Checklist pour organiser un théâtre de rue

Un théâtre de rue se prépare comme un spectacle et comme un événement public à la fois. Il faut réserver les compagnies, obtenir les autorisations, définir les aires de jeu et coordonner la circulation avant de communiquer les horaires. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, le matériel, l’accueil des artistes et la sécurité du site. Cette checklist regroupe les 73 tâches et 51 fournitures du plan, de la première réservation à l’inspection finale.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver les spectacles de rue
2 personnes
Demander une autorisation
Déterminer le site et les aires de jeu
2 personnes
Confirmer les contrats des artistes
Vérifier les informations d'assurance
Établir le programme et les horaires de jeu
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des prises électriques
Réserver les toilettes
Réserver l’enlèvement des déchets
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Imprimer la répartition des équipes
Communiquer le plan météo

Événement

Inspecter le site
3 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Délimiter les zones de jeu
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les éléments de décor
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Sécuriser l’alimentation et les câbles
2 personnes
Tester les enceintes et les microphones
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager le dressing des artistes
2 personnes
Installer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Encadrer le premier numéro
3 personnes
Animer le deuxième passage
3 personnes
Gérer les flux de public
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Animer le troisième numéro
3 personnes
Accompagner le quatrième numéro
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Libérer les espaces de jeu
2 personnes
Enlever les déchets éparpillés
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Encadrer le dernier numéro
3 personnes
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
Clôturer le stock de boissons
2 personnes
Rassembler les éléments de décor en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Sécher et trier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Faire le check-out des artistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Portantsqté 2
Paravents de vestiaireqté 4
Cintresqté 40

Équipement

Enceintes sur batterieqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Barrières de circulationqté 20
Poteaux de balisageqté 24
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 8
Mégaphonesqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Tissus décoratifsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 200
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Gobelets à café réutilisablesqté 120
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Blocs de glaceqté 20
Pince de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Serviettesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives plusieurs semaines avant la représentation : autorisation, assurance, circulation, toilettes et enlèvement des déchets doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Fixe les horaires de jeu après avoir défini les aires de jeu et les temps de déplacement entre elles. Ajoute une marge d’au moins 15 minutes pour éviter qu’un spectacle ne commence alors que le public se déplace encore.
Prépare un briefing unique pour les artistes avec l’adresse, l’accueil, les accès électriques, les horaires et le plan météo. Envoie-le au moins 7 jours avant, puis vérifie les besoins alimentaires et les informations d’assurance.
Inspecte le site avant l’ouverture : sorties de secours, barrières, câbles et éclairage doivent être contrôlés sur place. Les passe-câbles, cônes, poteaux de balisage et talkies-walkies sont souvent oubliés jusqu’au montage.
Ne reporte pas le plan météo au dernier moment. Vérifie les prévisions 72 heures avant, communique la décision aux équipes et prévois un contrôle final le matin même, notamment pour les tentes, l’électricité et les spectacles extérieurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un théâtre de rue ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour réserver les spectacles, obtenir les autorisations et coordonner la circulation. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, le briefing, la météo et l’inventaire du matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un théâtre de rue ?: Envoyez-les dès que le programme, les horaires et le site sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions ou actualisez les prévisions de public environ 7 jours avant pour ajuster l’accueil et les besoins alimentaires.
Quand vérifier la météo pour un spectacle de rue ?: Faites une première vérification 72 heures avant, puis une seconde le matin de l’événement. Communiquez le plan météo aux artistes et aux équipes dès qu’une modification des horaires ou des espaces devient nécessaire.
Que faut-il vérifier sur le site avant l’ouverture ?: Contrôlez les sorties de secours, les aires de jeu, la circulation du public, les câbles, l’éclairage, les barrières et les accès électriques. Réalisez cette inspection le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

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