Organiser un mariage en ville, étape par étape

Un mariage en ville demande surtout une bonne coordination entre la cérémonie, la réception et les déplacements. Commence par fixer le nombre d’invités, puis réserve les lieux et les prestataires avant de construire le menu, le plan de table et le déroulé. Les détails qui posent le plus souvent problème sont les besoins alimentaires, le transport entre les adresses et l’installation du mobilier. Prépare aussi les supports imprimés et les contacts utiles suffisamment tôt pour que chacun sache quoi faire le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Concevoir les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir le plan de table
2 personnes
7
Définir les choix de menu
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Organiser le transport des invités
10
Vérifier la salle de cérémonie
2 personnes
11
Vérifier la salle de fête
2 personnes
12
Confirmer les fournisseurs
13
Imprimer le déroulé
14
Recueillir les contacts d'urgence
15
Créer les cartes de table
2 personnes
16
Créer les cartes du programme
2 personnes
17
Créer le panneau d’accueil
18
Composer la sélection musicale
2 personnes
19
Rassembler les discours
20
Trier la décoration
2 personnes
21
Vérifier la vaisselle
2 personnes
22
Tester l'équipement
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Aller chercher le gâteau
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Laver les produits frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Acheminer la décoration sur le site
3 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Aérer les espaces
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Mettre en place l'installation de la cérémonie
3 personnes
35
Dresser les tables
4 personnes
36
Placer les badges nominatifs
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Placer les compositions florales
2 personnes
39
Installer la table d’accueil
2 personnes
40
Préparer le livre d'or
41
Raccorder la sonorisation
2 personnes
42
Tester la musique
2 personnes
43
Mettre le buffet en place
4 personnes
44
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
45
Mettre en place la présentation du gâteau
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
2 personnes
47
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
48
Recevoir les livraisons
2 personnes

Événement

49
Accueillir les invités de la cérémonie
3 personnes
50
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
51
Animer la cérémonie
3 personnes
52
Servir le prosecco
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
4 personnes
54
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
55
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
56
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
59
Servir les repas diététiques
2 personnes
60
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
61
Couper le gâteau
2 personnes
62
Servir le café et le thé
3 personnes
63
Ouvrir la piste de danse
64
Servir les snacks de fin de soirée
3 personnes
65
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

66
Réfrigérer les restes
3 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Pré-trier la vaisselle
3 personnes
69
Dégager les tables
4 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Démonter le mobilier
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer la cuisine
3 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Nettoyer les sols
3 personnes
76
Rassembler les objets perdus
2 personnes
77
Rapporter les affaires
2 personnes
78
Retourner les matériels de location
2 personnes
79
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 90
Chaises de cérémonieqté 90
Tables de buffetqté 3
Tables cocktailqté 4
Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 90
Chariots de transport de tablesqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 110
Verres à vinqté 110
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Cuillères à dessertqté 100
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 10
Pichets à caféqté 6

Décoration

Vases à fleursqté 12
Chemins de tableqté 12
Porte-bougies chauffe-platqté 40
Bougies LEDqté 40
Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes en papierqté 12
Panneau d’accueil
Livre d’or
Supports pour cartes de tableqté 12
Cadres photoqté 12
Arche de ballons
Bouquet de cérémonie
Compositions floralesqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Couteau à gâteau

Cuisine

Planches à découperqté 6
Tabliers de cuisineqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Supports pour papier aluminiumqté 2
Grilles de serviceqté 4
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre d’invités avant de réserver les tables, les chaises et la vaisselle : prévois le plan de table à partir des réponses reçues, pas seulement de la liste initiale.
Réserve et confirme séparément la salle de cérémonie et la salle de fête. Vérifie leurs horaires d’accès, les espaces disponibles et le temps nécessaire pour installer les tables, le buffet et la décoration.
Demande les besoins alimentaires avec les réponses aux invitations, puis transmets le récapitulatif au responsable du menu au moins 7 jours avant le mariage. Cela évite de découvrir une allergie au moment du repas.
Pour un mariage avec deux lieux, prépare le transport des invités au moins 4 semaines à l’avance. Indique clairement l’heure, le point de rendez-vous et la personne à contacter en cas de retard.
Imprime le déroulé, les cartes de table, le programme et le panneau d’accueil au moins 3 jours avant. Teste aussi l’équipement et rassemble les discours avant la veille, quand les imprévus sont encore gérables.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un mariage en ville ?: Envoie-les idéalement 10 à 12 semaines avant la date du mariage. Fixe une date limite de réponse environ 4 semaines avant afin de finaliser le menu, le plan de table et le transport.
Combien de temps prévoir entre la cérémonie et la réception ?: Prévois au minimum 60 à 90 minutes si les deux lieux sont différents. Ce délai couvre le trajet, les retards et l’installation des invités à leur arrivée.
Quand confirmer les prestataires d’un mariage ?: Confirme les prestataires entre 2 et 4 semaines avant le mariage, puis vérifie une dernière fois les horaires et les coordonnées 48 heures avant. Regroupe ces informations dans un déroulé imprimé.
Quand aller chercher le gâteau de mariage ?: Organise le retrait le jour même avec une marge d’au moins 60 minutes avant le moment prévu pour le servir. Désigne une personne responsable du transport et vérifie à l’avance où le gâteau sera conservé à son arrivée.

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