Startzondag organiseren: checklist en planning

Een Startzondag vraagt om meer dan een programma en koffie na de dienst. Je regelt tegelijk de kerkzaal en het terrein, uitnodigingen, aanmeldingen, liturgie, muziek, kinderprogramma, vrijwilligers, catering en techniek. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar deelnemersinformatie en taakverdeling. In de laatste week controleer je aantallen, dieetwensen, apparatuur en printwerk. Zo voorkom je dat naamkaartjes, dieetmaaltijden of verse producten pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Kerkzaal en terrein reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma aan deelnemers sturen
Liturgie en teksten opstellen
2 personen
Muziek en liederen selecteren
3 personen
Sprekers en voorganger bevestigen
Kinderprogramma samenstellen
2 personen
Vrijwilligers voor taken indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Catering bestellen
Tafels en stoelen reserveren
Geluidsapparatuur controleren
2 personen
Presentatie en liedteksten maken
2 personen
Kinderbegeleiders instrueren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Welkomsttafel voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Ruimtes controleren
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Tafels indekken
4 personen
Buffettafels klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Eten gekoeld opslaan
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Podium en spreekplek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Licht en presentatie testen
2 personen
Kinderzaal inrichten
3 personen

Event

Welkomsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Kinderopvang ontvangen
3 personen
Startdienst begeleiden
5 personen
Muziek en zang begeleiden
4 personen
Presentatie bedienen
Kinderprogramma begeleiden
5 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes uitserveren
4 personen
Nieuwe bezoekers aanspreken
4 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Gemeenteactiviteiten presenteren
4 personen
Gespreksgroepen begeleiden
8 personen
Buffet uitserveren
6 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Kinderen begeleiden tijdens maaltijd
3 personen
Afscheidswoord verzorgen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
3 personen
Koelproducten terugplaatsen
2 personen
Buffet en keuken afbreken
4 personen
Servies en bestek afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Zalen en toiletten schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bedankbericht aan vrijwilligers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Voedselcontainersaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 120
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stofzuigeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en reservering van kerkzaal en terrein eerst vast. Open daarna de aanmeldingen, zodat je catering, stoelen en kinderbegeleiding op aantallen kunt afstemmen.
Stuur het programma enkele dagen vóór de Startzondag aan deelnemers en verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding. Verwerk aparte dieetmaaltijden in duidelijk gemarkeerde voedselcontainers.
Plan de techniek minimaal één keer vooraf én op de dag zelf. Test draadloze microfoons, luidsprekers, audiomixer, laptop en beamer met de presentatie en liedteksten.
Maak de vrijwilligersindeling niet alleen voor de dienst, maar ook voor ontvangst, kinderprogramma, catering en opruimen. Instrueer kinderbegeleiders vóór de start over programma, ruimtes en overdracht.
Haal verse producten pas kort voor het evenement op en zet koffie, thee en water verdeeld over de beschikbare apparatuur klaar. Print programmaboekjes en leg naamkaartjes bij de welkomsttafel vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Startzondag organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor de Startzondag aantallen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel tijd kost een Startzondag voorbereiden?: Reken op 8 tot 12 weken voorbereiding voor reserveringen, uitnodigingen, programma en vrijwilligers. Plan in de laatste 7 dagen nog controles voor catering, techniek, printwerk en de welkomsttafel.
Wanneer moet ik de catering voor een Startzondag bestellen?: Bereken de hoeveelheden zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en bestel de houdbare onderdelen ongeveer 1 tot 2 weken vooraf. Haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op, afhankelijk van de houdbaarheid.
Wanneer test ik de techniek voor een Startzondag?: Doe minimaal 3 tot 7 dagen vooraf een volledige test met microfoons, luidsprekers, audiomixer, laptop, beamer en presentatie. Test op de dag zelf nogmaals voordat deelnemers binnenkomen, omdat kabels, batterijen en instellingen kunnen zijn gewijzigd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.