Checklist voor een goed voorbereide strategieconferentie

Een strategieconferentie vraagt vooral om strakke voorbereiding tussen programma, deelnemers en techniek. Leg eerst de tijden, locatie en sprekers vast en open daarna het aanmeldformulier. Verzamel dieetwensen, vervoersvragen en presentaties ruim voor de bijeenkomst, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te controleren. Denk ook aan details die vaak te laat worden geregeld: badges, naambordjes, werkbladen, een geprinte plattegrond en een back-up van alle presentaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
Sprekersinformatie verzamelen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersvragen inventariseren
Deelnemers bevestigen
Badges voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Draaiboek afdrukken
Naambordjes afdrukken
Werkbladen afdrukken
2 personen
Plattegrond maken
Routebeschrijving versturen
Techniek en stroom controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Cateringlevering controleren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Presentaties op back-up zetten
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Badges klaarleggen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Projector testen
2 personen
Flip-overs klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Lunchbuffet opbouwen
3 personen
Technische ontvangst testen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening begeleiden
Presentaties ondersteunen
2 personen
Tijdschema bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzeservice verzorgen
3 personen
Werkgroepen begeleiden
5 personen
Flip-overvellen verzamelen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en glazen ophalen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afsluiting verzorgen
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Presentatiemateriaal inpakken
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Onkostenbonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Sprekersstoelenaantal 4
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Laserpointeraantal 2
Flip-oversaantal 5
Flip-overstiftenaantal 20
Presentatieklikkeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Dinerbordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Inductiekookplaat
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Tafelkleedjesaantal 10
Richtingsbordenaantal 8
Programmapostersaantal 6
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 60
Naamkaartjes voor tafelsaantal 10
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Kleefgumaantal 4
Tafelnummersaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekcontrole niet pas vlak voor de start. Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers en stroom minimaal één keer vooraf en nogmaals op de conferentiedag.
Vraag presentaties uiterlijk enkele dagen voor de strategieconferentie op. Zet de ontvangen bestanden daarna op de presentatielaptop én op een tweede back-up, zodat een ontbrekende laptop of beschadigd bestand het programma niet stillegt.
Sluit de deelnemersregistratie af voordat je badges, naambordjes en werkbladen afdrukt. Houd de laatste wijzigingen apart bij; zo hoef je niet alle materialen opnieuw te printen.
Controleer de catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en verzamelde dieetwensen. Tel ook het servies en de drankvoorziening na, waaronder koffie- en wateroplossingen, glazen, borden en bestek.
Maak het draaiboek praktisch voor de uitvoering: voeg programmatijden, contactgegevens, de plattegrond, routebeschrijving en een duidelijke taakverdeling toe. Print minimaal één exemplaar voor de registratie en één voor de techniek of dagcoördinatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een strategieconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met programma, locatie, catering en techniek. Benader sprekers in de eerste 2 weken, zodat je hun informatie en presentaties tijdig kunt verwerken.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een strategieconferentie?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de bijeenkomst, zodra datum, programma en locatie vaststaan. Sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen vooraf, zodat catering, badges en werkbladen op de definitieve aantallen kunnen worden afgestemd.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de strategieconferentie op. Controleer ze daarna op het gebruikte formaat en zet ze op twee verschillende locaties als back-up.
Hoe controleer ik de techniek op de dag van een strategieconferentie?: Plan minimaal 60 minuten voor aanvang voor een volledige test. Controleer per ruimte de laptop, beamer, HDMI-kabels en adapters, microfoons, luidsprekers, mengpaneel, stekkerdozen en verlengkabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.