Checklist voor een sportschool open dag organiseren

Een sportschool open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen proeflessen plannen. Je regelt vooraf een duidelijk programma, aanmeldingen, docenten, promotie en voldoende materiaal per activiteit. Op de dag zelf moeten bezoekers snel kunnen registreren, weten waar ze heen moeten en zonder wachten kunnen deelnemen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, van datum en promotie tot een gecontroleerde sportvloer, koude dranken en een opgeruimde locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Proeflessen inroosteren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Flyers verspreiden
3 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Docenten bevestigen
Fotograaf bevestigen
Muziekafspeellijst samenstellen
Promotiemateriaal afdrukken
2 personen
Route- en veiligheidsbordjes maken
2 personen
Proeflesmaterialen selecteren
3 personen
Goodiebags samenstellen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratielijst afdrukken
Aanmeldpakketten klaarleggen
2 personen
Locatie vooraf schoonmaken
3 personen
Sportvloer controleren
2 personen
Deuren en toegang controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Sportstations klaarzetten
4 personen
Proeflesruimtes inrichten
4 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Goodiebags bij entree leggen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing instructeurs geven
5 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Rondleidingen geven
2 personen
Proeflessen begeleiden
6 personen
Sportstations begeleiden
5 personen
Ledeninformatie verstrekken
2 personen
Foto's maken
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafel schoonhouden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Wachtende bezoekers begeleiden
2 personen
Aanmeldingen voor proeflessen noteren
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal opruimen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur terugplaatsen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bezoekers nabellen
2 personen
Proeflesafspraken bevestigen
2 personen
Foto's archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratiebalie
Kleedkamerbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Wachtbankjesaantal 4

Sportmateriaal

Yoga mattenaantal 25
Fitnessmattenaantal 20
Kettlebellsaantal 12
Dumbbellsaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Springtouwenaantal 12
Pilatesballenaantal 12
Medicineballsaantal 8
Pionnenaantal 24
Hoepelsaantal 12
Foamrollersaantal 12
Handdoekenaantal 50

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Laptop
Tabletaantal 2
Mobiele telefoonaantal 2

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Plantenaantal 8
Fotowand
Goodiebagsaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Papierwerk

Registratieformulierenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 100
Programmakaartenaantal 150
Routekaartenaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Naamstickersaantal 150
Plakbandaantal 8
Schrijfblokkenaantal 10
Informatiemappenaantal 100
A4-standaardsaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Spandoekenaantal 4

Tips

Plan proeflessen in blokken van 30 tot 60 minuten en laat minstens 15 minuten tussen twee lessen voor wisselen, uitleg en het klaarzetten van materiaal.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen dagelijks in de laatste 7 dagen. Noteer dieetwensen meteen voor de catering en goodiebags.
Wijs per 10 tot 15 bezoekers minstens één vrijwilliger aan voor ontvangst, routewijzing of materiaal. Bevestig docenten en fotograaf uiterlijk 1 week voor de open dag.
Controleer 1 dag vooraf de sportvloer, deuren, toegang, routebordjes, microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen. Test muziek en presentaties met de laptop of tablet voordat bezoekers binnenkomen.
Zet de registratiebalie minstens 30 minuten voor opening klaar met een afgedrukte registratielijst, aanmeldpakketten en een opgeladen tablet. Vul koelboxen en zet dranken kort voor de start koud, zodat ze niet onnodig lang buiten de koeling staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportschool open dag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en docenten. Verstuur uitnodigingen en publiceer het aanmeldformulier ongeveer 3 weken voor de open dag.
Hoeveel proeflessen plan je tijdens een sportschool open dag?: Plan per activiteit meestal 2 tot 4 proeflessen van 30 tot 60 minuten, afhankelijk van de beschikbare ruimte en docenten. Houd 15 minuten wisseltijd aan tussen de lessen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportschool open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 bezoekers. Bij meerdere zalen of gelijktijdige proeflessen heb je daarnaast per ruimte een vaste begeleider nodig.
Wanneer controleer je de materialen voor een sportschool open dag?: Controleer alle sportmaterialen, apparatuur en kabels uiterlijk 1 dag vooraf. Leg matten, gewichten, pionnen en andere materialen per proefles klaar en doe op de ochtend zelf nog een korte veiligheidsronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.