Straßenmusikfestival organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Ein Straßenmusikfestival braucht mehr als gebuchte Musiker und eine gesperrte Straße. Genehmigungen, Verkehrsplan, Strom, Technik und Auftrittszeiten müssen früh zusammenpassen. Kurz vor dem Termin entscheiden Wetter, Lieferungen, Helfer und ein sauberer Aufbau darüber, ob der Tag ruhig startet. Diese Checkliste führt dich von der ersten Ortsbestätigung bis zu Wegweisern, Getränken und dem letzten Kabel.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigung für Straßennutzung beantragen
Verkehrsplan einreichen
Musiker beauftragen
2 Personen
Auftritte einplanen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
Künstlerinformationen versenden
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Stromreservierungen vornehmen
Drucksachen bestellen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kontaktliste ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Künstler telefonisch bestätigen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Programm und Wegweiser drucken
Materialien nach Bereichen sortieren
3 Personen
Wetterschutz bereitstellen
2 Personen

Event

Straße absperren
4 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Musikzonen markieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Stromkabel sicher abdecken
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränkeausgabe einrichten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toilettenanlagen prüfen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstler anmelden
Soundcheck durchführen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsauftritt ankündigen
Auftritte betreuen
2 Personen
Mikrofone und Kabel austauschen
2 Personen
Lautstärke kontrollieren
Künstler betreuen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Publikumsweg freihalten
2 Personen
Beleuchtung einschalten
Letzten Auftritt ankündigen
Musikprogramm abschließen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Speisen und Getränke sicher verstauen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Bühnenelemente abbauen
4 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Straße reinigen
4 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Straßensperrungen entfernen
3 Personen
Reste inventarisieren
Rechnungen und Belege sammeln
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
UmkleidetischeAnz. 2

Ausstattung

MischpulteAnz. 2
Aktive LautsprecherAnz. 6
MonitorlautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
XLR-KabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelrollenAnz. 6
KabelkanäleAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
Akku-LampenAnz. 12
NotenpulteAnz. 6
GitarrenhockerAnz. 4
StromverteilerAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
FestivalplakateAnz. 20
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
BallonsAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenscherenAnz. 4
MessbecherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 6

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
WarnbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Genehmigung für die Straßennutzung und reiche den Verkehrsplan mehrere Wochen vor dem Festival ein. Kläre dabei auch, wann die Straße gesperrt und wieder freigegeben wird.
Sammle die technischen Anforderungen aller Musiker mindestens 14 Tage vorher. So erkennst du rechtzeitig, ob Mischpulte, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorlautsprecher, Kabel und Stromverteiler zusammenpassen.
Plane Auftritte mit festen Umbauzeiten statt nur mit Spielzeiten. Rechne pro Wechsel mindestens 15 Minuten ein und bestätige jeden Künstler am Vortag telefonisch.
Ordne Materialien nach Bereichen, bevor der Aufbau beginnt: Bühne, Strom, Technik, Verpflegung und Beschilderung. Das verhindert, dass Kabelrollen, Wegweiser oder Wetterschutz erst während des Publikumsbetriebs gesucht werden.
Prüfe die Wettervorhersage am Vorabend und am Veranstaltungstag erneut. Stelle Partyzelte, Akku-Lampen und LED-Baustrahler früh bereit und lege einen konkreten Platz für Instrumente, Drucksachen und Lieferungen fest.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Straßenmusikfestival anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Genehmigung für die Straßennutzung und dem Verkehrsplan. Je nach Kommune können Rückfragen weitere 2 bis 3 Wochen beanspruchen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Straßenmusikfestivals?: Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Absperrung, Tische, Stühle, Bühnenelemente, Strom, Ton und Wegweiser ein. Für mehrere Spielorte oder umfangreiche Technik solltest du 5 bis 6 Stunden vor dem ersten Auftritt beginnen.
Wie viele Helfer braucht ein Straßenmusikfestival?: Für einen kleinen Festivalbereich solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer einteilen: Aufbau, Technik, Künstlerbetreuung, Getränke, Einlass beziehungsweise Information und Abbau. Bei mehreren Bühnen kommen pro zusätzlichem Bereich meist 2 bis 3 Personen hinzu.
Wann soll ich die Musiker für ein Straßenmusikfestival bestätigen?: Verschicke die Künstlerinformationen spätestens 14 Tage vorher und bestätige alle Musiker 1 bis 2 Tage vor dem Festival telefonisch. Frage dabei erneut nach Ankunftszeit, Technikbedarf und kurzfristigen Änderungen.

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