Checklist para organizar una feria de productos locales

Una feria de productos locales necesita más que productores y mesas: hay que coordinar permisos, seguros, inscripciones, distribución de puestos, entregas y cobros. Empieza cerrando la fecha, el horario y el recinto; después confirma las condiciones de participación y abre el registro de expositores. Durante las últimas semanas, centra el trabajo en el plano, el catering, la electricidad, la señalización y la gestión de residuos. Esta checklist reúne el orden de preparación para que no llegues al montaje con decisiones pendientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Reservar el recinto de la feria
Solicitar los permisos necesarios
Comprobar el seguro
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Contactar a productores de la región
3 personas
Abrir el formulario de inscripción
Registrar a los expositores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el texto promocional
Crear el plano de la feria
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Confirmar entregas
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Pedir bebidas y café
Reservar refrigeradores
Reservar mesas y sillas adicionales
Gestionar la eliminación de residuos
Comprobar la electricidad y la iluminación
2 personas
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Crear listas de precios y carteles
2 personas
Imprimir programa para visitantes
Enviar información a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar las neveras
2 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar estaciones de degustación
4 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
Colocar los productos en los stands
6 personas
Colgar listas de precios
3 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar instrucciones al equipo en el mostrador
2 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Atender los stands
12 personas
Servir las degustaciones
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Servir las últimas degustaciones
3 personas
Informar a los visitantes sobre el cierre
2 personas
Cerrar los mostradores de venta
12 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger los productos sobrantes
4 personas
Vaciar las neveras
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Entregar la ubicación limpia y ordenada
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
Etiquetar y guardar los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver sobrantes a los proveedores
2 personas
Recoger objetos perdidos
Responder a las preguntas de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 18
Mesas plegablescant. 10
Mesas bistrocant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mantelescant. 18
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 24

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Cucharonescant. 24
Bandejas de servircant. 24
Tablas de cortarcant. 12
Cuchillos de pancant. 8

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cajas registradorascant. 4
Datáfonoscant. 4
Micrófono de mano
Megáfono
Walkie-talkies inalámbricoscant. 6
Altavocescant. 2
Tablet para el registrocant. 2
Estaciones de cargacant. 3
Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Carros de manocant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Banderas regionalescant. 12
Pizarrascant. 20
Rotuladores de tizacant. 24
Arreglos floralescant. 12
Cajones de maderacant. 30
Cestas decorativascant. 12
Manteles runnerscant. 18
Carteles direccionalescant. 12
Banners de entradacant. 2
Carteles informativoscant. 4
Credencialescant. 60
Portabadgescant. 60
Pulserascant. 250
Tarjetas del programacant. 250
Flechas de rutacant. 16

Cocina

Cuchillos grandescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Pinzas de servircant. 12
Termoscant. 8
Abrebotellascant. 8
Bandejascant. 8
Recipientes para alimentos con tapacant. 16
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Termómetroscant. 4
Etiquetas de alérgenoscant. 200
Fundas para alimentoscant. 24
Cucharas medidorascant. 6
Cestas de pancant. 12
Estantes para botellascant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores para vidriocant. 3
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Rollos de toallacant. 8

Consejos

Cierra el recinto y los permisos antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 8 semanas para comprobar autorizaciones, seguro, condiciones de participación y necesidades eléctricas.
Pide a cada productor la información completa al registrarse: productos, necesidades de espacio, horario de entrega y preferencias dietéticas. Fija una fecha límite de 2 semanas antes para evitar cambios en el plano.
Haz el plano cuando conozcas el número de expositores y deja pasillos de circulación claros. Asigna los puestos por escrito y confirma los soportes, las mesas y las sillas adicionales al menos 7 días antes.
Calcula el catering según el horario y la asistencia prevista, no solo según el número de puestos. Encarga bebidas, café, vajilla reutilizable y refrigeración con tiempo suficiente para comprobar entregas y almacenamiento.
Prueba electricidad, iluminación, datáfonos, cajas registradoras, micrófono y megáfono antes del montaje. Prepara también las acreditaciones, las listas de precios y los carteles: suelen olvidarse hasta el último momento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de productos locales?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, solicitar permisos, revisar el seguro, contactar con productores y abrir las inscripciones sin tener que improvisar.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de expositores?: Intenta cerrarla 2 semanas antes de la feria. Necesitas ese plazo para terminar el plano, asignar los espacios, confirmar entregas y ajustar mesas, sillas, refrigeradores y catering.
¿Cuánto catering calcular para una feria de productos locales?: Calcula las cantidades según la asistencia prevista y la duración: como referencia, reserva 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta después al horario completo. Añade un margen del 10 % para reposiciones y confirma las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido.
¿Qué hay que revisar el día antes de la feria?: Revisa el plano, los puestos, la señalización, las acreditaciones, los precios, las entregas, la electricidad y los equipos de cobro. Haz una comprobación final 24 horas antes y deja por escrito quién recibe cada entrega y quién resuelve incidencias.

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