Eine Praktikumsmesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Ort und Datum zuerst und verschicke die Einladung an Aussteller anschließend mit einer klaren Rückmeldefrist, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Ohne feste Zusagen bleibt die Standaufteilung bis zuletzt unsicher.
• Sammle von jedem Aussteller dieselben Angaben: Firmenname, Kontaktperson, benötigte Tischfläche, Strombedarf und gewünschte Präsentationstechnik. Setze dafür eine Frist von spätestens 14 Tagen vor dem Termin.
• Erstelle den Lageplan erst, wenn die Ausstellerliste geschlossen ist. Weise die Standplätze anschließend schriftlich zu und verschicke den Ausstellerbrief etwa 7 Tage vorher mit Aufbauzeit, Zugang und Ansprechpartner.
• Teste Projektoren, HDMI-Kabel, Adapter, Funkmikrofone und Lautsprecher am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Laptops. Lege zusätzlich Verlängerungskabel, Ladestationen und Powerbanks an einem festen Technikpunkt bereit.
• Drucke Namensschilder, Besucherliste und Lageplan nicht erst am Morgen. Rechne pro angemeldetem Besucher mit einem Namensschild plus 5 Prozent Reserve und prüfe beim Catering die erfassten Ernährungswünsche mindestens 48 Stunden vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Praktikumsmesse organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum und Ausstellerliste. Die Einladungen an Unternehmen sollten etwa 6 Wochen vorher versendet werden, damit Absagen noch ersetzt werden können.

Wann sollte die Anmeldung für eine Praktikumsmesse starten?

Veröffentliche das Anmeldeformular für Besucher, sobald die wichtigsten Aussteller feststehen, meist 4 bis 5 Wochen vor der Messe. Schließe die Anmeldung spätestens 3 Tage vorher, wenn du Namensschilder und Catering verbindlich vorbereiten musst.

Wie plant man die Stände bei einer Praktikumsmesse?

Erstelle die Standaufteilung nach Eingang der vollständigen Ausstellerdaten, idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Berücksichtige dabei Tischgröße, Stromanschlüsse, Laufwege und Bereiche für Projektoren oder Abschirmungen.

Was muss am Tag vor der Praktikumsmesse geprüft werden?

Prüfe am Vortag die Technik, Materialien, Namensschilder, Besucherliste und den Lageplan. Plane dafür mindestens 2 Stunden ein und kontrolliere besonders HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Mikrofone sowie die Zahl der Ausstellerbadges.