Stadionrommelmarkt organiseren: checklist

Een stadionrommelmarkt vraagt vooral om een strakke indeling en duidelijke afspraken met verkopers. Leg eerst datum, stadion, vergunningen en terreinplattegrond vast; daarna volgen verkoopplaatsen, aanmeldingen en voorwaarden. In de laatste weken regel je catering, toiletten, stroom, verlichting, afval en vrijwilligers. Controleer vlak voor opening alle kramen, betaalpunten, routeborden en communicatiemiddelen. Met deze checklist houd je 76 taken en 70 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en stadion bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
Verkoopplaatsen bepalen
2 personen
Verkopersvoorwaarden opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkoopplaatsen toewijzen
2 personen
Bevestigingen naar verkopers sturen
2 personen
Catering bestellen
Afvalinzameling regelen
Toiletten controleren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
Routeborden voorbereiden
2 personen
Prijs- en plaatskaarten maken
2 personen
Kassageld opnemen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Verkoperslijst afdrukken
Polsbandjes en badges klaarleggen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Opbouwteam ontvangen
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Verkoopplaatsen nummeren
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Ingang en uitgang markeren
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Kramen voor catering inrichten
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
3 personen
Cateringvoorraad koelen
3 personen

Event

Verkopers aanmelden
4 personen
Verkopers naar plaatsen verwijzen
4 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Looproutes vrijhouden
2 personen
Verlichting bijstellen
2 personen
Verkopers informeren over sluiting
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Verkopers uitchecken
3 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Stroomkabels verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
Materialen controleren op schade
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Kassageld afstorten
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen bewaren
Stadionruimte opleveren
2 personen
Leveranciersfacturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 40
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 24
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Partytentenaantal 4
Klapbare balieaantal 2
Kledingrekkenaantal 8
Opbergboxenaantal 12

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffieautomatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudplatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Megafonenaantal 2
Handscannersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 200
Bordenaantal 200
Kommetjesaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Catering

Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Broodmandenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelmattenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Verkoopplaatsnummersaantal 40
Informatiebordenaantal 6
Prijskaartstandaardsaantal 40

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledbouwlampenaantal 6
Noodverlichtingaantal 4
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Antislipmattenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Dweilsetsaantal 3
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukentangenaantal 6
Afwasbakkenaantal 4
Handwasdispensersaantal 6

Tips

Maak de terreinplattegrond voordat je verkopers indeelt. Nummer iedere verkoopplaats en stuur de bevestiging uiterlijk één week vooraf, zodat op de marktdag geen discussie ontstaat.
Plan minstens één vrijwilliger bij de entree, één bij de verkopersbegeleiding en één voor rondes over het terrein. Neem voor elke post een korte briefing en een bereikbaar communicatiemiddel mee.
Controleer stroompunten, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 48 uur vooraf. Test betaalterminals, kassaboxen, koffieautomaten en andere apparatuur nogmaals voordat bezoekers binnenkomen.
Bestel catering op basis van het verwachte aantal bezoekers en verkopers en plan een extra drankcontrole na het eerste uur. Zet herbruikbare bekers, servies, thermoskannen en afvalinzameling op vaste punten.
Maak routeborden, prijs- en plaatskaarten en de verkoperslijst uiterlijk de dag ervoor klaar. Neem ook een reserve-exemplaar van de lijst mee en leg kassageld, handscanners en portofoons centraal klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stadionrommelmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, stadion, vergunningen en terreinindeling. Gebruik de laatste 2 weken voor verkopersbevestigingen, vrijwilligers, catering en materiaalcontrole.
Wanneer deel ik de verkoopplaatsen aan verkopers toe?: Wijs de plaatsen toe zodra de aanmeldingen zijn verwerkt, idealiter 2 tot 3 weken voor de markt. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de definitieve plaats, voorwaarden en praktische informatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een stadionrommelmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke post, zoals entree, verkopersbegeleiding, catering en terreinrondes. Bij meerdere ingangen of een groot terrein is een extra vrijwilliger per ingang en per zone verstandig.
Wanneer controleer ik stroom, toiletten en verlichting?: Doe een eerste controle 48 uur vooraf en een tweede ronde op de ochtend van de rommelmarkt. Test dan ook betaalterminals, verlengkabels, stekkerdozen en portofoons voordat verkopers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.