Stille tocht organiseren: een complete checklist

Een stille tocht vraagt om meer voorbereiding dan alleen een route en een verzamellocatie. Je regelt vooraf toestemming, verkeersmaatregelen, toegankelijkheid en een duidelijke noodprocedure. Daarna volgen de deelnemerscommunicatie, de indeling van routeposten en de voorbereiding van lichtjes, routekaarten en materialen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat je vlak voor vertrek nog controleert, zodat de tocht rustig en veilig verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en eindlocatie vastleggen
2 personen
Vergunning voor de tocht aanvragen
Route met gemeente afstemmen
2 personen
Eindlocatie voor bijeenkomst reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Rustpunten langs de route bepalen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
EHBO- en noodprocedure vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers voor routeposten indelen
2 personen
Begeleiders voor mindervaliden indelen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Route opnieuw nalopen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Routekaarten afdrukken
Deelnemerskaarten voorbereiden
2 personen
Kaarsen en lichtjes controleren
2 personen
Verkeersvesten en zaklampen testen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Ontvangstruimte markeren
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Afzetlint langs route plaatsen
3 personen
Verlichting bij eindlocatie plaatsen
2 personen
Geluid voor toespraken testen
2 personen
Kaarsenstandaard veilig plaatsen
2 personen
EHBO-materialen klaarzetten
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
4 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Kaarsen uitdelen
3 personen
Toilet- en rustpunten aanwijzen
2 personen
Startvak begeleiden
4 personen
Stilte en route toelichten
Vooropgang begeleiden
3 personen
Achterhoede begeleiden
3 personen
Kruispunten beveiligen
6 personen
Routeposten bemannen
6 personen
Deelnemers op afstand begeleiden
2 personen
Eindpunt ontvangen
3 personen
Kaarsen bij het monument plaatsen
3 personen
Herdenkingstekst voordragen
Minuut stilte begeleiden
Toespraak verzorgen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen
Kaarsen veilig doven
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
3 personen
Afzetlint verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Eindlocatie schoonmaken
4 personen
Route op achtergebleven afval controleren
3 personen
Materialen sorteren en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Deelnemersinformatie over nazorg versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Zaklampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Herdenkingskaarsenaantal 180
Kaarsenhoudersaantal 180
Herdenkingsdoekaantal 2
Bloemstukkenaantal 3

Communicatie

Routebordenaantal 20
Informatiebordenaantal 4
Routekaartenaantal 180
Naamstickersaantal 200
Pennenaantal 20
Portofoonsaantal 10
Megafonistickersaantal 4

Veiligheid

Veiligheidsvestenaantal 16
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2

Apparatuur

Accuspeaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en eindlocatie eerst vast en stem de route daarna met de gemeente af. Controleer ook vroeg of een vergunning en verkeersmaatregelen nodig zijn; wijzigingen op het laatste moment kunnen de aanvraag vertragen.
Loop de route minimaal twee keer na: eenmaal bij het vastleggen en nogmaals kort voor de tocht. Controleer daarbij toegankelijkheid, rustpunten, nooduitgangen, verlichting en plekken waar verkeersregelaars nodig zijn.
Maak per routepost een concrete bezetting en geef verkeersregelaars en begeleiders vooraf instructies. Plan voor mindervalide deelnemers afzonderlijke begeleiding en zorg dat de routeposten elkaar met portofoons kunnen bereiken.
Stuur de deelnemersinformatie enkele dagen vooraf met vertrekpunt, tijdstip, route, eindlocatie en praktische aanwijzingen. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet voor de bijeenkomst na afloop.
Test de avond ervoor alle zaklampen, veiligheidsvesten, routeborden en lichtmiddelen. Leg reservebatterijen, EHBO-koffers, handschoenen en een opgeladen communicatiemiddel klaar op een vaste plek bij de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stille tocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met route, eindlocatie en vergunning. Vraag verkeersmaatregelen en stem de route zo vroeg mogelijk met de gemeente af, zodat er tijd is voor aanpassingen.
Heb ik een vergunning nodig voor een stille tocht?: Dat hangt af van route, aantal deelnemers en gebruik van de openbare weg. Neem minimaal 6 weken vooraf contact op met de gemeente; die kan aangeven of een vergunning, melding of verkeersplan nodig is.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid tijdens een stille tocht?: Leg een EHBO- en noodprocedure vast, controleer nooduitgangen en deel vrijwilligers in op routeposten. Zorg daarnaast voor veiligheidsvesten, zaklampen, verkeerskegels, afzetlint en een duidelijke communicatielijn.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een stille tocht?: Stuur de informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de tocht. Vermeld vertrekpunt, starttijd, route, eindlocatie, toegankelijkheidsinformatie en wat deelnemers met kaarsen of lichtjes kunnen verwachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.