Checklist voor een sprookjesshow organiseren

Een sprookjesshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en verkleedkleren. Je regelt tegelijk de voorstelling, techniek, aankleding, ontvangst en catering. Begin met de locatie en de aanmeldingen, zodat je weet hoeveel stoelen, bekers en hapjes nodig zijn. In de laatste week controleer je scripts, rekwisieten, kostuums en apparatuur. Op de dag zelf bouw je eerst podium en techniek op; daarna volgen decoratie, buffet en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Draaiboek afdrukken
Teksten en scripts afdrukken
2 personen
Rekwisieten controleren
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programmaboekjes vouwen
2 personen
Naamkaartjes maken
Techniek opladen
Weersverwachting controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Achtergrond ophangen
3 personen
Licht en geluid aansluiten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Kostuums verdelen
2 personen
Techniek testen
3 personen
Artiesten laten omkleden
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Sprookjesshow uitvoeren
8 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Tweede voorstelling uitvoeren
8 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Kassa en entree afsluiten
2 personen

Nazorg

Kostuums verzamelen
2 personen
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Licht en geluid afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Podiumdelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 3
Buffettafelsaantal 3
Entreetafel

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Laptop
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Diaprojector
Kledingstomers
Kledinghangersaantal 30
EHBO-doos
Zaklampenaantal 4

Verlichting

LED-schijnwerpersaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Decoratie

Achtergronddoek
Sprookjesbannersaantal 6
Kunstbloemenaantal 20
Sterrenhangersaantal 30
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Sprookjesboekenaantal 8
Decoratieve kistenaantal 3
LED-kaarsenaantal 24
Sierlintaantal 6
Plakhaakjesaantal 30
Gaffer tapeaantal 4
Kostuumkledingaantal 12
Prinsessenjurkenaantal 3
Kronenaantal 6
Toverstokkenaantal 6
Sprookjesmaskersaantal 8
Kostuumaccessoiresaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 8
Ovenwantenaantal 2
Kurkentrekkeraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet als laatste: test actieve speakers, draadloze microfoons, mengpaneel en laptop uiterlijk één dag vooraf. Leg audiokabels, stekkerdozen en verlengkabels bij elkaar en laad alle apparaten op.
Controleer rekwisieten en kostuums minimaal 3 dagen voor de show. Leg per personage een vaste plek klaar, bijvoorbeeld op een kledingrek of in een decoratieve kist, zodat er achter de schermen niets wordt gezocht.
Hang het achtergronddoek en de sprookjesbanners pas op nadat de podiumdelen staan. Gebruik gaffer tape en plakhaakjes voor kabels en decoratie; dat voorkomt losse snoeren op looproutes.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Richt het buffet vóór de inloop in en zet dranken koud genoeg van tevoren, zodat het ontvangst niet samenvalt met de laatste voorbereidingen.
Print het draaiboek, de teksten en scripts uiterlijk de dag vóór de voorstelling. Houd daarnaast één reservekopie bij de techniek en één bij de spelleider; dat voorkomt vertraging als een pagina kwijtraakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sprookjesshow organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en techniek. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen in de weken daarna; controleer rekwisieten, kostuums en scripts uiterlijk 3 dagen voor de show.
Wat moet ik op de dag van een sprookjesshow eerst doen?: Open de locatie en bouw eerst podiumdelen, achtergrond en licht en geluid op. Reserveer daarvoor ongeveer 2 tot 3 uur voordat gasten binnenkomen; richt daarna tafels, stoelen, decoratie en het cateringbuffet in.
Hoeveel tijd kost de techniek opbouwen voor een sprookjesshow?: Reken minimaal 60 tot 90 minuten voor actieve speakers, microfoons, mengpaneel, laptop, bekabeling en verlichting. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige test met de teksten en muziek.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een sprookjesshow?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit het aantal uiterlijk 7 dagen vooraf af. Bestel catering daarna definitief, zodat je buffet, dranken en herbruikbare bekers op tijd kunt klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.