Cómo organizar una feria de empleo de prácticas

Organizar una feria de empleo de prácticas exige coordinar a los expositores, los visitantes y la logística en un orden concreto. Empieza cerrando el lugar y la fecha; después confirma las empresas, abre las inscripciones y prepara la distribución de los puestos. Durante las últimas semanas tendrás que controlar los datos, las preferencias dietéticas, las acreditaciones y el material técnico. El día anterior, comprueba cada puesto y prueba proyectores, micrófonos, altavoces y conexiones.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Preparar la lista de expositores
2 personas
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Publicar el formulario de inscripción
5
Invitar a los visitantes
2 personas
6
Publicar mensajes en redes sociales
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Recopilar los datos de los expositores
2 personas
10
Hacer el plano de puestos
2 personas
11
Asignar los espacios de los puestos
12
Definir el programa final
2 personas
13
Enviar carta a los expositores
14
Enviar la confirmación a los visitantes
15
Diseñar acreditaciones
16
Imprimir credenciales
2 personas
17
Imprimir la lista de visitantes
18
Preparar las credenciales de expositor
19
Imprimir el plano
20
Hacer la compra
2 personas
21
Recoger el catering
2 personas
22
Comprobar los materiales
2 personas
23
Probar la técnica
2 personas
24
Recordar a los expositores

Evento

25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Recibir entregas
2 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar los stands de los expositores
4 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Montar el bufé de catering
3 personas
31
Preparar café y té
2 personas
32
Enfriar las bebidas
2 personas
33
Colgar señalizadores
2 personas
34
Probar presentaciones
2 personas
35
Probar el micrófono
36
Recibir a los expositores
3 personas
37
Repartir material para expositores
2 personas
38
Instruir al equipo de registro
2 personas
39
Registrar a los visitantes
3 personas
40
Repartir acreditaciones
2 personas
41
Presentar el programa
42
Dar el discurso de apertura
43
Acompañar a los expositores
2 personas
44
Acompañar las sesiones informativas
2 personas
45
Reponer el catering
2 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer café y té
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Comprobar los baños
50
Coordinar los momentos fotográficos
51
Recopilar los datos de contacto
2 personas
52
Anunciar el programa de la noche
53
Pronunciar las palabras de cierre
54
Despedir a los visitantes
2 personas
55
Registrar a los expositores
2 personas
56
Reunir materiales de presentación
3 personas
57
Desmontar los stands de expositores
4 personas
58
Recoger el catering
3 personas
59
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

60
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
61
Recoger la basura
2 personas
62
Limpiar el lugar
3 personas
63
Lavar la vajilla
2 personas
64
Inventariar materiales
2 personas
65
Devolver los objetos prestados
2 personas
66
Guardar los restos
2 personas
67
Agradecer a los expositores
68
Enviar agradecimiento a los visitantes
69
Archivar de forma segura los datos de contacto
70
Gestionar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 28
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Perchascant. 80
Mantelescant. 30
Mesas altascant. 8

Equipo

Portátilescant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Vallascant. 6
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores HDMIcant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 14
Cables alargadorescant. 12
Estaciones de cargacant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 3
Baterías externascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cubetas para lavarcant. 6

Decoración

Paneles de standcant. 26
Paneles de flechascant. 14
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 8
Guirnaldascant. 8
Plantascant. 20
Números de mesacant. 30
Tiras adhesivascant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Iluminación ambientalcant. 6

Registro

Mesas de registrocant. 2
Portanombrescant. 200
Lanyardscant. 200
Portapapelescant. 6
Bolígrafos para la recepcióncant. 30
Formularios de inscripcióncant. 220
Programascant. 220
Carpetas para visitantescant. 200
Carpetas de expositorescant. 30
Pulserascant. 220

Limpieza

Papeleracant. 14
Escobas de manocant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y la fecha antes de invitar a nadie. Reserva al menos 6 semanas para confirmar expositores, publicar el formulario y comunicar el evento a los visitantes.
Pide los datos de cada expositor en el formulario o en una plantilla única: nombre, logotipo, persona de contacto y necesidades técnicas. Fija una fecha límite de 10 días antes para poder hacer el plano de puestos.
Diseña el plano cuando conozcas el número definitivo de expositores y asigna cada espacio por escrito. Deja pasillos claros y sitúa las mesas altas, sillas, percheros y zonas de espera sin bloquear las entradas.
Cierra el programa y envía la carta a los expositores al menos 7 días antes. Incluye horarios de llegada, ubicación del puesto, instrucciones de montaje, contacto del día y cualquier requisito de catering.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: proyectores, pantallas, cables HDMI, adaptadores, micrófonos inalámbricos, altavoces, regletas y alargadores. Prepara también las acreditaciones, el plano impreso, la lista de visitantes y las estaciones de carga antes de abrir la ubicación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo de prácticas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Necesitas tiempo para confirmar el lugar, captar expositores, abrir inscripciones, publicar mensajes y cerrar el plano y el programa.
¿Cuándo debo cerrar la lista de expositores?: Cierra la lista definitiva unos 10 días antes del evento. Así tendrás margen para asignar puestos, recopilar datos, imprimir acreditaciones y enviar la carta final.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a la feria?: Prueba todos los equipos audiovisuales y revisa mesas, sillas, manteles, cables, regletas y señalización. Deja listas las acreditaciones, el plano, la lista de visitantes y el material de catering como tazas, vasos, platos y cubiertos.
¿Cuándo se envía la confirmación a los visitantes?: Envíala entre 3 y 5 días antes, cuando el programa y la ubicación estén confirmados. Incluye la hora de apertura, cómo acceder, qué llevar y un contacto para cambios o dudas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.