordenaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 40
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 10
Streekdecoratieaantal 20
Bloemstukkenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Sponsjesaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3

Overig

Kassadoos
Pinapparaat
Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Inschrijfformulierenaantal 100
EHBO-set
Brandblusser
Portioneerlepelsaantal 12
Presentatietafelsaantal 8

Tips

Bepaal de proefporties vooraf per product en noteer de aantallen op je boodschappenlijst. Zo voorkom je dat één populair gerecht te vroeg op is en je later alsnog moet bijbestellen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en zet allergenenlabels bij elk proefstation. Maak naamkaartjes niet pas tijdens de opbouw; druk ze vooraf zodat leveranciersnamen en productinformatie kloppen.
Bevestig leveringen en afhaaltijden opnieuw enkele dagen vooraf. Plan voor bederfelijke streekproducten een koelbox of koelkast en controleer de houdbaarheid zodra alles binnen is.
Houd de route overzichtelijk met menukaarten en routeborden. Zet waterglazen bij de stations en reserveer aparte ruimte voor gebruikte borden, bestek en serveerschalen.
Plan de opbouw in twee blokken: eerst tafels, stoelen, statafels en apparatuur, daarna tafelkleden, versiering en proefgerechten. Koel dranken pas nadat je ruimte hebt vrijgemaakt voor de producten die gekoeld moeten blijven.

Veelgestelde vragen

Hoeveel streekproducten heb je nodig voor een proeverij?: Reken per product op kleine proefporties van ongeveer 30 tot 50 gram of milliliter per persoon. Voor acht verschillende producten is dat in totaal circa 240 tot 400 gram of milliliter per deelnemer, exclusief brood, water en andere aanvullingen.
Wanneer moet ik leveranciers voor een streekproductenproeverij bevestigen?: Bevestig leveranciers en producten uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf. Controleer vervolgens 3 tot 5 dagen voor de proeverij de aantallen, levertijd, afhaaltijd en eventuele wijzigingen in beschikbaarheid.
Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Dan heb je nog tijd om recepturen, alternatieven en allergenenlabels aan te passen.
Hoe lang van tevoren bouw je een streekproductenproeverij op?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van meubels, proefstations, apparatuur en bewegwijzering. Begin met gekoelde producten en proefgerechten pas nadat de route klaarstaat; zo blijven ze zo kort mogelijk buiten de koeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.