Stiller Zug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stiller Zug braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Rundgang: Route, Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen und ein sicherer Abschlussort müssen zusammenpassen. Plane die behördliche Abstimmung früh und prüfe die Strecke kurz vor dem Termin noch einmal zu Fuß. Entlang der Route brauchst du klare Wegweiser, erreichbare Rastplätze und eingewiesene Streckenposten. Auch Beleuchtung, Erste Hilfe und Informationen für Teilnehmende werden häufig erst in der letzten Woche bedacht.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Endlocation festlegen
2 Personen
Genehmigung für die Tour beantragen
Route mit der Gemeinde abstimmen
2 Personen
Endlocation für die Veranstaltung reservieren
Verkehrsmaßnahmen beantragen
Route auf Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Rastplätze entlang der Route festlegen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe- und Notfallverfahren festlegen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige für Streckenposten einteilen
2 Personen
Begleitpersonen für Menschen mit Behinderung einteilen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Route erneut abgehen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerinformationen versenden
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien abholen
2 Personen
Routenpläne drucken
Teilnehmerkarten vorbereiten
2 Personen
Kerzen und Lichter prüfen
2 Personen
Warnwesten und Taschenlampen testen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Empfangsbereich markieren
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Absperrband entlang der Route anbringen
3 Personen
Beleuchtung an der Endlocation anbringen
2 Personen
Ton für Reden testen
2 Personen
Kerzenhalter sicher platzieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
Volunteer-Briefing geben
2 Personen

Event

An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Teilnehmer begrüßen
4 Personen
Routenpläne austeilen
2 Personen
Kerzen verteilen
3 Personen
Toiletten und Ruhebereiche ausweisen
2 Personen
Startbereich betreuen
4 Personen
Ruhe und Route erläutern
Spitze betreuen
3 Personen
Nachhut begleiten
3 Personen
Kreuzungen absichern
6 Personen
Streckenposten besetzen
6 Personen
Teilnehmer aus der Ferne begleiten
2 Personen
Endpunkt empfangen
3 Personen
Kerzen am Denkmal aufstellen
3 Personen
Gedenkrede vortragen
Eine Schweigeminute begleiten
Rede halten
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
2 Personen
Kerzen sicher löschen
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
3 Personen
Absperrband entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Endlocation reinigen
4 Personen
Route auf zurückgelassenen Müll kontrollieren
3 Personen
Materialien sortieren und aufbewahren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Teilnehmerinformationen zur Nachsorge versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

GedenkkerzenAnz. 180
KerzenhalterAnz. 180
GedenkdeckeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 3

Kommunikation

WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 4
RoutenpläneAnz. 180
NamensaufkleberAnz. 200
StifteAnz. 20
FunkgeräteAnz. 10
Megafon-AufkleberAnz. 4

Sicherheit

SicherheitswestenAnz. 16
VerkehrskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
EinweghandschuheAnz. 2

Ausstattung

Akkulautsprecher
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 12

Küche

ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen nicht erst kurz vor dem Termin. Kläre Route, Gemeinde und Endlocation zuerst, damit Änderungen nicht mehrere weitere Absprachen auslösen.
Gehe die Route ein zweites Mal ab, sobald die Planung steht. Prüfe dabei Barrierefreiheit, Rastplätze, Notausgänge und Stellen, an denen Verkehrsregler mit Warnwesten und Funkgeräten gebraucht werden.
Teste Kerzen, LED-Laternen und Taschenlampen spätestens am Vortag. Lege Ersatzbatterien bereit und kontrolliere, ob Wegweiser und Infotafeln auch bei wenig Licht gut erkennbar sind.
Teile Streckenposten, Verkehrsregler und Begleitpersonen namentlich ein und weise sie vor dem Start ein. Für Notfälle sollten Erste-Hilfe-Koffer, Einweghandschuhe und ein festgelegtes Verfahren schnell erreichbar sein.
Sende die Teilnehmerinformationen nicht erst am Veranstaltungstag. Verschicke Routenpläne, Treffpunkt, Endlocation und Hinweise zu Anmeldung oder Ernährungswünschen spätestens einige Tage vorher und bereite Namensaufkleber sowie Teilnehmerkarten vor.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Stillen Zug anmelden?: Beginne mit Genehmigungen, Gemeindeabstimmung und Verkehrsmaßnahmen mehrere Wochen vor dem Termin. Plane zusätzlich einen Puffer von mindestens 7 Tagen für Rückfragen oder Änderungen ein.
Wie viele Helfer braucht ein Stiller Zug?: Das hängt von Streckenlänge und Teilnehmerzahl ab. Besetze mindestens jeden kritischen Verkehrs- oder Abzweigepunkt mit einer eingewiesenen Person und teile Begleitpersonen für Menschen mit Behinderung vorab namentlich ein.
Wann sollte ich die Route für den Stillen Zug prüfen?: Prüfe die Route zunächst während der Planung und gehe sie spätestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin erneut ab. Eine letzte Wetter- und Zugänglichkeitskontrolle am Vortag verhindert Überraschungen.
Was muss ich für die Beleuchtung eines Stillen Zugs vorbereiten?: Teste Taschenlampen und LED-Laternen spätestens am Vortag und halte Ersatzbatterien bereit. Kontrolliere außerdem Kerzen, Kerzenhalter und die Sichtbarkeit der Wegweiser entlang der gesamten Strecke.

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