Fête de quartier : la checklist pour ne rien oublier

Une fête de quartier se prépare bien avant de sortir les tables dans la rue. Il faut d’abord fixer la date et le tronçon concerné, obtenir l’autorisation de fermeture, puis informer les riverains et suivre les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, confirmer les fournisseurs et construire le programme. À l’approche du jour J, vérifie la météo, le matériel, les boissons à refroidir et les préparations du repas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et la rue
2 personnes
Demander une fermeture de rue
Vérifier les conditions du permis
Informer les riverains
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des invités
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Réserver des glacières
Tester les enceintes
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Couper les légumes
2 personnes
Préparer les sauces et les vinaigrettes
2 personnes
Mariner la viande
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes

Événement

Dégager la rue
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer la musique
2 personnes
Aménager l’espace jeux
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
Fournir la musique
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Maintenir le bar propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer le barbecue
4 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Préparer le dessert
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Accompagner les invités jusqu’à la sortie
2 personnes
Couper la musique
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
6 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Balayer la rue
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Valoriser les restes alimentaires
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retirer les barrières de rue
4 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 14
Sous-mains de barqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Carafesqté 12

Équipement

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 4
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphonesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Bacs à grillades en aluminiumqté 12
Gants de cuisineqté 4
Torchons de cuisineqté 12
Thermosqté 6
Pinces à glaçonsqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 4
Décoration de tableqté 14
Panneau d’accueil
Étiquettes nominativesqté 120

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Panier de korfbal
Corde à sauterqté 4
Craie de trottoirqté 12
Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Machine à bullesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3
Seaux en métalqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 8
Cônes de signalisationqté 12
Gilets de sécuritéqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Organisation

Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Rouleaux de cordeqté 4
Panneaux du programmeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches de fermeture de rue plusieurs semaines à l’avance : vérifie les conditions du permis avant d’envoyer les invitations, car elles peuvent imposer des horaires ou des règles précises.
Informe les riverains dès que la date et la rue sont confirmées. Un rappel 7 jours avant la fête limite les voitures laissées sur place et les questions de dernière minute.
Arrête la liste des invités au plus tard 5 à 7 jours avant l’événement. Utilise les inscriptions pour comptabiliser les besoins alimentaires et ajuster les achats, les assiettes et les gobelets réutilisables.
Teste les enceintes, les microphones, les rallonges et les multiprises avant le jour J. Prévois aussi l’emplacement des glacières, du barbecue et des bouteilles de gaz, plutôt que de chercher une solution pendant l’installation.
Fais les préparations qui supportent l’attente la veille : refroidis les boissons, prépare les sauces et vinaigrettes, coupe les légumes et marine la viande. Consulte les prévisions météo 48 heures avant pour confirmer les tentes et l’organisation extérieure.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une fête de quartier ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour fixer la date, demander la fermeture de rue et vérifier les conditions du permis. Commence plus tôt si l’autorisation administrative ou la réservation du mobilier prend du temps.
Quand informer les voisins d’une fête de quartier ?: Informe les riverains dès que la date, la rue et les horaires sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant. Envoie un rappel environ 7 jours avant avec les horaires de fermeture et les éventuelles consignes de circulation.
Quand confirmer le nombre de participants ?: Fixe une date limite d’inscription 7 jours avant la fête. Établis ensuite la liste définitive des invités afin d’adapter les courses, les besoins alimentaires, la vaisselle et la répartition des bénévoles.
Que préparer la veille d’une fête de quartier ?: La veille, refroidis les boissons, prépare les en-cas, les sauces et les vinaigrettes, coupe les légumes et marine la viande. Fais également l’inventaire du matériel et teste les enceintes pour éviter les oublis le matin même.

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