Straattheater organiseren: checklist en planning

Een straattheaterevenement staat of valt met een goede indeling van het terrein en duidelijke afspraken met artiesten. Leg acts, vergunning en speelvlakken vroeg vast en werk daarna toe naar programma, techniek en publieksstromen. Denk niet alleen aan het optreden zelf: artiesten hebben een ontvangst- en kleedplek nodig, bezoekers veilige looproutes en de organisatie een plan voor regen of harde wind. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en zie je op tijd wat nog geregeld moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Straattheateracts vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Locatie en speelvlakken bepalen
2 personen
Artiestencontracten bevestigen
Verzekeringsgegevens controleren
Programma en speeltijden maken
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Stroompunten reserveren
Toiletten reserveren
Afvalinzameling reserveren
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Routebordjes maken
2 personen
Crewindeling afdrukken
Weersplan communiceren

Event

Terrein inspecteren
3 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
Speelvlakken afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Decorstukken opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
Speakers en microfoons testen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten kleedruimte inrichten
2 personen
Programma- en routeborden plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Eerste act begeleiden
3 personen
Tweede act begeleiden
3 personen
Publieksstromen begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Derde act begeleiden
3 personen
Vierde act begeleiden
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Speelvlakken vrijhouden
2 personen
Rondzwervend afval verwijderen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Laatste act begeleiden
3 personen
Publiek uitgeleiden
4 personen
Drankenvoorraad afsluiten
2 personen
Decorstukken veilig verzamelen
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Verkeershekken verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen drogen en sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Artiesten uitchecken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledinghangersaantal 40

Apparatuur

Accuspeakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Verkeershekkenaantal 20
Afzetpalenaantal 24
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 20
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 8
Megafoonsaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Gereedschapskoffersaantal 2

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Decoratieve doekenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 200
Tie-wrapsaantal 200
Touwaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Herbruikbare koffiebekersaantal 120
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 20
Opscheptangenaantal 8
Serveerbladenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Handdoekenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de speelvlakken vast voordat je het programma maakt. Noteer per act de benodigde ruimte, zichtlijnen, op- en afbouwtijd en afstand tot publiek, verkeershekken en afzetpalen.
Vraag de vergunning ruim vóór de evenementdatum aan en stem verkeersmaatregelen, nooduitgangen en afvalinzameling tegelijk af. Een wijziging in de route kan anders ook de speelplekken en stroompunten beïnvloeden.
Plan de artiestenbriefing uiterlijk één week vooraf. Vermeld aankomsttijd, meldpunt, route, speeltijden, kleedruimte, contactpersoon en wat er gebeurt bij regen.
Controleer techniek en verlichting minimaal één dag eerder. Test accuspeakers, draadloze microfoons, verlenghaspels en stekkerdozen en leg kabelmatten klaar waar publiek kan lopen.
Maak een weersbesluit met een vaste termijn, bijvoorbeeld 24 uur vooraf, en communiceer dat naar artiesten en crew. Controleer op de dag zelf opnieuw de tenten, decoratie, speelvlakken en veilige publieksroutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vergunning voor straattheater aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra locatie, datum en opzet bekend zijn; houd bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de aanvraagtermijn voordat je acts definitief vastlegt.
Hoeveel ruimte heeft een straattheateract nodig?: Leg per act een speelvlak vast op basis van de technische fiche en voeg rondom ruimte toe voor publiek, looproutes en veiligheid. Reken naast het speelvlak op minimaal 1 meter vrije rand als uitgangspunt, tenzij de act meer ruimte vraagt.
Wanneer stuur ik de briefing naar straattheaterartiesten?: Stuur de briefing uiterlijk 7 dagen voor het evenement en bevestig op de dag zelf het meldpunt en de speeltijden. Neem ook route, parkeermogelijkheden, kleedruimte, techniek en het weersplan op.
Wat moet er in een weersplan voor straattheater staan?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over doorgaan, aanpassen of annuleren en wijs één verantwoordelijke aan. Beschrijf daarnaast waar artiesten en publiek schuilen, wanneer techniek wordt afgeschakeld en hoe je wijzigingen communiceert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.