Checklist para organizar el Rastro del Estadio

Organizar un rastro dentro de un estadio exige coordinar vendedores, circulación, servicios y cobros en un espacio más grande que un mercadillo habitual. Esta checklist reúne 76 tareas y 70 artículos para trabajar en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y los permisos hasta retirar el dinero de caja. La parte que más se retrasa suele ser la asignación de puestos y la comprobación de electricidad, baños e iluminación. Déjalo cerrado antes de que lleguen los primeros vendedores.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y el estadio
2 personas
Comprobar permisos
Hacer el plano del recinto
2 personas
Definir los puntos de venta
2 personas
Redactar las condiciones de los vendedores
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos de venta
2 personas
Enviar confirmaciones a los vendedores
2 personas
Pedir el catering
Organizar la recogida de residuos
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la charla para voluntarios
Preparar señales de ruta
2 personas
Crear tarjetas de precios y lugares
2 personas
Retirar el dinero de caja
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Imprimir lista de vendedores
Preparar pulseras y acreditaciones
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recibir al equipo de montaje
2 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Numerar los puestos de venta
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Montar los puestos de catering
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
3 personas
Refrigerar el stock de catering
3 personas

Evento

Registrar a los vendedores
4 personas
Indicar a los vendedores dónde colocarse
4 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Informar a los vendedores sobre el cierre
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
3 personas

Seguimiento

Guardar los restos de forma segura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar los cables de alimentación
3 personas
Recoger la basura
5 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla y el material
3 personas
Contar el stock restante
2 personas
Comprobar si los materiales tienen daños
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
Ingresar el dinero de caja
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar los objetos perdidos
Dejar listo el espacio del estadio
2 personas
Comprobar las facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 40
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 24
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 6
Carpas de fiestacant. 4
Mostrador plegablecant. 2
Percheroscant. 8
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Terminales de pagocant. 2
Cajas de cajacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Planchas para mantener calientecant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Walkie-talkies recargablescant. 6
Megáfonoscant. 2
Escáneres portátilescant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 200
Platoscant. 200
Cuencoscant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharillascant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Termoscant. 6
Cestas de pancant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Compras

Decoración

Guirnaldascant. 10
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Números de puesto de ventacant. 40
Paneles informativoscant. 6
Soportes para etiquetas de precioscant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de montajecant. 6
Iluminación de emergenciacant. 4
Linternascant. 6

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 16
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Escobas de manocant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Fregaderoscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Consejos

Cierra el plano del recinto antes de asignar puestos. Marca entradas, salidas, puntos de venta, baños, electricidad y zonas de recogida de residuos para evitar cambios el día del rastro.
Envía las condiciones y las confirmaciones de los vendedores con varios días de margen. Incluye puesto asignado, horario de llegada, normas de venta y preferencias dietéticas recogidas.
Comprueba la electricidad, la iluminación y los baños durante un recorrido completo por el estadio, no solo desde los planos. Lleva cables alargadores, regletas y una solución clara para cada punto que quede lejos de una toma.
Asigna voluntarios por zonas y prepara una charla breve antes de abrir. Para un recinto amplio, los walkie-talkies recargables y los megáfonos evitan que una incidencia dependa de encontrar a la persona responsable.
Prepara por separado el material de venta, el catering y la caja. Revisa terminales de pago, cajas de caja, vasos, tazas y bandejas el día anterior, y retira el dinero de caja según el procedimiento acordado antes del cierre.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un rastro en un estadio?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar la fecha, el estadio, los permisos y el plano del recinto. Deja la asignación de puestos, las confirmaciones a vendedores y la compra de material cerradas durante la última semana.
¿Cuándo hay que asignar los puestos a los vendedores?: Asígnalos cuando las inscripciones estén cerradas y hayas recogido las preferencias dietéticas y las necesidades de cada vendedor. Envíales la confirmación al menos 5 días antes, con el puesto y las instrucciones de llegada.
¿Qué hay que comprobar en el estadio antes de abrir el rastro?: Haz una revisión final entre 2 y 4 horas antes de la apertura. Comprueba baños, electricidad, iluminación, señalización de ruta, puestos, mesas, puntos de venta, terminales de pago y el material de catering.
¿Cómo se organiza el dinero de caja en un rastro?: Asigna una persona responsable por caja y registra la retirada al cierre. Cuenta el efectivo y comprueba los pagos con terminales antes de abandonar el estadio; no dejes esta tarea para el día siguiente.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.