Checklist pour organiser un dimanche de lancement

Un dimanche de lancement demande de coordonner la célébration, l’accueil et le repas sans laisser les détails pratiques au dernier moment. Cette checklist suit l’ordre utile : date et programme, invitations, inscriptions, intervenants, enfants, restauration et matériel. Prévois aussi un responsable pour l’accueil et un autre pour la sonorisation. Les besoins alimentaires, les livrets imprimés et les produits frais sont les éléments qui posent le plus souvent problème lorsqu’ils sont traités trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Réserver la salle de l'église et le terrain
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux participants
Rédiger la liturgie et les textes
2 personnes
Sélectionner la musique et les chants
3 personnes
Confirmer les intervenants et le célébrant
Élaborer le programme pour enfants
2 personnes
Répartir les volontaires pour les tâches
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Commander le catering
Réserver des tables et des chaises
Vérifier le matériel de sonorisation
2 personnes
Préparer la présentation et les paroles des chansons
2 personnes
Informer les accompagnateurs pour enfants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la table d'accueil
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Trier les badges nominatifs
Vérifier les espaces
2 personnes
Nettoyer la salle de l’église
4 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Conserver les aliments au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager la scène et l'espace de prise de parole
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la lumière et la présentation
2 personnes
Aménager la salle des enfants
3 personnes

Événement

Tenir la table d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Accueillir la garderie
3 personnes
Encadrer le service d'ouverture
5 personnes
Accompagner la musique et le chant
4 personnes
Gérer la présentation
Encadrer le programme pour enfants
5 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Accueillir les nouveaux visiteurs
4 personnes
Annoncer les éléments du programme
Présenter les activités communales
4 personnes
Animer les groupes de discussion
8 personnes
Servir le buffet
6 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Superviser les enfants pendant le repas
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Remettre les produits réfrigérés
2 personnes
Démonter le buffet et la cuisine
4 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Nettoyer les salles et les toilettes
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Portants de logeqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Badges nominatifsqté 120
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Aspirateurqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis laisse au moins 10 à 14 jours pour les réponses et les besoins alimentaires.
Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant le dimanche de lancement : tu auras le temps de calculer le catering, d’emballer les repas spécifiques et de confirmer les quantités.
Teste la sonorisation et la présentation au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifie séparément les microphones sans fil, les pieds de micro, les haut-parleurs, la console et le vidéoprojecteur.
Prépare les badges, la table d’accueil et les livrets la veille. Regroupe les documents par rôle : célébrant, intervenants, musiciens, accompagnateurs des enfants et équipe d’accueil.
Récupère les produits frais le jour même ou la veille selon leur conservation, puis garde les repas diététiques dans des contenants identifiés séparément pour éviter les erreurs au service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un dimanche de lancement ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Garde ensuite 5 à 7 jours avant l’événement pour clôturer les inscriptions et ajuster le repas.
Quand fermer les inscriptions pour le dimanche de lancement ?: Ferme les inscriptions environ une semaine avant, soit 5 à 7 jours à l’avance. Ce délai permet de recueillir les allergies, les régimes alimentaires et le nombre définitif de participants.
Combien de temps prévoir pour installer la salle et tester le son ?: Prévois au moins 90 minutes avant le début : environ 30 minutes pour les tables, chaises et l’accueil, puis 60 minutes pour les microphones, les haut-parleurs, la présentation et les chants.
Quand imprimer les livrets du programme ?: Imprime-les 2 à 3 jours avant le dimanche de lancement, après validation de la liturgie, des textes, de la musique et des intervenants. Prépare quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.

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