Organiser le Festival de la ville sans rien oublier

Le Festival de la ville demande une coordination précise entre les autorisations, les prestataires, les bénévoles et l’installation sur place. Commence par verrouiller la date et le lieu, puis avance vers le programme, les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer les fournisseurs, répartir les équipes et transmettre les informations pratiques. Le jour J, prévois un contrôle séparé pour le matériel, les denrées, la signalétique et les tentes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les prestations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Élaborer le plan
2 personnes
Répartir les bénévoles
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les numéros d’urgence
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les indications de table
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Recharger les appareils
Monter les tentes
4 personnes
Installer des rubans de signalisation
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Fixer les câbles d’alimentation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le panneau d'information
Signaler l’entrée
2 personnes
Installer le stand de restauration
3 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Garnir les sandwiches
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours

Événement

Enregistrer les volontaires
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Afficher le programme bien en vue
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Passer de la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier les stocks
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Couper l’électricité
2 personnes
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Recharger les appareils
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Stocker les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Glacièresqté 6
Chariots de transportqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Nappesqté 20
Tentures de scèneqté 4
Chevalets de trottoirqté 6
Flèches directionnellesqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 60

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Pieds de lampeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 8
Pinces de serviceqté 10
Tabliers de cuisineqté 8
Serviettesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 6
Bacs à buffetqté 12
Corbeilles à painqté 6
Bacs de stockageqté 12
Pains de glaceqté 24
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Cartes de menuqté 12
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 12
Courses

Conseils

Vérifie les autorisations avant de confirmer les réservations : garde au moins 4 semaines de marge pour corriger un dossier ou obtenir une validation manquante.
Établis le programme avant d’envoyer les invitations. Une fois les inscriptions ouvertes, recueille aussi les besoins alimentaires et fixe une date limite située 7 jours avant le festival.
Répartis les bénévoles par créneau et par zone, plutôt qu’avec une seule liste générale. Prévois notamment des personnes pour l’accueil, le buffet, l’orientation et le démontage.
Prépare la signalétique en plusieurs exemplaires : plan imprimé, flèches directionnelles, indications de stationnement et numéros d’urgence doivent être prêts au moins 2 jours avant l’ouverture.
Regroupe le matériel la veille : recharge les appareils, vérifie les microphones et la table de mixage, contrôle les verres et la vaisselle, puis monte les tentes dès que l’accès au site est possible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser le Festival de la ville ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, réservations et confirmations des prestataires doivent être traitées en premier, avant les invitations et les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les environ 4 semaines avant le festival, avec la date limite d’inscription. Ferme les inscriptions 7 jours avant afin de finaliser les besoins alimentaires, le programme d’accueil et la répartition des bénévoles.
Que faut-il vérifier la veille du Festival de la ville ?: Contrôle les prévisions météo, les courses, les produits réfrigérés et tout le matériel rassemblé. Recharge les appareils, imprime le plan et les numéros d’urgence, puis vérifie que les badges et la signalétique sont prêts.
Quand monter les tentes et installer les tables ?: Monte les tentes dès l’ouverture du site, idéalement la veille ou au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Installe ensuite les tables, les chaises, le buffet, les glacières et la signalétique avant les derniers tests techniques.

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