Checklist pour organiser un spectacle de contes

Un spectacle de contes demande plus qu’une sélection d’histoires : il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, la technique, les costumes et le décor. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’installation des chaises et du buffet. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés, comme les scripts imprimés, les badges nominatifs, les piles et le ruban gaffer. Utilisez-la pour répartir les 51 tâches et vérifier les 59 éléments nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Réserver la technique
Imprimer le déroulé
Imprimer les textes et les scripts
2 personnes
Vérifier les accessoires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Plier les livrets du programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Charger le matériel technique
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Suspendre l’arrière-plan
3 personnes
Brancher l’éclairage et le son
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Répartir les costumes
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Aider les artistes à se changer
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Organiser un spectacle de contes de fées
8 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Donner la deuxième représentation
8 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Fermer la caisse et l’entrée
2 personnes

Suivi

Rassembler les costumes
2 personnes
Rassembler les accessoires
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage et le son
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 90
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 3
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 3
Table de mixage
Ordinateur portable
Câbles audioqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Projecteur
Défroisseurs vapeur
Cintresqté 30
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Pilesqté 24

Décoration

Bâche de fond
Bannières de contes de féesqté 6
Fleurs artificiellesqté 20
Guirlandes d'étoilesqté 30
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Livres de contesqté 8
Caisses décorativesqté 3
Bougies LEDqté 24
Ruban décoratifqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Ruban gafferqté 4
Costumesqté 12
Robes de princesseqté 3
Couronnesqté 6
Baguettes magiquesqté 6
Masques de contes de féesqté 8
Accessoires de costumeqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 2
Torchons de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 2
Tire-bouchonqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Kit de lavageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et la technique avant d’envoyer les invitations : vous pourrez ainsi confirmer les horaires, la capacité d’accueil et le matériel disponible dès le départ.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant le spectacle et notez les besoins alimentaires avant de commander le catering. Prévoyez une liste séparée pour l’accueil afin de retrouver rapidement les participants.
Imprimez le déroulé, les textes et les scripts avant le jour J, puis préparez les livrets du programme et les badges nominatifs. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les intervenants et les oublis.
Testez le son et l’éclairage une fois les éléments de scène montés : microphones sans fil, table de mixage, projecteur, câbles, multiprises et rallonges doivent être vérifiés ensemble, pas séparément.
Ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tables, les chaises, le fond de scène et le buffet. Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas après le montage, afin d’éviter qu’ils ne gênent l’installation technique.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un spectacle de contes ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et la technique, puis envoyez les invitations et suivez les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer un spectacle de contes ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures sur place avant l’accueil du public. Le montage du décor, des éléments de scène, du son et de l’éclairage prend plus de temps si plusieurs personnes interviennent.
Que faut-il vérifier avant un spectacle de contes ?: Vérifiez les prévisions météo, les inscriptions, les besoins alimentaires, les costumes, les accessoires et tous les branchements techniques. Faites un test complet du son et de la lumière avant l’arrivée des participants.
Quand préparer le buffet et les boissons ?: Préparez les en-cas et mettez les boissons au frais le jour même, après le montage principal. Installez le buffet traiteur suffisamment tôt pour qu’il soit prêt avant l’accueil, sans encombrer la zone de scène.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.