Straßenkunstfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Straßenkunstfestival braucht früh mehr als Künstler und Farbe. Kläre zuerst Veranstaltungsort, Genehmigungen und Programm, bevor du Einladungen verschickst oder Material einkaufst. Danach folgen Anmeldungen, Lageplan, Helfer, Technik und Workshop-Kits. Diese Checkliste führt dich durch die 73 Aufgaben und 70 benötigten Dinge – von der ersten Bestätigung bis zum Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum und Veranstaltungsort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen einreichen
Künstler einladen
2 Personen
Workshops und Acts festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Festivalseite veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Social-Media-Ankündigung posten
Brief an Straßenkünstler versenden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Kunstmaterialien beschaffen
2 Personen
Drucksachen abholen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Armbänder und Wristbands sortieren
2 Personen
Workshop-Kits zusammenstellen
3 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien pro Bereich bereitstellen
3 Personen

Event

Künstler willkommen heißen
2 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle und Hocker aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Künstlerstände einrichten
6 Personen
Workshop-Tische einrichten
4 Personen
Ausstellungswände aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Kunstmaterialien ausstellen
4 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
Soundsystem testen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Registrierung verarbeiten
3 Personen
Programm vorstellen
Live-Malen begleiten
3 Personen
Workshops betreuen
6 Personen
Künstlerstände betreuen
8 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Arbeitsflächen sauber halten
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Fotomomente begleiten
Abendbeleuchtung einschalten
Letzten Workshop abschließen
4 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Kunstwerke sicher verpacken
4 Personen
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
Musik und Beleuchtung ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Zelte kontrolliert abbauen
6 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Kunstmaterialien sammeln
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Beleuchtung und Kabel aufräumen
3 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Infotresen leerräumen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 18
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
AusstellungswändeAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
StehtischeAnz. 8

Ausstattung

Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
HandmegafoneAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Kunstmaterial

SprühfarbenAnz. 40
AcrylfarbsetsAnz. 12
PinselAnz. 80
FarbrollenAnz. 24
FarbschalenAnz. 24
LeinwändeAnz. 50
ZeichenpapierAnz. 500
StraßenmalkreidesetsAnz. 30
MarkerAnz. 80
BleistifteAnz. 100
BuntstifteAnz. 60
ScherenAnz. 30
KlebestifteAnz. 60
MischpalettenAnz. 30
SchutzschürzenAnz. 40
AbdeckplanenAnz. 20
AbdeckbandAnz. 30
AbdeckbandAnz. 20
AufhängehakenAnz. 100
SeilAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 40

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 30
BallonsAnz. 100
NamensschilderAnz. 100
Programmatische PosterAnz. 30
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 20
KreidetafelnAnz. 8
StehtischhussenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 600
Mehrweg-TellerAnz. 300
Wiederverwendbares BesteckAnz. 300
AusgießkannenAnz. 12
TablettsAnz. 10
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20
EislöffelAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
MarkierungskegelAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 20
KabelmattenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reiche Genehmigungen und Meldungen möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Festival ein. Prüfe dabei auch, ob für Lautsprecher, Zelte, Verkaufsstände oder öffentliche Wege zusätzliche Vorgaben gelten.
Lege das Programm spätestens 4 Wochen vorher fest und sammle von jeder Künstlerin und jedem Künstler Name, Auftrittszeit, Platzbedarf und technische Anforderungen. So lässt sich der Lageplan erstellen, ohne später Einteilungen zu verschieben.
Bearbeite Workshop-Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Festival. Packe die Workshop-Kits anschließend nach Gruppen und beschrifte sie, statt Material erst am Veranstaltungstag zu verteilen.
Teile Freiwillige in Schichten von 3 bis 4 Stunden ein und gib jeder Person einen klaren Bereich. Für Einlass, Künstlerbetreuung, Workshops, Wegweiser und Technik brauchst du unterschiedliche Zuständigkeiten.
Teste mobile Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und Powerbanks mindestens 1 Tag vorher. Lade außerdem Handmegafone und LED-Lampen auf und lege Batterien für die Abendbeleuchtung zurück – fehlende Stromversorgung wird oft erst beim Aufbau bemerkt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Straßenkunstfestival anmelden?: Beginne 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Genehmigungen und Meldungen. Bei gesperrten Straßen, Zelten oder verstärktem Ton solltest du die zuständigen Stellen noch früher kontaktieren.
Wann sollte das Programm für ein Straßenkunstfestival stehen?: Schließe das Programm etwa 4 Wochen vor dem Festival ab. Dann bleiben rund 3 Wochen für Einladungen, Festivalseite, Social-Media-Ankündigung und die Veröffentlichung des Lageplans.
Wie viel Material brauche ich für einen Straßenkunst-Workshop?: Plane pro angemeldeter Person mindestens ein eigenes Grundset und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei Farben, Papier, Pinseln und Klebematerial solltest du besonders großzügig kalkulieren, weil Nachfüllen während des Workshops unpraktisch ist.
Wann müssen Helfer für ein Straßenkunstfestival eingeteilt werden?: Teile die Helfer spätestens 10 bis 14 Tage vorher in Schichten und Bereiche ein. Bestätige die Einteilung 3 Tage vor dem Festival erneut, damit Ausfälle nicht erst beim Aufbau auffallen.

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