Stadion-Flohmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stadion-Flohmarkt braucht mehr als Verkaufsstände und Besucher. Du musst Flächen planen, Anbieter rechtzeitig bestätigen und Technik, Toiletten, Catering sowie Müllentsorgung koordinieren. Beginne mit Termin, Stadion und Genehmigungen und arbeite dich anschließend über Anmeldungen und Platzvergabe bis zum Aufbau vor. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Stadion bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Lageplan des Geländes erstellen
2 Personen
Verkaufsflächen festlegen
2 Personen
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Verkaufsplätze zuweisen
2 Personen
Bestätigungen an Anbieter senden
2 Personen
Catering bestellen
Müllentsorgung organisieren
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Briefing für Freiwillige erstellen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Preis- und Platzkarten erstellen
2 Personen
Kassengeld abholen
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Verkäuferliste drucken
Armbänder und Ausweise bereitlegen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Aufbauteam empfangen
2 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Verkaufsstände nummerieren
3 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Cateringstände einrichten
3 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
3 Personen
Cateringvorräte kühlen
3 Personen

Event

Verkäufer anmelden
4 Personen
Verkäufer zu ihren Plätzen lotsen
4 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfallstationen leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Laufwege freihalten
2 Personen
Beleuchtung anpassen
2 Personen
Verkäufer über die Schließung informieren
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Verkäufer auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Reste sicher verstauen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Stromkabel entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr und Material spülen
3 Personen
Verbliebenen Bestand zählen
2 Personen
Materialien auf Schäden prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Kassenbestand einzahlen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Fundgegenstände aufbewahren
Stadionbereich übergeben
2 Personen
Lieferantenrechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 40
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 24
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 6
PartyzelteAnz. 4
Faltbare ThekeAnz. 2
KleiderständerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

KartenterminalsAnz. 2
KassenboxenAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteplattenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 6
MegafoneAnz. 2
HandscannerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeebecherAnz. 200
TellerAnz. 200
SchälchenAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
TeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Catering

GetränkespenderAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
BrotkörbeAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KühlmattenAnz. 4
Einkäufe

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
VerkaufsplatznummernAnz. 40
InfotafelnAnz. 6
PreisschildständerAnz. 40

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
NotbeleuchtungAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
WischsetsAnz. 3
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
HandfegerAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
VorratsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
SpülbeckenAnz. 4
HandwaschspenderAnz. 6

Tipps

Lege Verkaufsflächen und Laufwege früh im Lageplan fest. Plane zusätzlich Platz für Stromkabel, Kühlboxen, Toiletten und eine gut sichtbare Anlaufstelle ein, damit Stände später nicht umgestellt werden müssen.
Schicke Anbieterbestätigungen spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Flohmarkt. Nenne darin Verkaufsplatz, Aufbauzeit, Zufahrt, erlaubte Waren und eine Kontaktperson vor Ort.
Teile Helfer in Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden ein und erstelle ein kurzes Briefing. Für Einlass, Platzzuweisung, Kasse, Rundgänge und Abbau brauchst du jeweils klar benannte Verantwortliche.
Kontrolliere Stromanschlüsse, Beleuchtung und Verlängerungskabel am Vortag. Teste Kartenterminals, Handscanner, Funkgeräte und Megafone vor dem Einlass, nicht erst während des Besucherandrangs.
Bereite Preis- und Platzkarten, Verkäuferliste und Kassengeld am Vorabend vor. So bleiben am Morgen mindestens 30 Minuten für eine letzte Bestandskontrolle und fehlende Einkäufe.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Stadion-Flohmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Stadion und Genehmigungen. Die Anbieteranmeldung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin starten, damit du Plätze und Ausstattung planen kannst.
Wie viele Helfer braucht ein Stadion-Flohmarkt?: Plane mindestens 1 Helfer je 20 bis 30 Verkaufsplätze und zusätzlich Verantwortliche für Kasse, Technik und Einlass ein. Bei 60 Ständen sind damit meist 5 bis 8 Personen pro Schicht realistisch.
Wann sollte ich die Verkaufsplätze zuweisen?: Weise die Plätze 7 bis 10 Tage vor dem Flohmarkt zu, sobald die Anmeldungen geprüft sind. Sende die Bestätigung mit Lageplan, Aufbauzeit und Zufahrtsregeln spätestens eine Woche vorher.
Was muss ich am Tag vor dem Stadion-Flohmarkt prüfen?: Kontrolliere am Vortag mindestens Strom, Beleuchtung, Toiletten, Müllbehälter, Mobiliar und Zahlungstechnik. Sortiere außerdem Materialien und Unterlagen, damit der Aufbau am Veranstaltungstag ohne Suchpausen beginnt.

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