Stadsfestival organiseren: checklist en planning

Een stadsfestival vraagt om meer dan een programma en een paar tenten. Je regelt eerst datum, locatie, vergunningen en leveranciers, daarna werk je programma, vrijwilligers en bezoekersinformatie uit. In de laatste week controleer je de weersverwachting, verzamel je materialen en laad je apparatuur op. Deze checklist helpt je de 81 taken in de juiste volgorde af te werken, van eerste bevestiging tot het opbouwen van tenten, tafels en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Programma samenstellen
2 personen
Optredens bevestigen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Vrijwilligers indelen
Route en parkeerinformatie delen
Weersverwachting controleren
Noodnummers afdrukken
Plattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Tafelaanduidingen maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Apparatuur opladen
Tenten opbouwen
4 personen
Afzetlint plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Stroomkabels afplakken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebord plaatsen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Eetkraam inrichten
3 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes beleggen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-koffer klaarleggen

Event

Vrijwilligers inchecken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Programma zichtbaar ophangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Muziek afspelen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Voorraad controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Stroom uitschakelen
2 personen
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Meubilair afbouwen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Apparatuur opladen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Restvoorraad opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Transportkarrenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 80
Vorkenaantal 180
Messenaantal 150
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Stoepbordenaantal 6
Wegwijspijlenaantal 12
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 60

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lampstatievenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveertangenaantal 10
Keukenschortenaantal 8
Handdoekenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilniscontainersaantal 4
Handdesinfectiehoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Drankdispensersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Buffetbakkenaantal 12
Broodmandenaantal 6
Voorraadkrattenaantal 12
Koelelementenaantal 24
Kassadozenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Menukaartenaantal 12
Prijskaartstandaardsaantal 12
Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele maanden vooraf de datum, locatie, vergunningen en reserveringen vast. Zonder bevestigde locatie kun je programma, plattegrond en leveranciers niet betrouwbaar plannen.
Bevestig optredens en leveranciers opnieuw 2 tot 3 weken voor het festival. Controleer daarbij aankomsttijden, contactpersonen, stroombehoefte en wat zij zelf meenemen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik de aantallen om servies, zitplaatsen, koelboxen en de voorraad voor het buffet te controleren.
Maak één publieksplattegrond met podia, tenten, toiletten, routes en parkeerinformatie en deel die minimaal 3 dagen vooraf. Druk daarnaast aparte exemplaren af voor vrijwilligers en organisatie.
Plan de opbouw met een tijdschema van minstens 2 uur. Zet transportkarren klaar, laad speakers, microfoons en het mengpaneel volledig op en controleer vóór opening het geluid op de verste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stadsfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en vergunningen. Reserveer daarna optredens, leveranciers en materialen; in de laatste 2 weken werk je vrijwilligers, plattegrond en bezoekersinformatie af.
Wanneer moet ik de vergunning voor een stadsfestival regelen?: Controleer de aanvraagtermijn zodra de locatie en datum bekend zijn, vaak minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Noteer ook voorwaarden voor geluid, tenten, verkeer en veiligheid voordat je het programma definitief maakt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een stadsfestival?: Maak per taak en tijdsblok een bezetting en plan daarnaast minstens 1 coördinator per hoofdzone. Zorg dat iedere vrijwilliger vooraf een rol, starttijd, contactpersoon en plattegrond heeft; deel de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wanneer controleer ik het weer voor een stadsfestival?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 24 uur voor de start. Pas dan de opbouw, tenten, bescherming van techniek en communicatie over kleding of programmaonderdelen aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.