Zo organiseer je een stagebeurs

Een stagebeurs organiseren begint niet met de stands, maar met een vaste datum, een geschikte locatie en een realistische exposantenlijst. Daarna bouw je de inschrijving en communicatie op, zodat je weet hoeveel bezoekers en standhouders je kunt verwachten. In de laatste week draait alles om de standindeling, badges, plattegrond, techniek en catering. Met deze volgorde voorkom je dat exposantgegevens, dieetwensen of kabels pas op de beursdag ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
3
Exposanten uitnodigen
2 personen
4
Inschrijfformulier publiceren
5
Bezoekers uitnodigen
2 personen
6
Socialmediaberichten plaatsen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Exposantgegevens verzamelen
2 personen
10
Standindeling maken
2 personen
11
Standplaatsen toewijzen
12
Programma definitief maken
2 personen
13
Exposantenbrief versturen
14
Bezoekersbevestiging versturen
15
Naambadges ontwerpen
16
Naambadges printen
2 personen
17
Bezoekerslijst printen
18
Exposantenbadges klaarleggen
19
Plattegrond printen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Catering ophalen
2 personen
22
Materialen controleren
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Standhouders herinneren

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Leveringen ontvangen
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Exposantenstands inrichten
4 personen
29
Registratiebalie opbouwen
2 personen
30
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Wegwijzers ophangen
2 personen
34
Presentaties testen
2 personen
35
Microfoon testen
36
Exposanten ontvangen
3 personen
37
Exposantenmateriaal uitdelen
2 personen
38
Registratieteam instrueren
2 personen
39
Bezoekers registreren
3 personen
40
Naambadges uitdelen
2 personen
41
Programma toelichten
42
Openingswoord verzorgen
43
Exposanten begeleiden
2 personen
44
Voorlichtingssessies begeleiden
2 personen
45
Catering aanvullen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffie en thee bijvullen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Fotomomenten begeleiden
51
Contactgegevens verzamelen
2 personen
52
Avondprogramma aankondigen
53
Afsluitend woord verzorgen
54
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
55
Exposanten uitchecken
2 personen
56
Presentatiematerialen verzamelen
3 personen
57
Exposantenstands afbreken
4 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

60
Meubilair terugplaatsen
4 personen
61
Afval verzamelen
2 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Restanten opslaan
2 personen
67
Exposanten bedanken
68
Bezoekersbedankje versturen
69
Contactgegevens veilig archiveren
70
Facturen en bonnen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 28
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Kledinghangersaantal 80
Tafelkledenaantal 30
Statafelsaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Schermenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 8
HDMI-adaptersaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 14
Verlengkabelsaantal 12
Oplaadstationsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 3
Powerbanksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Standpanelenaantal 26
Pijlenbordenaantal 14
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 8
Plantenaantal 20
Tafelnummersaantal 30
Kleefstripsaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Naambadgehoudersaantal 200
Lanyardsaantal 200
Klembordenaantal 6
Baliepennenaantal 30
Inschrijfformulierenaantal 220
Programmaboekjesaantal 220
Bezoekersmappenaantal 200
Exposantenmappenaantal 30
Polsbandjesaantal 220

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 14
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie en datum eerst vast en controleer meteen hoeveel tafels, stoelen, statafels en stroompunten beschikbaar zijn. Zo maak je geen standindeling die later niet uitvoerbaar blijkt.
Verzamel exposantgegevens via één inschrijfformulier en sluit de inventarisatie uiterlijk twee weken voor de beurs. Vraag daarbij ook naar presentaties, benodigde schermen, HDMI-adapters en andere techniek.
Maak de standindeling pas definitief nadat de exposantenlijst is gesloten. Reserveer looppaden, een duidelijke ontvangstplek en ruimte voor projectoren, schermen en oplaadstations.
Stuur exposantenbrief en bezoekersbevestiging op vaste momenten: uiterlijk zeven dagen vooraf voor exposanten en uiterlijk drie dagen vooraf voor bezoekers. Vermeld aankomsttijd, standnummer, programma en plattegrond.
Test op de dag vóór de beurs alle projectoren, microfoons, luidsprekers, laptops en kabels samen. Leg daarnaast badges, bezoekerslijst, catering en een reserve van stekkerdozen en verlengkabels klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stagebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en exposanten. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodat je de standindeling, catering en communicatie kunt afronden.
Wanneer maak je de standindeling voor een stagebeurs?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste exposanten bekend zijn en een definitieve indeling ongeveer 2 weken voor de beurs. Dan zijn standplaatsen, tafels, stoelen en technische wensen beter op elkaar afgestemd.
Hoeveel techniek heb je nodig voor een stagebeurs?: Tel per presentatieplek minimaal 1 laptop, 1 projector of scherm, passende HDMI-kabels en een adapter. Plan daarnaast per stand of techniekpunt minstens 1 stekkerdoos en neem extra verlengkabels mee.
Wanneer verstuur je de informatie naar standhouders?: Stuur de exposantenbrief uiterlijk 7 dagen voor de stagebeurs. Herinner standhouders nogmaals 1 tot 2 dagen vooraf aan hun aankomsttijd, standnummer, materialen en eventuele presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.