Stadt-Hochzeit organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einer Stadt-Hochzeit laufen Zeremonie, Feier, Lieferanten und Wege oft an mehreren Orten zusammen. Beginne deshalb nicht mit der Dekoration, sondern mit Gästeliste, Termin, Räumen und Reservierungen. Danach folgen Einladungen, Rückmeldungen, Menü, Sitzordnung und Transport. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Ausdrucke, Technik, Geschirr und die Übergaben am Hochzeitstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen gestalten
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Tischordnung erstellen
2 Personen
7
Menüoptionen festlegen
2 Personen
8
Reservierungen vornehmen
9
Transport für Gäste organisieren
10
Den Zeremonieraum überprüfen
2 Personen
11
Festsaal kontrollieren
2 Personen
12
Lieferanten bestätigen
13
Drehbuch ausdrucken
14
Notfallkontakte sammeln
15
Tischkarten erstellen
2 Personen
16
Programmkarten erstellen
2 Personen
17
Willkommensschild erstellen
18
Musikauswahl zusammenstellen
2 Personen
19
Reden sammeln
20
Dekoration sortieren
2 Personen
21
Geschirr prüfen
2 Personen
22
Geräte testen
2 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Torte abholen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Frische Produkte waschen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
4 Personen
29
Dekoration zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Räume lüften
2 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Zeremonieaufstellung machen
3 Personen
35
Tische eindecken
4 Personen
36
Namensschilder platzieren
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Blumengestecke platzieren
2 Personen
39
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
40
Gästebuch bereitlegen
41
Musikanlage anschließen
2 Personen
42
Musik testen
2 Personen
43
Buffet vorbereiten
4 Personen
44
Snacks auslegen
3 Personen
45
Tortenpräsentation aufbauen
2 Personen
46
Toiletten kontrollieren
2 Personen
47
Müllstationen aufstellen
2 Personen
48
Lieferungen annehmen
2 Personen

Event

49
Festgäste empfangen
3 Personen
50
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
51
Zeremonie begleiten
3 Personen
52
Prosecco servieren
3 Personen
53
Snacks servieren
4 Personen
54
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
55
Gäste zum Abendessen begleiten
2 Personen
56
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
57
Buffet auffüllen
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
3 Personen
59
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
60
Geschirr abräumen
3 Personen
61
Torte anschneiden
2 Personen
62
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
63
Tanzfläche eröffnen
64
Späte Snacks servieren
3 Personen
65
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

66
Reste kühlen
3 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Geschirr vorsortieren
3 Personen
69
Tische abräumen
4 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Mobiliar abbauen
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Küche reinigen
3 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Böden reinigen
3 Personen
76
Verlorene Sachen einsammeln
2 Personen
77
Sachen zurückbringen
2 Personen
78
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
79
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
Stühle für die ZeremonieAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
CocktailtischeAnz. 4
TischwäscheAnz. 12
StuhlhussenAnz. 90
TischtransportwagenAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 90
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 110
WeingläserAnz. 110
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
DessertlöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
WasserkannenAnz. 10
KaffeekannenAnz. 6

Dekoration

BlumenvasenAnz. 12
TischläuferAnz. 12
TeelichthalterAnz. 40
StumpenkerzenAnz. 40
LichterkettenAnz. 8
PapierlaternenAnz. 12
Willkommensschild
Gästebuch
TischkartenhalterAnz. 12
FotorahmenAnz. 12
Ballonbogen
Zeremoniebouquet
BlumenarrangementsAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tortenmesser

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochhaubenAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AlufolienhalterAnz. 2
ServierrosteAnz. 4
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Gästeliste und Räume fest. Verschicke die Einladungen erst, wenn Zeremonieraum, Festsaal und wichtige Reservierungen bestätigt sind; für die Rückmeldungen solltest du mindestens 4 Wochen einplanen.
Erfasse Zu- und Absagen laufend in einer Liste. Notiere dabei Ernährungswünsche, Begleitpersonen und den benötigten Transport, damit Menüoptionen und Sitzordnung nicht erst in der letzten Woche entstehen.
Plane die Wege zwischen Zeremonie und Feier konkret. Prüfe Fahrzeiten und Treffpunkte spätestens 2 Wochen vorher und gib Gästen klare Abfahrtszeiten, besonders wenn Parkplätze oder öffentliche Verkehrsmittel begrenzt sind.
Bestätige Lieferanten und Dienstleister 7 Tage vorher noch einmal. Kläre Anlieferung, Aufbau, Abholung und Ansprechpartner; bei Torte, Dekoration, Möbeln und Technik verhindert das mehrere offene Übergaben am selben Tag.
Drucke Drehbuch, Reden, Programm- und Tischkarten spätestens am Vortag. Kontrolliere außerdem Geschirr, Gläser, Tischwäsche, Kerzen, Lichterketten und Geräte vor dem Aufbau, statt fehlende Teile erst beim Eindecken zu bemerken.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Stadt-Hochzeit organisieren?: Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Gästeliste, Termin und Räumen. Einladungen sollten etwa 8 bis 12 Wochen vor der Hochzeit verschickt werden, damit Rückmeldungen und Menüplanung rechtzeitig möglich sind.
Wie weit im Voraus sollte man die Sitzordnung erstellen?: Erstelle einen ersten Entwurf 4 bis 6 Wochen vorher, sobald die meisten Zusagen vorliegen. Finalisiere Tischordnung und Tischkarten spätestens 7 Tage vor der Feier.
Wann sollte man Transport für Hochzeitsgäste planen?: Kläre den Transport mindestens 4 Wochen vorher und bestätige ihn 7 Tage vor der Hochzeit. Teile Abfahrtszeiten, Treffpunkte und Ansprechpartner spätestens 3 Tage vorher an alle betroffenen Gäste weiter.
Was muss man am Tag vor der Stadt-Hochzeit kontrollieren?: Prüfe am Vortag Räume, Möbel, Geschirr, Dekoration, Technik, Ausdrucke und Lieferzeiten. Lege Notfallkontakte und das Drehbuch griffbereit und bestätige die Tortenabholung sowie alle offenen Übergaben.

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