Zo organiseer je een stadsbruiloft

Een stadsbruiloft vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst bepaal je wie komt en waar de ceremonie en het feest plaatsvinden, daarna leg je reserveringen en leveranciers vast. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen voordat je het menu en de tafelindeling afrondt. In de laatste weken draait alles om bevestigen, testen en klaarzetten. Denk daarbij niet alleen aan de feestzaal, maar ook aan vervoer, servies, bewegwijzering en een draaiboek dat op de dag zelf direct beschikbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Tafelindeling maken
2 personen
7
Menukeuzes vastleggen
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Vervoer voor gasten regelen
10
Ceremonieruimte controleren
2 personen
11
Feestruimte controleren
2 personen
12
Leveranciers bevestigen
13
Draaiboek afdrukken
14
Noodcontacten verzamelen
15
Tafelkaarten maken
2 personen
16
Programmakaarten maken
2 personen
17
Welkomstbord maken
18
Muziekselectie samenstellen
2 personen
19
Toespraken verzamelen
20
Decoratie sorteren
2 personen
21
Servies controleren
2 personen
22
Apparatuur testen
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Taart ophalen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Verse producten wassen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Decoratie naar locatie brengen
3 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Ruimtes ventileren
2 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen plaatsen
4 personen
34
Ceremonieopstelling maken
3 personen
35
Tafels dekken
4 personen
36
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Bloemstukken plaatsen
2 personen
39
Welkomsttafel inrichten
2 personen
40
Gastenboek klaarleggen
41
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
42
Muziek testen
2 personen
43
Buffet klaarzetten
4 personen
44
Hapjes uitstallen
3 personen
45
Taartpresentatie opbouwen
2 personen
46
Toiletten controleren
2 personen
47
Afvalpunten plaatsen
2 personen
48
Leveringen aannemen
2 personen

Event

49
Ceremoniegasten ontvangen
3 personen
50
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
51
Ceremonie begeleiden
3 personen
52
Prosecco serveren
3 personen
53
Hapjes serveren
4 personen
54
Groepsfoto begeleiden
2 personen
55
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
56
Dinerbuffet openen
2 personen
57
Buffet aanvullen
3 personen
58
Dranken bijvullen
3 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Servies afruimen
3 personen
61
Taart aansnijden
2 personen
62
Koffie en thee serveren
3 personen
63
Dansvloer openen
64
Late snacks serveren
3 personen
65
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

66
Restanten koelen
3 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Servies voorsorteren
3 personen
69
Tafels leegmaken
4 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Meubilair afbouwen
4 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Keuken schoonmaken
3 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Vloeren schoonmaken
3 personen
76
Verloren spullen verzamelen
2 personen
77
Spullen terugbrengen
2 personen
78
Huurmaterialen retourneren
2 personen
79
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Ceremoniestoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Cocktailtafelsaantal 4
Tafellinnenaantal 12
Stoelhoezenaantal 90
Tafeltransportwagensaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 110
Wijnglazenaantal 110
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertlepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Waterkannenaantal 10
Koffiekannenaantal 6

Decoratie

Bloemvazenaantal 12
Tafellopersaantal 12
Theelichthoudersaantal 40
Ledkaarsenaantal 40
Lichtslingersaantal 8
Papieren lantaarnsaantal 12
Welkomstbord
Gastenboek
Tafelkaarthoudersaantal 12
Fotolijstjesaantal 12
Ballonnenboog
Ceremonieboeket
Bloemstukkenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Taartmes

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksverenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfoliehoudersaantal 2
Serveerrastersaantal 4
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst en uitnodigingen vroeg rond: geef gasten minstens 6 weken om te reageren en plan daarna nog 1 week om ontbrekende aanmeldingen na te bellen.
Leg ceremonieruimte, feestzaal, menu en vervoer vast voordat je de tafelindeling maakt. Controleer uiterlijk 2 weken vooraf opnieuw de capaciteit, opstelling en toegangstijden.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 7 dagen voor de bruiloft door aan de keuken of cateraar.
Test apparatuur en controleer servies minstens 1 dag vooraf. Tel niet alleen dinerborden en wijnglazen, maar ook dessertborden, koffiekopjes, waterkannen en serveermateriaal.
Maak het draaiboek op één pagina met tijden, contactpersonen en noodnummers en druk minstens 3 exemplaren af. Leg één exemplaar bij de ceremonieruimte, één in de feestzaal en één bij de verantwoordelijke organisator.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stadsbruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met de gastenlijst, ceremonieruimte en feestzaal. Reserveer vervoer en leveranciers zodra de datum en locaties vaststaan; de laatste bevestigingen doe je 2 weken voor de bruiloft.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een stadsbruiloft?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 tot 10 weken vooraf en geef een uiterste antwoorddatum van 6 weken voor de bruiloft. Gebruik de resterende 2 weken om ontbrekende reacties en dieetwensen te verzamelen.
Hoe maak je een draaiboek voor een stadsbruiloft?: Zet per onderdeel een begintijd, eindtijd, verantwoordelijke en contactnummer in het draaiboek. Neem minimaal de ceremonie, verplaatsing, ontvangst, maaltijd, toespraken, taart en afsluiting op en druk het uiterlijk 1 dag vooraf af.
Wanneer controleer je de spullen voor een stadsbruiloft?: Doe een eerste telling van tafels, stoelen, tafellinnen, servies, glazen en decoratie 2 weken vooraf. Controleer op de dag ervoor opnieuw of alles aanwezig, schoon en bruikbaar is en test dan ook apparatuur en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.