Checklist para organizar un festival de música callejera

Un festival de música callejera necesita más que contratar músicos: hay que reservar el espacio, tramitar el permiso de ocupación de la vía pública y coordinar tráfico, electricidad y sonido. Empieza varias semanas antes con la fecha, la ubicación y los artistas; deja para los últimos días las compras, la señalización y la confirmación telefónica. El día del festival, organiza los materiales por zonas y reserva tiempo para recibir entregas, cortar la calle y montar mesas, sillas y equipos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Solicitar permiso para uso de la vía pública
Presentar el plan de tráfico
Contratar músicos
2 personas
Planificar las actuaciones
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
Enviar la información de los artistas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer las reservas de electricidad
Encargar material impreso
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar a los artistas por teléfono
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir el programa y la señalización
Ordenar los materiales por zona
3 personas
Preparar protección contra la lluvia
2 personas

Evento

Cortar la calle
4 personas
Recibir entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar zonas de música
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Cubrir los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
Recibir a los artistas
2 personas
Inscribir artistas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Anunciar la actuación inaugural
Coordinar las actuaciones
2 personas
Cambiar micrófonos y cables
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Acompañar a los artistas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock del buffet
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener libre la ruta del público
2 personas
Encender la iluminación
Anunciar la última actuación
Cerrar el programa musical
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas

Seguimiento

Guardar la comida y la bebida de forma segura
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las partes del escenario
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar la calle
4 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los cortes de calle
3 personas
Inventariar los restos
Recopilar facturas y recibos
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Taburetes de barcant. 6
Mesas de vestuariocant. 2

Equipo

Mesas de mezclascant. 2
Altavoces activoscant. 6
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 16
Regletascant. 10
Carretescant. 6
Canaletas para cablescant. 20
Cables alargadorescant. 12
Lámparas con bateríacant. 12
Atriles de músicacant. 6
Taburetes de guitarracant. 4
Distribuidores de corrientecant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de obracant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles del festivalcant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 10
Globoscant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Tijeras de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Conos de tráficocant. 20
Cinta de advertenciacant. 4
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecoscant. 20

Catering

Compras

Consejos

Tramita el permiso de uso de la vía pública y presenta el plan de tráfico antes de anunciar el programa. Si la calle debe cerrarse, confirma también quién se encarga de colocar las barreras y a qué hora puede empezar el corte.
Pide a cada músico sus necesidades técnicas con antelación: entradas, micrófonos, monitores, cajas DI y tomas de corriente. Después, envía la información completa a la persona responsable de sonido para evitar cambios durante el montaje.
No dejes la electricidad para el último momento. Reserva distribuidores de corriente, carretes, regletas y cables alargadores, y protege los cables con canaletas en las zonas de paso para que el público no tropiece.
Confirma a los artistas por teléfono durante la semana anterior y entrega un programa con horarios, accesos y contactos. Incluye también carteles direccionales: el público suele necesitar indicaciones para escenario, baños, vestuario y salidas.
Comprueba el pronóstico y prepara la lluvia al menos 48 horas antes. Las carpas, la protección del equipo y las lámparas con batería deben estar localizadas antes de recibir las entregas, no cuando empiece a llover.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música callejera?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para asegurar la fecha, el espacio, los permisos y los músicos. Deja las confirmaciones finales, las compras y la impresión de carteles para la última semana.
¿Qué equipo de sonido necesita un festival de música callejera?: Como base, prepara una mesa de mezclas, altavoces activos, monitores de escenario, micrófonos, soportes, cajas DI y cables XLR e instrumentales. Pide las necesidades de cada artista al menos 3 semanas antes para calcular las entradas y la potencia eléctrica.
¿Cuándo se debe cerrar la calle para el festival?: El corte debe hacerse según el plan de tráfico aprobado y dejando tiempo para montar con seguridad. Define una hora concreta con las autoridades y el equipo de montaje, normalmente entre 2 y 4 horas antes de la primera actuación.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival callejero?: Para un evento pequeño, calcula al menos 1 voluntario por cada 25-30 asistentes previstos, además de una persona coordinadora. Reparte los turnos en bloques de 3 a 4 horas y asigna funciones antes de imprimir la lista de contactos.

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