Straatmuziekfestival organiseren: checklist en planning

Een straatmuziekfestival vraagt vooral om een strakke volgorde: regel eerst straatgebruik, verkeer en artiesten, en werk daarna de techniek, stroom en publieksinformatie uit. Met 75 taken en 61 benodigdheden houd je overzicht van contracten en optredens tot kabelgoten, partytenten en bewegwijzering. De laatste week draait om bevestigen, printen en sorteren; op de dag zelf moeten afzetting, leveringen, geluid en zitplekken op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunning voor straatgebruik aanvragen
Verkeersplan indienen
Muzikanten contracteren
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Technische wensen verzamelen
Artiesteninformatie versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen voor stroom maken
Drukwerk bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Weersvoorspelling controleren
Artiesten telefonisch bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma en bewegwijzering printen
Materialen per zone sorteren
3 personen
Weersbescherming klaarzetten
2 personen

Event

Straat afzetten
4 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Muziekzones markeren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Stroomkabels veilig afdekken
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Drankuitgifte inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten aanmelden
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingsoptreden aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Microfoons en kabels wisselen
2 personen
Geluidsniveau controleren
Artiesten begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksroute vrijhouden
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste optreden aankondigen
Muziekprogramma afsluiten
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Eten en drank veilig opbergen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Podiumdelen afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur demonteren
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Straat schoonmaken
4 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Straatafzettingen verwijderen
3 personen
Restanten inventariseren
Facturen en bonnen verzamelen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 2

Apparatuur

Mengpanelenaantal 2
Actieve speakersaantal 6
Monitor-speakersaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 16
Stekkerdozenaantal 10
Haspelsaantal 6
Kabelgotenaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Acculampenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 6
Gitaarkrukkenaantal 4
Stroomverdelersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalpostersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Kokschaartjesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Waarschuwingslintaantal 4
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Hesjesaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning voor straatgebruik en dien het verkeersplan vroeg in. Zonder tijdige goedkeuring kun je de straat niet betrouwbaar afzetten en lopen opbouw en leveringen vertraging op.
Verzamel technische wensen per muzikant voordat je de apparatuur definitief indeelt. Controleer per optreden microfoons, DI-boxen, monitor-speakers, kabels en beschikbare stroom, zodat je niet pas tijdens de soundcheck tekortkomt.
Plan stroom als een aparte logistieke post. Reserveer aansluitpunten, leg haspels en verlengkabels per zone klaar en bescherm kabels met kabelgoten op plaatsen waar publiek loopt.
Bevestig artiesten telefonisch kort voor het festival en stuur programma, route en praktische informatie opnieuw. Print daarnaast een contactlijst, zodat vrijwilligers niet afhankelijk zijn van losse berichten op hun telefoon.
Controleer de weersvoorspelling uiterlijk de dag ervoor en zet weersbescherming klaar voordat de eerste levering komt. Partytenten, acculampen, LED-bouwlampen en reservebatterijen zijn vooral lastig te regelen als het festival al begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een straatmuziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunning voor straatgebruik en het verkeersplan. Contracteer muzikanten daarna zo snel mogelijk, zodat je optredens, techniek en communicatie op tijd kunt vastleggen.
Welke vergunning heb ik nodig voor een straatmuziekfestival?: Voor gebruik van de openbare straat heb je doorgaans een vergunning of melding voor straatgebruik nodig; de exacte procedure verschilt per gemeente. Regel dit minimaal 8 tot 12 weken vooraf en dien het verkeersplan tegelijk of volgens de gemeentelijke termijn in.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een straatmuziekfestival?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor straatafzetting, podiumdelen, tafels, stoelen, partytenten, stroom, geluid en bewegwijzering. Reserveer extra tijd als leveringen op verschillende momenten komen of meerdere muziekzones een eigen geluidsopstelling hebben.
Wanneer moet ik muzikanten en vrijwilligers bevestigen?: Bevestig muzikanten telefonisch ongeveer 3 tot 7 dagen voor het festival en deel dan het definitieve programma en de praktische informatie. Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week vooraf en druk de contactlijst voor de opbouwdag af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.