Checklist para organizar un domingo de apertura

Organizar un domingo de apertura requiere coordinar la celebración, la recepción y la comida en un mismo día. Esta checklist reúne 75 tareas y 47 materiales para avanzar en el orden correcto, desde reservar la iglesia y el recinto hasta preparar el sonido, el catering y la mesa de bienvenida. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y el programa infantil necesitan cerrarse con antelación para evitar cambios de última hora. Usa el plan como guía de trabajo y asigna cada responsabilidad a una persona concreta.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
3 personas
Reservar la sala de la iglesia y el recinto
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa a los participantes
Preparar la liturgia y los textos
2 personas
Seleccionar música y canciones
3 personas
Confirmar a los oradores y al oficiante
Preparar el programa infantil
2 personas
Asignar voluntarios a las tareas
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Pedir el catering
Reservar mesas y sillas
Comprobar el equipo de sonido
2 personas
Crear la presentación y las letras de las canciones
2 personas
Instruir a los monitores infantiles
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Empaquetar por separado las comidas de dieta
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
Comprobar los espacios
2 personas
Limpiar la sala de la iglesia
4 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Preparar las mesas
4 personas
Preparar las mesas del buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Guardar los alimentos en frío
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el escenario y el atril
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la iluminación y la presentación
2 personas
Preparar la sala infantil
3 personas

Evento

Atender la mesa de bienvenida
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
Recibir la guardería infantil
3 personas
Acompañar el servicio de apertura
5 personas
Acompañar música y canto
4 personas
Operar la presentación
Coordinar el programa infantil
5 personas
Servir café y té
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Acercarse a los nuevos visitantes
4 personas
Anunciar las partes del programa
Presentar las actividades del municipio
4 personas
Guiar los grupos de conversación
8 personas
Servir el buffet
6 personas
Entregar comidas especiales
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Supervisar a los niños durante la comida
3 personas
Dar el discurso de despedida
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Volver a colocar los productos refrigerados
2 personas
Desmontar el bufé y la cocina
4 personas
Lavar la vajilla y los cubiertos
4 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Limpiar las salas y los baños
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los voluntarios

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Percheros para camerinoscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Jarrascant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores de alimentoscant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Pizarrascant. 4
Tarjetas de nombrecant. 120
Números de mesacant. 12

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 6
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Aspiradoracant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las reservas de la iglesia y del recinto antes de abrir las inscripciones. Así las invitaciones incluyen horarios y lugares definitivos, y no tendrás que corregirlas después.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger nombres, preferencias dietéticas y necesidades del programa infantil. Envía el programa final a los participantes cuando falten entre 7 y 10 días.
Asigna voluntarios por función, no solo por turno: bienvenida, montaje, catering, sonido y supervisión infantil necesitan responsables identificables. Confirma sus horarios al menos 3 días antes del domingo.
Calcula el catering a partir del número de inscritos y separa las comidas dietéticas al empaquetarlas. Recoge los productos frescos el mismo día o como máximo 24 horas antes, según su conservación.
Haz una prueba completa del equipo de sonido y de la presentación antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil y proyector, y deja los folletos y las tarjetas de nombre preparados la víspera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un domingo de apertura?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar la iglesia y el recinto, diseñar las invitaciones y abrir las inscripciones. Deja cerrados el programa, los voluntarios y el catering entre 7 y 10 días antes.
¿Cuándo enviar las invitaciones para un domingo de apertura?: Envíalas aproximadamente 4 semanas antes, cuando la fecha, los horarios y el lugar estén confirmados. Mantén las inscripciones abiertas durante 2 o 3 semanas para calcular asistentes y necesidades dietéticas.
¿Cuándo hay que probar el sonido y el proyector?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una prueba final durante el montaje, como mínimo 2 horas antes de que lleguen los participantes. Verifica cada micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas, el portátil y el proyector.
¿Cuándo preparar la comida y las dietas especiales?: Calcula las cantidades cuando se cierren las inscripciones, normalmente entre 7 y 10 días antes. Empaqueta las comidas dietéticas por separado y recoge los productos frescos el día anterior o el mismo día, según el tipo de alimento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.