Straatfeest organiseren: checklist en planning

Een straatfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten en eten inkopen. Je moet de straatafsluiting en vergunningvoorwaarden op tijd regelen, bewoners informeren en aanmeldingen met dieetwensen bijhouden. Daarna volgen de praktische zaken: tafels, stoelen, koeling, stroom, muziek, barbecue en een programma. Gebruik deze checklist om per periode af te werken wat nodig is, zodat je op de dag zelf vooral hoeft op te bouwen, te ontvangen en bij te sturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en straat vastleggen
2 personen
Straatafsluiting aanvragen
Vergunningvoorwaarden controleren
Buurtbewoners informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersafspraken bevestigen
Weersverwachting controleren
Definitieve gastenlijst maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Koelboxen reserveren
Speakers testen
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Groenten snijden
2 personen
Sauzen en dressings maken
2 personen
Vlees marineren
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen

Event

Straat vrijmaken
4 personen
Afzethekken plaatsen
4 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Muziek opstellen
2 personen
Spelhoek inrichten
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderspellen begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
Dranken bijvullen
3 personen
Bar schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue bereiden
4 personen
Barbecue serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dessert klaarzetten
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Gasten naar huis begeleiden
2 personen
Muziek uitschakelen
Restanten veilig koelen
2 personen

Nazorg

Versiering afnemen
3 personen
Meubilair afbreken
6 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Straat vegen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Voedselrestanten verwerken
2 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Straatafzetting verwijderen
4 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Barbladenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoonsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminium grillbakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
IJsblokjestangenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 14
Welkomstbord
Naamstickersaantal 120

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Korfbalmand
Springtouwaantal 4
Stoepkrijtaantal 12
Ringwerpsetsaantal 2
Bellenblaasaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Blikemmersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4

Veiligheid

Afzethekkenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 12
Waarschuwingsvestenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Organisatie

Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Touwrollenaantal 4
Programmabordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 weken vooraf met de datum, straat, straatafsluiting en vergunningvoorwaarden. Informeer buurtbewoners daarna meteen, zodat bezwaren of ontbrekende informatie niet pas in de laatste week opduiken.
Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf en noteer per persoon dieetwensen. Maak daarna één definitieve gastenlijst en gebruik die voor de hoeveelheden eten, servies, stoelen en drank.
Plan de laatste 3 dagen vooral voor bederfelijke voorbereiding: koel dranken, maak sauzen en dressings, snijd groenten en marineer vlees. Doe de grote boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf.
Test speakers, microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 2 dagen vooraf op dezelfde plek waar je ze gebruikt. Controleer ook of de barbecue, gasflessen, koelboxen en koelelementen compleet zijn.
Maak voor de opbouw en afbouw een rooster met blokken van 60 tot 90 minuten. Wijs aparte mensen aan voor ontvangst, barbecue, drank, programma, afval en het terugbrengen van gehuurde tafels, stoelen en koelboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een straatfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, straatafsluiting en vergunningvoorwaarden; houd de laatste 10 dagen vrij voor aanmeldingen, inkopen en de definitieve planning.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een straatfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per volwassene en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast ruim water en alcoholvrije opties mee, en koel de drank uiterlijk de dag ervoor.
Wanneer moet ik de gastenlijst en dieetwensen vastleggen?: Vraag aanmeldingen uiterlijk 10 dagen voor het straatfeest op en sluit de lijst 7 dagen vooraf. Zo heb je tijd om hoeveelheden, hapjes, barbecue-inkopen en speciale alternatieven aan te passen.
Hoeveel tafels en stoelen heb ik nodig voor een straatfeest?: Plan voor elke zittende gast 1 stoel en reken per 6 tot 8 personen op ongeveer 1 tafel voor eten of drinken. Reserveer uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf extra tafels voor buffet, barbecue en spullen die niet op de grond mogen staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.