Stadtfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stadtfestival braucht früh klare Zuständigkeiten, bestätigte Auftritte und einen belastbaren Lageplan. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Programm, Reservierungen und Einladungen festlegst. In den letzten Wochen kommen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Lieferanten und die Einteilung der Freiwilligen dazu. Kurz vor dem Fest prüfst du Wetter, Notfallinformationen, Material, Kühlung und den Aufbau von Zelten, Tischen und Technik.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Genehmigungen prüfen
Reservierungen vornehmen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Auftritte bestätigen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten bestätigen
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
Routen- und Parkinformationen teilen
Wettervorhersage prüfen
Notrufnummern ausdrucken
Lageplan drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Tischschilder erstellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lagerbestände sortieren
2 Personen
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Geräte aufladen
Zelte aufbauen
4 Personen
Absperrband anbringen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung anbringen
3 Personen
Stromkabel abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infotafel aufstellen
Eingang ausschildern
2 Personen
Essensstand einrichten
3 Personen
Getränkestation einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Brötchen belegen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Koffer bereitlegen

Event

Freiwillige einchecken
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Programm sichtbar aufhängen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Auftritte betreuen
2 Personen
Musik abspielen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Bestand prüfen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Strom ausschalten
2 Personen
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Mobiliar abbauen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Geräte aufladen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Restbestände lagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 10
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
TransportwagenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 80
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
TischdeckenAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
AufstellerAnz. 6
Wegweiser-PfeileAnz. 12
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 60

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Mischpult
LautsprecherständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LampenstativeAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierzangenAnz. 10
KüchenschürzenAnz. 8
HandtücherAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 4
MüllcontainerAnz. 4
HanddesinfektionsspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

GetränkespenderAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
BuffetbehälterAnz. 12
BrotkörbeAnz. 6
VorratskistenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24
KassierboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
SpeisekartenAnz. 12
PreisschildständerAnz. 12
Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Reservierungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Stadtfestival. Ohne bestätigten Ort lassen sich Programm, Lieferanten und Lageplan nicht zuverlässig planen.
Bestätige Auftritte, Lieferanten und freiwillige Helfende spätestens 14 Tage vorher schriftlich. Teile danach für jede Schicht eine verantwortliche Person und eine konkrete Uhrzeit ein.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis 7 Tage vor dem Fest. Plane die Ausgabe mit getrennten Schälchen, Servierlöffeln und klaren Tischschildern, damit Sonderwünsche nicht erst am Buffet geklärt werden müssen.
Prüfe den Lageplan 3 bis 5 Tage vorher und drucke mehrere Exemplare aus. Markiere Zelte, Bühne, Buffet, Wege, Parkmöglichkeiten und Notausgänge; Wegweiser-Pfeile sollten am Veranstaltungstag bereits sortiert bereitliegen.
Lade Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult am Vortag vollständig auf und sortiere alle Materialien nach Einsatzort. Kühlprodukte kommen erst kurz vor dem Start in Kühlboxen, damit sie nicht stundenlang warm stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Stadtfestival organisieren?: Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Programm, Auftritte und Lieferanten sollten etwa 6 Wochen vorher feststehen.
Was muss ich beim Stadtfestival 7 Tage vorher erledigen?: Bearbeite offene Anmeldungen, erfasse Ernährungswünsche und bestätige Lieferanten. Prüfe außerdem, ob für jede Aufgabe genügend Freiwillige eingeteilt sind.
Wann sollte man den Lageplan für ein Stadtfestival erstellen?: Erstelle den ersten Lageplan spätestens 3 Wochen vorher und aktualisiere ihn 3 bis 5 Tage vor dem Fest. Drucke am Vortag mehrere Exemplare für Helfer, Technik und Eingänge aus.
Wann baut man Zelte und Tische beim Stadtfestival auf?: Plane den Aufbau von Partyzelten, Biertischen, Klapptischen und Stühlen am Veranstaltungstag mit mindestens 3 bis 4 Stunden Vorlauf. Technik, Dekoration und Buffet werden danach in getrennten Bereichen eingerichtet.

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