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Strategiekonferenz organisieren: Die vollständige Checkliste

Bei einer Strategiekonferenz müssen Programm, Referenten, Teilnehmer und Technik früh zusammenpassen. Plane zuerst Ablauf und Raum, öffne danach die Anmeldung und sammle alle Informationen, die am Konferenztag gebraucht werden. Besonders Präsentationen, Ernährungswünsche, Transportfragen und technische Anschlüsse werden häufig zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur letzten Kontrolle vor Beginn.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Programm und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportfragen ermitteln

  • Teilnehmer bestätigen

  • Badges vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder drucken

  • Arbeitsblätter ausdrucken

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Technik und Strom prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Cateringlieferung prüfen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentationen auf Backup sichern

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Badges bereitlegen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Projektor testen

    2 Personen

  • Flipcharts aufstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Technischen Empfang testen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Zeitplan überwachen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausenservice übernehmen

    3 Personen

  • Arbeitsgruppen begleiten

    5 Personen

  • Flipchartblätter einsammeln

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

  • Abreise der Teilnehmer begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial einpacken

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Ausgabenbelege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongresstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • Registrierungstisch
  • RednerstühleAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LaserpointerAnz. 2
  • FlipchartsAnz. 5
  • Flipchart-MarkerAnz. 20
  • PräsentationsklickerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 70
  • Dinner-TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • Induktionskochfeld
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 60
  • BadgehalterAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 10
  • WegweiserAnz. 8
  • Programmatische PosterAnz. 6
  • StifteAnz. 70
  • NotizblöckeAnz. 60
  • Namensschilder für TischeAnz. 10
  • KlebebandAnz. 4
  • SchereAnz. 4
  • KlebestiftAnz. 4
  • TischnummernAnz. 10

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Uhrzeiten fest, bevor du Referenten und Location verbindlich anfragst. Plane für Registrierung, Pausen und Raumwechsel jeweils feste Zeitfenster ein.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Veranstaltungsort, Tagesablauf und Rückmeldefrist feststehen. Setze die Frist etwa 10 bis 14 Tage vor der Konferenz, damit Teilnehmerbestätigungen und Namensschilder rechtzeitig fertig werden.
  • Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vor Beginn an und sichere alle Dateien zusätzlich auf einem zweiten Laptop oder USB-Stick. Prüfe dabei HDMI-Kabel, Adapter, Beamer, Leinwand und Funkmikrofone gemeinsam vor Ort.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Transportfragen im Anmeldeformular und gib die gebündelten Angaben spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an das Catering weiter. So lassen sich Sonderwünsche und Liefermengen noch korrigieren.
  • Bereite Registrierungstisch, Badges, Namensschilder, Lageplan, Arbeitsblätter und gedrucktes Drehbuch am Vortag vor. Kontrolliere am Morgen Strom, Lautsprecher, Mischpult, Flipcharts, Marker sowie Kaffee- und Wasserversorgung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Strategiekonferenz planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Programm, Referenten, Catering und Technik. Versende die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin.
Wann sollte die Anmeldung für eine Strategiekonferenz schließen?
Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vor der Konferenz. Du hast dann noch Zeit, Teilnehmer zu bestätigen, Badges und Namensschilder zu drucken und Ernährungswünsche an das Catering zu übermitteln.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
Fordere die Präsentationen spätestens 3 Tage vor Beginn an. Prüfe jede Datei am Vortag auf dem verwendeten Laptop und speichere eine Backup-Kopie auf einem zweiten Gerät.
Was muss man am Tag vor einer Strategiekonferenz kontrollieren?
Teste am Vortag mindestens 60 Minuten lang Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher. Stelle außerdem Registrierungsmaterial, Arbeitsblätter, Lageplan und die vorbereiteten Namensschilder an ihren vorgesehenen Platz.

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