Organiser un festival de street art : la checklist complète

Un festival de street art demande de coordonner des artistes, des ateliers, des spectacles et un public qui circule entre plusieurs espaces. Commence par confirmer la date et le lieu, puis dépose les autorisations avant de lancer les invitations et les inscriptions. Le programme, le plan du site et la répartition des bénévoles doivent être finalisés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist regroupe les 73 tâches et 70 fournitures nécessaires au suivi du projet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu du festival
2 personnes
Déposer les autorisations et les déclarations
Inviter les artistes
2 personnes
Fixer les ateliers et les spectacles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la page du festival
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Collecter les informations des artistes
2 personnes
Traiter les inscriptions aux ateliers
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Envoyer la lettre aux artistes de rue
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter du matériel d’art
2 personnes
Récupérer les imprimés
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
Préparer les kits d’atelier
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel par zone
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises et les tabourets
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Aménager les stands des artistes
6 personnes
Installer les tables d'atelier
4 personnes
Installer les panneaux d’exposition
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Exposer le matériel artistique
4 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Tester le système de son
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Traiter les inscriptions
3 personnes
Présenter le programme
Animer la peinture en direct
3 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Tenir les stands des artistes
8 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables de travail propres
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Encadrer les séances photo
Allumer l’éclairage du soir
Finaliser le dernier atelier
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
4 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Éteindre la musique et l’éclairage
2 personnes

Suivi

Démonter les tentes avec soin
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel d’art
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Ranger l’éclairage et les câbles
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Désencombrer le comptoir d’information
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Murs d’expositionqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Tables hautesqté 8

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphoneqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Mégaphones manuelsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Matériel d’art

Couleurs de peinture en aérosolqté 40
Sets de peinture acryliqueqté 12
Pinceauxqté 80
Rouleaux à peintureqté 24
Bacs à peintureqté 24
Toiles de peintureqté 50
Papier à dessinqté 500
Kits de craie pour trottoirqté 30
Marqueursqté 80
Crayonsqté 100
Crayons de couleurqté 60
Ciseauxqté 30
Bâtons de colleqté 60
Palettes de mélangeqté 30
Tabliers de protectionqté 40
Bâches de protectionqté 20
Ruban de masquageqté 30
Ruban de masquageqté 20
Crochets de suspensionqté 100
Cordeqté 4
Gants de travailqté 40

Décoration

Drapeaux de festivalqté 30
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 100
Affiches du programmeqté 30
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de directionqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Housses de mange-deboutqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Assiettes réutilisablesqté 300
Couverts réutilisablesqté 300
Pichets de serviceqté 12
Plateauxqté 10
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 20
Cuillères à glaceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Cônes de signalisationqté 20
Barrières de sécuritéqté 20
Passe-câblesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Dépose les autorisations et déclarations dès que la date et le lieu sont confirmés : prévois au moins 6 à 8 semaines avant le festival pour traiter les demandes et corriger un dossier incomplet.
Fixe les ateliers et les spectacles avant de publier le programme. Pour chaque activité, note l’horaire, la capacité, les besoins techniques et le nom de la personne responsable.
Traite les inscriptions au fil de l’eau et recueille les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Garde une liste séparée pour les participants aux ateliers, les artistes et les bénévoles.
Prépare le plan avec les tentes, tables, chaises, murs d’exposition et points électriques. Vérifie les rallonges, multiprises et batteries externes avant l’installation, plutôt que le matin même.
Prépare les kits d’atelier, badges, bracelets, panneaux de direction et courses la veille. Répartis les bénévoles par zone et donne à chacun un horaire ainsi qu’un moyen de contact.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de street art ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de déposer les autorisations, inviter les artistes, confirmer les ateliers et réserver le matériel.
Quelles autorisations faut-il pour un festival de street art ?: Cela dépend du lieu, de l’espace public, des installations et de la diffusion sonore. Dépose les déclarations dès que le site est confirmé, au minimum 6 à 8 semaines avant l’événement, puis vérifie les exigences auprès des autorités compétentes.
Quand finaliser le programme d’un festival de street art ?: Finalise le programme 2 à 3 semaines avant le festival, après avoir confirmé les artistes, les horaires, les ateliers et les spectacles. Publie ensuite la page du festival et les informations pratiques sur les réseaux sociaux.
Que préparer la veille d’un festival de street art ?: Prépare les kits d’atelier, badges, bracelets, panneaux de direction, matériel artistique et courses la veille. Vérifie aussi les livraisons, les enceintes, le microphone et l’alimentation électrique avant l’arrivée des artistes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.