Checklist pour organiser une dégustation de produits régionaux
Une dégustation de produits régionaux demande plus qu’un buffet bien présenté. Il faut coordonner les fournisseurs, les horaires de livraison, les portions, les allergies et le parcours de dégustation. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement final. Prévoyez aussi le matériel de service, le froid et une signalétique claire pour que chaque invité sache quoi goûter et où circuler.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
Sélectionner les fournisseurs de produits régionaux
2 personnes
Confirmer les fournisseurs et les produits
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer l’itinéraire test et la répartition
2 personnes
Faire les réservations
Concevoir les menus et les panneaux de parcours
Confirmer les livraisons et les horaires de retrait
Déterminer les portions de dégustation et les recettes
2 personnes
Créer des badges nominatifs et des étiquettes d’allergènes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits régionaux
2 personnes
Vérifier les stocks et les dates de péremption
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les dégustations
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le buffet et les stands de dégustation
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les portions de dégustation
4 personnes
Poser les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester le système de sonorisation
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Expliquer le parcours de dégustation
2 personnes
Encadrer les stands de dégustation
6 personnes
Réapprovisionner les portions de dégustation
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Stocker les restes au frais
3 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les produits des fournisseurs
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 60
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 10
- Tabouretsqté 8
- Tente de réceptionqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 100
- Petits bolsqté 60
- Assiettes à dessertqté 80
- Couvertsqté 80
- Verres à vinqté 80
- Verres à eauqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Planches de serviceqté 20
- Plateaux de serviceqté 20
- Petits bolsqté 30
Catering
- Courses
Équipement
- Réfrigérateursqté 2
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Trancheusesqté 2
- Mixeurs plongeantsqté 2
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 8
- Couteaux de chefqté 8
- Saladiersqté 8
- Verres doseursqté 4
- Casserolesqté 6
- Plats à gratinqté 6
- Pinces de serviceqté 20
- Louchesqté 12
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 4
- Planches à découper pour le painqté 4
Décoration
- Cartes de menuqté 20
- Panneaux de parcours d'essaiqté 8
- Cartes des allergènesqté 40
- Badges nominatifsqté 80
- Numéros de tableqté 10
- Décor régionalqté 20
- Compositions floralesqté 10
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Marqueurs craieqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Seaux de nettoyageqté 3
- Épongesqté 12
- Chiffons microfibresqté 20
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 3
Autre
- Caisse
- Terminal de paiement
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 20
- Formulaires d'inscriptionqté 100
- Trousse de premiers secours
- Extincteur
- Cuillères à portionnerqté 12
- Tables de présentationqté 8
Conseils
- Commencez par fixer la date, le lieu et le nombre maximal de participants, puis confirmez rapidement les fournisseurs : les produits disponibles et les délais de livraison peuvent varier.
- Prévoyez les portions avant de faire les courses. Pour une dégustation avec plusieurs étapes, servez de petites quantités afin que les invités puissent goûter chaque produit sans saturer leur appétit.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et préparez les étiquettes d’allergènes au plus tard la veille. Les badges nominatifs facilitent aussi les échanges entre participants et producteurs.
- Confirmez les horaires de livraison ou de retrait au moins 48 heures à l’avance. Vérifiez ensuite les dates de péremption, placez les produits au réfrigérateur et refroidissez les boissons avant l’arrivée des invités.
- Installez les tables, les stands et le buffet avant de dresser les assiettes et les plateaux. Gardez les glacières, les rallonges et le matériel de préparation à portée de main pour éviter les allers-retours pendant la dégustation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation de produits régionaux ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de choisir les fournisseurs, confirmer les produits, traiter les inscriptions et réserver le mobilier ou le matériel manquant.
- Combien de produits prévoir pour une dégustation régionale ?
- Comptez généralement 5 à 8 produits ou étapes pour une séance de 2 à 3 heures. Servez des portions de dégustation plutôt qu’une portion complète et adaptez le nombre au repas prévu ensuite.
- Quand confirmer les livraisons et récupérer les produits ?
- Confirmez chaque horaire au moins 48 heures avant l’événement. Récupérez les produits périssables le jour même ou la veille, puis contrôlez immédiatement leur état, leur quantité et leur date limite.
- Comment gérer les allergies pendant une dégustation ?
- Recueillez les informations alimentaires dès l’inscription, puis indiquez les allergènes sur chaque plat ou produit. Préparez les étiquettes la veille et prévoyez une séparation claire entre les produits concernés et les autres dégustations.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !