Zo organiseer je een stadsspel zonder verrassingen

Een stadsspel organiseren begint niet met de opdrachten, maar met het speelgebied, de startlocatie en de benodigde toestemming. Daarna werk je de puntentelling uit, test je de route en deel je deelnemers in teams en checkpoints in. De voorbereiding zit vooral in details die snel te laat komen: een veilige looproute, compleet materiaal per post en duidelijke informatie voor deelnemers. Met dit plan houd je overzicht van de eerste verkenning tot de laatste broodjes en drankjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en speelgebied bepalen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Benodigde toestemming aanvragen
4
Spelconcept en puntentelling uitwerken
2 personen
5
Spelopdrachten opstellen
3 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Spelbegeleiders werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Teams samenstellen
2 personen
12
Checkpointbezetting indelen
2 personen
13
Route volledig nalopen
2 personen
14
Spelopdrachten op locatie testen
3 personen
15
Veilige looproutes controleren
2 personen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Prijzen en spelmaterialen bestellen
18
Benodigdheden inkopen
2 personen
19
Spelkaarten en routekaarten printen
2 personen
20
Team-enveloppen samenstellen
3 personen
21
Checkpointmateriaal per post verpakken
3 personen
22
Scoreformulieren klaarmaken
2 personen
23
Teamindeling afdrukken
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
26
Apparatuur volledig opladen
27
Weersverwachting en maatregelen controleren

Event

28
Locatie en materialen controleren
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Ontvangst- en registratiepunt inrichten
2 personen
31
Routebordjes en pijlen plaatsen
3 personen
32
Checkpointposten opbouwen
6 personen
33
Catering en drankpunt klaarzetten
3 personen
34
Spelbegeleiders instrueren
2 personen
35
Deelnemers registreren
3 personen
36
Teamkaarten en materialen uitdelen
3 personen
37
Spelregels en veiligheid uitleggen
2 personen
38
Stadsspel begeleiden
8 personen
39
Dranken en hapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Scoreformulieren innemen
2 personen
42
Punten controleren en winnaar bepalen
3 personen
43
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
44
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Checkpointmateriaal ophalen
4 personen
46
Meubilair en decoratie afbouwen
4 personen
47
Servies en materialen afwassen
3 personen
48
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
49
Startlocatie schoonmaken
3 personen
50
Routebordjes en pijlen verwijderen
3 personen
51
Gevonden voorwerpen verzamelen
52
Materialen inventariseren en opbergen
2 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 8
USB-opladersaantal 8
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Klembordenaantal 12
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 8
Verkeerspionnenaantal 20
Hesjes voor begeleidersaantal 10

Papierwerk

Routekaartenaantal 12
Spelboekjesaantal 12
Scoreformulierenaantal 20
Teamkaartjesaantal 50
Checkpointinstructiesaantal 12
Routebordjesaantal 30
Enveloppenaantal 20
Naamstickersaantal 60
Notitieblokkenaantal 12
Pennenaantal 60
Markeerstiftenaantal 12
Kleefgumaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Herbruikbare koffiekopjesaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 2
Dweilset

Tips

Loop de volledige route minimaal één keer op hetzelfde tijdstip als het stadsspel plaatsvindt. Controleer onderweg niet alleen afstanden, maar ook drukke oversteekplaatsen, wegwerkzaamheden en plekken waar routebordjes of verkeerspionnen kunnen staan.
Test elke spelopdracht op locatie met een klein proefteam. Noteer per checkpoint hoeveel minuten de opdracht werkelijk duurt; zo voorkom je dat teams zich ophopen bij één post.
Maak per team één envelop met teamkaartje, routekaart, spelboekje, scoreformulier en pennen. Leg daarnaast per checkpoint een apart pakket klaar met instructies, materialen en een duidelijke tijdsindeling.
Regel toestemming en de startlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet in de deelnemersinformatie ook een uiterste aanmelddatum, een verzameltijd en wat deelnemers moeten doen bij vertraging of slecht weer.
Zet teamindeling, checkpointbezetting en contactgegevens uiterlijk de dag ervoor op papier. Laad powerbanks en apparatuur op, zet dranken koud en controleer of elk checkpoint een aanspreekpunt én een reservebegeleider heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een stadsspel te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een stadsspel met meerdere checkpoints en begeleiders. Plan de route, toestemming en startlocatie in de eerste week; gebruik de laatste 7 dagen voor testen, printwerk en teamindeling.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een stadsspel?: Gebruik minimaal één begeleider per checkpoint en één centrale coördinator. Bij meer dan 8 teams is een reservebegeleider verstandig, zodat een zieke of vertraagde post niet meteen het spel stillegt.
Wanneer moet je de route van een stadsspel testen?: Test de route minstens 7 dagen vooraf en loop belangrijke delen nogmaals 1 tot 2 dagen voor de start. Controleer dan of routebordjes, veilige oversteekplaatsen en eventuele toestemming nog kloppen.
Hoeveel tijd geef je deelnemers om zich aan te melden?: Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het stadsspel. Dan heb je tijd om teams te maken, dieetwensen te verzamelen, materiaal per team klaar te leggen en deelnemersinformatie te versturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.