Checklist voor een streekproductenbeurs organiseren
Een streekproductenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen producenten uitnodigen. Je legt eerst datum, openingstijden, locatie, vergunningen en verzekering vast. Daarna regel je de inschrijving van standhouders, de plattegrond, leveringen en voorzieningen zoals koelingen, elektra en afvalverwerking. Begin minimaal drie maanden vooraf met de organisatie, zodat producenten tijd hebben om te reageren en je ontbrekende materialen nog kunt reserveren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Beurslocatie reserveren
Benodigde vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Streekproducenten benaderen
3 personen
Aanmeldformulier openen
Standhouders registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotietekst publiceren
Plattegrond van beurs maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Leveringsafspraken vastleggen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Dranken en koffie bestellen
Koelingen reserveren
Extra tafels en stoelen reserveren
Afvalverwerking regelen
Elektra en verlichting controleren
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Prijslijsten en bordjes maken
2 personen
Programma voor bezoekers drukken
Standhoudersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Koelingen aansluiten
2 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Proefstations inrichten
4 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
Producten op stands plaatsen
6 personen
Prijslijsten ophangen
3 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Team bij de balie instrueren
2 personen
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Stands bemannen
12 personen
Proeverijen serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Laatste proeverijen serveren
3 personen
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
Verkoopbalies sluiten
12 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Overgebleven producten verzamelen
4 personen
Koelingen leegmaken
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie bezemschoon opleveren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Materialen labelen en opslaan
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Leveranciersrestanten teruggeven
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Bezoekersvragen beantwoorden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Marktkramenaantal 18
- Klaptafelsaantal 10
- Bistrotafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Tafelkledenaantal 18
- Krukkenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 4
- Opbergkrattenaantal 24
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbare kommenaantal 120
- Waterglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 24
- Serveerschalenaantal 24
- Snijplankenaantal 12
- Broodmessenaantal 8
Apparatuur
- Koelkastenaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kassa'saantal 4
- Pinapparatenaantal 4
- Handmicrofoon
- Megafon
- Draadloze portofoonsaantal 6
- Luidsprekersaantal 2
- Tablet voor registratieaantal 2
- Oplaadstationsaantal 3
- Brandblussersaantal 4
- Zaklampenaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Steekwagensaantal 3
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Bouwlampenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Streekvlaggenaantal 12
- Krijtbordenaantal 20
- Krijtstiftenaantal 24
- Bloemstukkenaantal 12
- Houten kratjesaantal 30
- Decoratieve mandenaantal 12
- Tafellopersaantal 18
- Pijlbordenaantal 12
- Entreebannersaantal 2
- Infobordenaantal 4
- Naambadgesaantal 60
- Badgehoudersaantal 60
- Polsbandjesaantal 250
- Programmakaartenaantal 250
- Routepijlenaantal 16
Keuken
- Grote snijmessenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Serveertangenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
- Flessenopenersaantal 8
- Dienbladenaantal 8
- Voedselbakken met dekselaantal 16
- Koelmattenaantal 12
- Thermometersaantal 4
- Etiketten voor allergenenaantal 200
- Voedselhoezenaantal 24
- Maatlepelsaantal 6
- Broodmandenaantal 12
- Flessenrekkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalbakken voor glasaantal 3
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handdoekrollenaantal 8
Tips
- Reserveer de locatie en controleer vergunningen minimaal 12 weken vooraf. Vraag meteen na hoeveel marktkramen, tafels, stoelen en stroompunten beschikbaar zijn.
- Open de aanmelding uiterlijk 8 weken voor de beurs en sluit deze ongeveer 3 weken vooraf. Verzamel per standhouder contactgegevens, productaanbod, dieetwensen en afspraken over levering.
- Maak de plattegrond zodra de inschrijvingen grotendeels binnen zijn, liefst 3 weken vooraf. Houd ruimte vrij voor looppaden, koelingen, catering, afvalpunten en standhouders die extra stroom nodig hebben.
- Bestel catering en dranken op basis van het verwachte bezoekersaantal en controleer de hoeveelheden 7 dagen vooraf. Reserveer koelkasten of koelboxen op tijd; streekproducten kunnen niet allemaal op kamertemperatuur blijven staan.
- Maak prijslijsten, bordjes, naambadges en bewegwijzering uiterlijk 2 dagen vooraf klaar. Test elektra, verlichting, pinapparaten, microfoon en verlengkabels voordat de eerste standhouder arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een streekproductenbeurs organiseren?
- Start bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de locatie en regel vergunningen minimaal 12 weken voor de beurs, zodat je daarna standhouders kunt werven.
- Wanneer moet ik standhouders voor een streekproductenbeurs benaderen?
- Benader streekproducenten ongeveer 10 weken vooraf en geef ze minstens 3 weken inschrijftijd. Bevestig de deelname uiterlijk 3 weken voor de beurs, wanneer je de plattegrond en standplaatsen indeelt.
- Hoeveel koeling heb ik nodig op een streekproductenbeurs?
- Dat hangt af van het aantal producenten en hun assortiment. Vraag bij de aanmelding welke producten gekoeld moeten blijven en maak de definitieve koelplanning uiterlijk 2 weken vooraf; reserveer daarna koelkasten of koelboxen per standhouder.
- Wanneer moet ik de plattegrond van een streekproductenbeurs maken?
- Maak een eerste indeling zodra de locatie vastligt en werk die definitief uit ongeveer 3 weken vooraf. Plan looppaden, stroompunten, koeling, catering en afvalpunten mee voordat je de standplaatsen bevestigt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!