Checklist voor een straatkunstfestival organiseren

Een straatkunstfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen kunstenaars en verf regelen. Begin met datum, locatie en vergunningen, leg daarna het programma en de deelnemers vast. In de laatste weken verschuift de aandacht naar plattegrond, vrijwilligers, materialen, drukwerk en publieksinformatie. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, zodat workshops, optredens en exposities op de dag zelf zonder onnodige vertraging kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunning en meldingen indienen
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
Workshops en acts vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festivalpagina publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Kunstenaarsgegevens verzamelen
2 personen
Workshopinschrijvingen verwerken
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Sociale media aankondiging plaatsen
Straatkunstenaarsbrief versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Kunstmaterialen inkopen
2 personen
Drukwerk ophalen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Armbandjes en polsbanden sorteren
2 personen
Workshopkits samenstellen
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen per zone klaarzetten
3 personen

Event

Kunstenaars welkom heten
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en krukken plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Kunstenaarsstands inrichten
6 personen
Workshoptafels inrichten
4 personen
Expositiewanden plaatsen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kunstmaterialen uitstallen
4 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
Geluidsset testen
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Registratie verwerken
3 personen
Programma toelichten
Live schilderen begeleiden
3 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Kunstenaarsstands bemannen
8 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Werktafels schoonhouden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Avondverlichting inschakelen
Laatste workshop afronden
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Kunstwerken veilig verpakken
4 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Muziek en verlichting uitschakelen
2 personen

Nazorg

Tenten gecontroleerd afbreken
6 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Kunstmaterialen verzamelen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Verlichting en kabels opruimen
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Infobalie leegruimen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Expositiewandenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Statafelsaantal 8

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handmegafonenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Kunstmateriaal

Spuitverfkleurenaantal 40
Acrylverfsetsaantal 12
Kwastenaantal 80
Verfrollersaantal 24
Verfbakjesaantal 24
Schildersdoekenaantal 50
Tekenpapieraantal 500
Stoepkrijtsetsaantal 30
Markersaantal 80
Potlodenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 60
Scharenaantal 30
Lijmsticksaantal 60
Mengpalettenaantal 30
Beschermschortenaantal 40
Afdekzeilenaantal 20
Maskertapeaantal 30
Schilderstapeaantal 20
Ophanghakenaantal 100
Touwaantal 4
Werkhandschoenenaantal 40

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 30
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Programmapostersaantal 30
Routebordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Krijtbordenaantal 8
Statafelrokkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Herbruikbare bordenaantal 300
Herbruikbaar bestekaantal 300
Schenk kannenaantal 12
Dienbladenaantal 10
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
IJslepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Markeerkegelsaantal 20
Afzethekkenaantal 20
Kabelmattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Dien vergunningen en meldingen ruim vooraf in en controleer daarna of je voor workshops, versterkt geluid en tijdelijke tenten aanvullende toestemming nodig hebt. Plan hiervoor minstens 6 tot 8 weken voorbereiding.
Leg kunstenaars, workshops en acts eerst vast voordat je het programma publiceert. Verzamel per kunstenaar contactgegevens, aankomsttijd en benodigde materialen; anders ontstaan de laatste week gaten in de planning.
Maak een plattegrond met aparte plekken voor expositiewanden, workshoptafels, publieksroutes en techniek. Noteer ook waar verlenghaspels, stekkerdozen, mobiele speakers en koelboxen komen te staan.
Stel workshopkits per deelnemer samen in plaats van alles op één tafel te leggen. Tel verf, kwasten, rollers, papier, scharen en lijmsticks per groep en leg reservevoorraad apart voor beschadigde of vergeten materialen.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdsblok toe en geef hen vooraf een route, aanspreekpunt en telefoonnummer. Regel daarnaast bewegwijzering, handmegafonen, naamkaartjes en polsbanden uiterlijk op de laatste werkdag voor het festival.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een straatkunstfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en kunstenaars. Reserveer de laatste 2 weken voor drukwerk, materiaalcontrole, vrijwilligersindeling en het bevestigen van leveringen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een straatkunstfestival aanvragen?: Vraag de vergunning bij voorkeur 6 tot 8 weken vóór de festivaldatum aan. Controleer de lokale termijn eerder als je een straat afsluit, tenten plaatst, versterkt geluid gebruikt of veel bezoekers verwacht.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een straatkunstfestival?: Plan minimaal 4 uur voor opbouw als je tenten, tafels, expositiewanden, techniek en bewegwijzering gebruikt. Laat kunstenaars en workshopbegeleiders daarna minstens 60 minuten vóór de opening hun materialen en werkplekken controleren.
Wanneer moet ik workshopinschrijvingen en dieetwensen verzamelen?: Verzamel inschrijvingen zodra het programma online staat en sluit ze 3 tot 5 dagen vóór het festival. Gebruik dezelfde deadline voor dieetwensen, zodat boodschappen en eventuele reserveringen nog aangepast kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.