Checklist pour organiser un salon des produits régionaux

Un salon de produits régionaux demande de coordonner les producteurs, les autorisations, les stands et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et vérifier les contraintes d’assurance et d’électricité. Les inscriptions des exposants viennent ensuite, avant le plan des emplacements, les livraisons et les commandes de matériel. Cette checklist rassemble les 83 tâches et 81 fournitures du plan, pour avancer sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver le lieu du salon
Demander les autorisations nécessaires
Vérifier l’assurance
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Contacter les producteurs locaux
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Enregistrer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le texte promotionnel
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Finaliser les accords de livraison
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Commander les boissons et le café
Réserver les groupes froids
Réserver des tables et des chaises supplémentaires
Organiser l’évacuation des déchets
Vérifier l’électricité et l’éclairage
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les listes de prix et les panneaux
2 personnes
Imprimer le programme des visiteurs
Envoyer les informations aux exposants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Raccorder les réfrigérateurs
2 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les stands de dégustation
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Placer les produits sur les stands
6 personnes
Afficher les tarifs
3 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefing de l’équipe à l’accueil
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir les stands
12 personnes
Servir les dégustations
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Servir les dernières dégustations
3 personnes
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
Fermer les comptoirs de vente
12 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les produits restants
4 personnes
Vider les frigos
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rendre le lieu impeccable
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Étiqueter et stocker les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre les restes aux fournisseurs
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Répondre aux questions des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 18
Tables pliantesqté 10
Tables bistrotqté 8
Chaises pliantesqté 60
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 24

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 120
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 24
Plateaux de serviceqté 24
Planches à découperqté 12
Couteaux à painqté 8

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Microphone à main
Mégaphone
Talkies-walkies sans filqté 6
Haut-parleursqté 2
Tablette pour l’enregistrementqté 2
Stations de rechargeqté 3
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Diablesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux régionauxqté 12
Panneaux en ardoiseqté 20
Marqueurs craieqté 24
Compositions floralesqté 12
Caisses en boisqté 30
Paniers décoratifsqté 12
Chemins de tableqté 18
Panneaux indicateursqté 12
Bannières d’entréeqté 2
Panneaux d’informationqté 4
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Braceletsqté 250
Cartes du programmeqté 250
Flèches de directionqté 16

Cuisine

Grands couteaux de découpeqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 8
Plateauxqté 8
Bacs alimentaires avec couvercleqté 16
Tapis rafraîchissantsqté 12
Thermomètresqté 4
Étiquettes pour allergènesqté 200
Housses alimentairesqté 24
Cuillères doseusesqté 6
Corbeilles à painqté 12
Porte-bouteillesqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Poubelles à verreqté 3
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Conseils

Ouvrez les inscriptions plusieurs semaines avant le salon : les producteurs doivent transmettre leurs coordonnées, leurs besoins alimentaires et leurs contraintes de livraison avant l’attribution des emplacements.
Établissez le plan des stands après avoir enregistré les exposants, puis prévoyez les tables, chaises, tentes et points électriques en fonction de chaque emplacement plutôt qu’au dernier moment.
Vérifiez l’alimentation électrique avant de confirmer le matériel : machines à café, réfrigérateurs, éclairage, rallonges et multiprises peuvent dépasser la capacité disponible dans le lieu.
Préparez les listes de prix, panneaux, badges et autres éléments de signalétique au moins 3 jours avant l’ouverture. Le jour du salon, il ne devrait rester que leur pose et une vérification sur place.
Calculez séparément les boissons, le café et la vaisselle pour les exposants et pour le public. Réservez les groupes froids et organisez l’évacuation des déchets avant la livraison des produits.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon des produits régionaux ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les autorisations, l’assurance, la réservation du lieu et l’inscription des producteurs doivent être réglées avant de préparer le plan des stands.
Combien de temps laisser aux producteurs pour s’inscrire ?: Prévoyez une période d’inscription de 3 à 4 semaines. Gardez ensuite au moins 10 jours pour traiter les demandes, attribuer les emplacements et confirmer les exposants.
Quand commander le matériel pour un salon de produits régionaux ?: Réservez les tentes, stands, tables, chaises, groupes froids et machines à café dès que le nombre d’exposants est suffisamment stable, idéalement 3 semaines avant l’événement. Confirmez les quantités et les horaires de livraison 7 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille du salon ?: Contrôlez les emplacements, l’électricité, l’éclairage, les livraisons, les badges, les prix affichés et les moyens de paiement. Faites cette vérification au moins 2 heures avant l’installation des exposants pour pouvoir corriger un oubli.

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