Checklist pour organiser une conférence stratégique

Une conférence stratégique réussie repose surtout sur une préparation séquencée. Commencez par cadrer les participants, le programme et les intervenants, puis verrouillez le lieu, le catering et la technique. Les dernières semaines servent à traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et finaliser les supports. Cette checklist vous aide aussi à éviter les oublis fréquents : badges, indications d’accès, adaptateurs, sauvegarde des présentations et test complet du matériel avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Contacter les intervenants
Rassembler les informations sur les intervenants
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver la technique
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les questions de transport
Confirmer les participants
Préparer les badges
2 personnes
Rassembler les présentations
Imprimer le déroulé
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Créer le plan
Envoyer les indications d'accès
Vérifier la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la livraison du catering
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Sauvegarder les présentations
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester le projecteur
2 personnes
Préparer les paperboards
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer le buffet du déjeuner
3 personnes
Tester l’accueil technique
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner l'ouverture
Soutenir les présentations
2 personnes
Veiller au planning
Recueillir les questions de la salle
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer le service des pauses
3 personnes
Encadrer les groupes de travail
5 personnes
Rassembler les feuilles de paperboard
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la clôture
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel de présentation
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Rassembler les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Chaises des intervenantsqté 4
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Pointeur laserqté 2
Chevaletsqté 5
Feutres pour paperboardqté 20
Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Assiettes de dînerqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plaque de cuisson à induction
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Nappesqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Affiches du programmeqté 6
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Cartes de tableqté 10
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Pâte adhésiveqté 4
Numéros de tableqté 10

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une marge d’au moins 10 minutes entre deux séquences pour les échanges, les déplacements et les éventuels retards.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la conférence. Transmettez le récapitulatif au catering avec le nombre final de participants.
Testez la technique sur place la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez chaque présentation, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones sans fil, les multiprises et l’alimentation électrique.
Préparez les badges, le déroulé et les feuilles de travail après la confirmation des participants. Imprimez quelques badges vierges supplémentaires, car les changements de dernière minute sont fréquents.
Sauvegardez toutes les présentations à deux endroits et gardez une copie sur l’ordinateur utilisé en salle. Envoyez les indications d’accès avant l’événement, puis affichez clairement la table d’inscription à l’arrivée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence stratégique ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu, le catering et la technique, puis consacrez les 2 dernières semaines aux inscriptions, aux supports et aux confirmations.
Quand envoyer les invitations à une conférence stratégique ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant la conférence si les participants doivent réserver leur agenda ou se déplacer. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement pour finaliser le catering et les badges.
Combien de temps prévoir pour tester la technique ?: Prévoyez au moins 2 heures sur place le jour même, ou un test complet la veille si possible. Contrôlez les présentations, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et les adaptateurs.
Quand imprimer les badges et les documents ?: Imprimez les badges nominatifs, le déroulé et les feuilles de travail 2 à 3 jours avant la conférence, après la confirmation des participants. Gardez quelques exemplaires vierges pour les inscriptions ou modifications de dernière minute.

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