Checklist para organizar un torneo de squash sin imprevistos

Organizar un torneo de squash requiere coordinar pistas, participantes, partidos y material en un orden claro. Empieza por reservar las pistas y definir el formato; después gestiona las inscripciones y prepara el calendario de competición. En los días previos tendrás que confirmar árbitros, premios, raquetas, pelotas y preferencias dietéticas. Esta checklist también contempla lo que suele olvidarse: imprimir formularios, enfriar el catering, comprobar vestuarios y preparar una caja con todo el material del torneo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar pistas de squash
Definir el formato del torneo
2 personas
Fijar el premio en metálico
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Enviar las reglas de la competición
Asignar árbitros
2 personas
Encargar premios
Comprobar las raquetas
2 personas
Comprobar las pelotas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los premios
Imprimir los formularios de competición
Enviar correos a los participantes
Refrigerar el catering
2 personas
Empaquetar la caja del torneo
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las pistas y los vestuarios
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colgar el calendario del torneo
Preparar los marcadores de puntuación
2 personas
Preparar raquetas y pelotas
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar la música y los altavoces
Preparar el botiquín de primeros auxilios
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Dar la explicación inicial
2 personas
Dirigir los primeros partidos
6 personas
Procesar los resultados
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Sustituir los balones de competición
2 personas
Publicar los tiempos intermedios
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Servir café y té
2 personas
Dirigir los cuartos de final
6 personas
Registrar los cuartos de final
2 personas
Servir la comida
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Coordinar las semifinales
4 personas
Registrar las semifinales
2 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar la final
3 personas
Capturar el final
Comprobar la clasificación final
2 personas
Celebrar la entrega de premios
3 personas
Hacer una foto de grupo
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Reunir material deportivo
2 personas
Revisar pistas y vestuarios
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar la comida sobrante
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Enviar los resultados a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 40
Mostrador de recepción
Mesas de buffetcant. 3

Material deportivo

Raquetas de squashcant. 12
Pelotas de squashcant. 30
Grips de repuestocant. 12
Marcadorescant. 8
Chalecos de competicióncant. 12

Equipo

Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Altavoz Bluetooth
Powerbankcant. 2

Refrigeración

Neveras portátilescant. 3
Acumuladores de fríocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 60
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Tazas de cafécant. 40
Vasos de técant. 40
Cuencos de serviciocant. 8
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Tijerascant. 2

Decoración

Mantelescant. 8
Pancarta del torneo
Carteles direccionalescant. 6

Oficina

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 6
Bloc de notascant. 8
Papelcant. 250
Pegatinas con nombrecant. 60
Números de mesacant. 8

Catering

Premioscant. 3
Medallascant. 20
Dispensadores de bebidacant. 3
Cubiterascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Compresas fríascant. 4
Tiritascant. 30

Compras

Compras

Consejos

Reserva las pistas antes de abrir las inscripciones y calcula el tiempo de cada partido, incluidos al menos 10 minutos entre encuentros para cambios y retrasos.
Cierra las inscripciones con varios días de margen. Así podrás comprobar la lista de participantes, recoger preferencias dietéticas y enviar el calendario y las reglas sin prisas.
Prepara el material deportivo por pista: raquetas, pelotas, marcadores y grips de repuesto. Comprueba las raquetas y las pelotas el día anterior, no al comenzar el primer partido.
Imprime los formularios de competición y deja preparada una copia del calendario para recepción, árbitros y participantes. Lleva también portátil, impresora, cables y regletas por si necesitas actualizar resultados.
Refrigera el catering con antelación y prepara neveras portátiles con acumuladores de frío. Antes de abrir, revisa pistas, vestuarios, recepción, mesas, sillas y la caja completa del torneo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar las pistas para un torneo de squash?: Haz la reserva al menos entre 4 y 6 semanas antes, especialmente si necesitas varias pistas a la vez. Confirma también el horario de acceso, los vestuarios y el tiempo disponible para montar la recepción.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del torneo de squash?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del torneo. Ese margen permite revisar participantes, organizar el calendario, asignar árbitros y enviar las reglas y los horarios.
¿Cuántas pelotas y raquetas necesito para un torneo de squash?: Prepara como mínimo una raqueta y una pelota por jugador inscrito, más varias unidades de repuesto. Añade grips de repuesto y comprueba todo el material el día anterior para detectar daños o falta de piezas.
¿Qué debo preparar el día del torneo de squash?: Llega al menos 2 horas antes para abrir la ubicación, revisar pistas y vestuarios, montar recepción y colocar mesas y sillas. El catering debe estar refrigerado y los premios, formularios, marcadores y material deportivo listos antes de recibir a los participantes.

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