Checklist pour organiser une brocante du stade

Une brocante du stade demande plus qu’une liste de vendeurs et de tables. Il faut confirmer le stade et la date, vérifier les autorisations, dessiner le plan du site et attribuer chaque emplacement avant l’arrivée des exposants. Cette checklist regroupe 76 tâches et 70 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre, des inscriptions au briefing des bénévoles jusqu’au contrôle des toilettes, de l’éclairage et des points d’alimentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le stade
2 personnes
Vérifier les autorisations
Créer le plan du site
2 personnes
Définir les emplacements de vente
2 personnes
Établir les conditions des vendeurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements de vente
2 personnes
Envoyer les confirmations aux vendeurs
2 personnes
Commander le catering
Organiser l’enlèvement des déchets
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer les cartes de prix et de placement
2 personnes
Retirer la caisse
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Imprimer la liste des vendeurs
Préparer les bracelets et les badges
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Accueillir l'équipe de montage
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Numéroter les emplacements de vente
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Aménager les stands de restauration
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
3 personnes
Réfrigérer le stock de catering
3 personnes

Événement

Inscrire les vendeurs
4 personnes
Diriger les vendeurs vers leurs emplacements
4 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Ajuster l’éclairage
2 personnes
Informer les vendeurs de la fermeture
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer les câbles électriques
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Compter le stock restant
2 personnes
Vérifier les dommages sur le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Déposer la caisse
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Conserver les objets trouvés
Préparer l’espace du stade
2 personnes
Vérifier les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 40
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 24
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 6
Tentes de réceptionqté 4
Comptoir pliantqté 2
Portants à vêtementsqté 8
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plaques chauffantesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Mégaphonesqté 2
Scanners portatifsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 200
Assiettesqté 200
Petits bolsqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Corbeilles à painqté 6
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 4
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Numéros d’emplacement de venteqté 40
Panneaux d'informationqté 6
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Éclairage de secoursqté 4
Lampes de pocheqté 6

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 16
Sets de serpillièreqté 3
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Bacs de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Commencez par confirmer la date, le stade et les autorisations, puis préparez le plan du site avant d’envoyer les invitations. Les emplacements de vente seront ainsi attribués sur une base claire.
Fixez une date limite d’inscription et envoyez les confirmations après l’attribution des emplacements. Demandez aussi les besoins alimentaires à ce moment-là pour éviter les ajustements tardifs avec le catering.
Prévoyez un repérage du stade quelques jours avant l’ouverture : vérifiez les toilettes, l’éclairage et les points d’alimentation. Testez les rallonges, multiprises et machines avant l’installation des stands.
Répartissez les bénévoles par missions et préparez un briefing court avec les horaires, les zones et les moyens de communication. Rechargez les talkies-walkies et gardez un mégaphone disponible pour les annonces sur place.
Préparez les panneaux de direction, les cartes de prix et de placement, puis imprimez la liste des vendeurs avant le jour J. Retirez la caisse, contrôlez les stocks et triez les matériaux avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante du stade ?: Commencez plusieurs semaines avant la date prévue. Les autorisations, les invitations, les inscriptions et l’attribution des emplacements doivent être terminées avant la préparation matérielle du stade.
Que faut-il vérifier au stade avant une brocante ?: Contrôlez les toilettes, l’éclairage, les points d’alimentation et la circulation entre les stands. Faites ce repérage au moins quelques jours avant l’ouverture pour pouvoir corriger un manque de matériel.
Combien de temps avant faut-il confirmer les vendeurs ?: Fixez une date limite d’inscription, puis envoyez les confirmations dès que les emplacements sont attribués. Gardez quelques jours de marge pour recueillir les besoins alimentaires et imprimer la liste définitive des vendeurs.
Que préparer pour les bénévoles le jour de la brocante ?: Répartissez les bénévoles par zone et par mission avant leur arrivée, puis prévoyez un briefing de 10 à 15 minutes. Indiquez les horaires, les responsabilités et le moyen de contacter le responsable de l’organisation.

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