Organiser un festival de musique de rue : la checklist complète

Un festival de musique de rue demande de coordonner les artistes, la circulation, la technique et l’accueil du public au même moment. Commence par confirmer la date et le lieu, puis lance les autorisations et le plan de circulation avant de réserver les musiciens et les équipements. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les horaires, refroidir les boissons, préparer les encas et trier le matériel par zone. Cette checklist regroupe les 75 tâches et 61 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Demander une autorisation d’occupation de la voie publique
Soumettre le plan de circulation
Engager des musiciens
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
Envoyer les informations sur les artistes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver l’alimentation électrique
Commander les imprimés
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les artistes par téléphone
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer le programme et la signalétique
Trier le matériel par zone
3 personnes
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

Barricader la rue
4 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les zones musicales
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Couvrir les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point de distribution des boissons
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Accueillir les artistes
2 personnes
Inscrire les artistes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Annoncer le numéro d’ouverture
Accompagner les spectacles
2 personnes
Changer les microphones et les câbles
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Accompagner les artistes
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir dégagé le parcours du public
2 personnes
Allumer l’éclairage
Annoncer le dernier numéro
Finaliser le programme musical
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons en toute sécurité
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les éléments de scène
4 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la rue
4 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retirer les barrières de rue
3 personnes
Inventorier les restes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Éléments de podiumqté 12
Tabourets de barqté 6
Tables de logeqté 2

Équipement

Tables de mixageqté 2
Intervenants actifsqté 6
Enceintes de monitoringqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 16
Multiprisesqté 10
Enrouleursqté 6
Goulottes de câblesqté 20
Rallongesqté 12
Lampes sur batterieqté 12
Pupitres de musiqueqté 6
Tabourets de guitareqté 4
Répartiteurs électriquesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Affiches du festivalqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 10
Ballonsqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Ciseaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de signalisationqté 4
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Giletsqté 20

Catering

Courses

Conseils

Dépose la demande d’occupation de la voie publique et le plan de circulation dès que la date et le lieu sont confirmés : compte au moins plusieurs semaines pour obtenir les validations et organiser le barriérage.
Demande aux musiciens leurs besoins techniques et alimentaires avant de finaliser le programme. Regroupe ensuite microphones, pieds, câbles XLR, boîtiers DI, multiprises et rallonges par scène ou par zone.
Prévois une personne responsable des livraisons et une autre pour les bénévoles le jour J. Imprime la liste de contacts avant l’installation afin de ne pas dépendre d’un téléphone déchargé ou d’un réseau saturé.
Vérifie la météo la veille et installe les tentes ainsi que la protection contre les intempéries avant l’arrivée des artistes. Les lampes sur batterie, les piles de rechange et les projecteurs LED évitent qu’un changement de luminosité bloque le démontage.
Le matin du festival, refroidis les boissons et prépare les encas avant l’ouverture au public. Trie les tables, chaises, éléments de podium, panneaux indicateurs et guirlandes par emplacement pour réduire les allers-retours pendant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique de rue ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, obtenir l’autorisation d’occupation de la voie publique, déposer le plan de circulation et engager les musiciens. Garde les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les impressions et les confirmations.
Quand demander l’autorisation d’occuper la rue pour un festival ?: Dépose la demande dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant le festival. Le plan de circulation doit être transmis assez tôt pour permettre le barriérage et les éventuelles modifications.
Quand confirmer les artistes et leurs besoins techniques ?: Demande les informations techniques et alimentaires dès l’engagement des artistes, puis confirme chaque participation par téléphone 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifie une dernière fois les horaires et le matériel prévu le matin de l’installation.
Que préparer la veille d’un festival de musique de rue ?: La veille, vérifie les prévisions météo, imprime le programme et la signalétique, trie le matériel par zone et confirme les livraisons. Refroidis les boissons et prépare les encas le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant l’accueil du public.

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