Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del gimnasio
Una jornada de puertas abiertas del gimnasio necesita más que clases de prueba y publicidad. Hay que coordinar las inscripciones, confirmar docentes y voluntarios, preparar el material deportivo y dejar clara la circulación por el recinto. Empieza con el programa y el formulario de inscripción, y reserva los últimos días para comprobar accesos, suelo, sonido, bebidas y paquetes de bienvenida. Esta checklist reúne el trabajo completo en el orden adecuado, con 67 tareas y 69 artículos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Programar clases de prueba
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Repartir flyers
3 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar a los docentes
Confirmar fotógrafo
Crear la lista de reproducción musical
Imprimir material promocional
2 personas
Crear señales de ruta y seguridad
2 personas
Seleccionar material para la clase de prueba
3 personas
Preparar bolsas de regalo
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Imprimir la lista de registro
Preparar los paquetes de inscripción
2 personas
Limpiar previamente el recinto
3 personas
Comprobar el suelo deportivo
2 personas
Comprobar puertas y accesos
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar luces y sonido
2 personas
Preparar estaciones deportivas
4 personas
Preparar las salas de clase de prueba
4 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar bolsas de regalo en la entrada
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing a los instructores
5 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar visitas guiadas
2 personas
Guiar las clases de prueba
6 personas
Coordinar las estaciones deportivas
5 personas
Proporcionar información a los miembros
2 personas
Tomar fotos
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpia la mesa de catering
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Guiar a los visitantes en espera
2 personas
Anotar las inscripciones para clases de prueba
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
Recoger el material deportivo
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el equipo
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llamar de nuevo a los visitantes
2 personas
Confirmar las citas de la clase de prueba
2 personas
Archivar fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mostrador de registro
- Bancos del vestuariocant. 4
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 12
- Bancos de esperacant. 4
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 25
- Colchonetas de fitnesscant. 20
- Kettlebellscant. 12
- Mancuernascant. 20
- Bandas de resistenciacant. 20
- Cuerdas para saltarcant. 12
- Pelotas de pilatescant. 12
- Medicineballscant. 8
- Conoscant. 24
- Aroscant. 12
- Rodillos de espumacant. 12
- Toallascant. 50
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Estaciones de cargacant. 2
- Portátil
- Tabletacant. 2
- Teléfono móvilcant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Pinzascant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Arcos de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Plantascant. 8
- Photowall
- Bolsas de regalocant. 100
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobascant. 2
- Papelelerascant. 8
Catering
- Compras
Papeleo
- Formularios de registrocant. 150
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Tarjetas del programacant. 150
- Mapas de rutacant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 10
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Cinta adhesivacant. 8
- Bloc de notascant. 10
- Carpetas informativascant. 100
- Soportes A4cant. 12
- Carteles de flechascant. 20
- Banderolascant. 4
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de publicar la invitación: así puedes anunciar horarios concretos para cada clase de prueba y evitar cambios de última hora.
- Abre el formulario de inscripción con antelación suficiente para recoger preferencias dietéticas y calcular asistentes. Imprime la lista de registro cuando las inscripciones estén cerradas, no la víspera sin revisar.
- Confirma docentes, fotógrafo y voluntarios varios días antes. Asigna a una persona a la recepción y a otra al acceso a las clases para que el mostrador no se quede sin atención.
- Prueba todo el material deportivo antes de colocarlo: esterillas, mancuernas, kettlebells, bandas y pelotas deben estar completos y en buen estado. Haz también una prueba de micrófonos, altavoces, cables y regletas.
- El día anterior, limpia el recinto, comprueba el suelo deportivo, puertas y accesos, coloca las señales y enfría las bebidas. Preparar entonces las bolsas de regalo y los paquetes de inscripción evita hacerlo mientras llegan los primeros visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del gimnasio?
- Empieza a organizarla al menos 4 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fijar el programa, confirmar docentes y abrir las inscripciones; deja los últimos 3 días para revisar materiales, accesos y recepción.
- ¿Cuándo debo publicar las inscripciones para las clases de prueba?
- Publica el formulario entre 2 y 3 semanas antes de la jornada. Ciérralo 2 o 3 días antes para confirmar plazas, preferencias dietéticas y la lista de registro.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior a una jornada de puertas abiertas?
- Comprueba el suelo deportivo, las puertas, los accesos, las señales y todo el material de las clases. También conviene cargar los dispositivos, probar el sonido, preparar las bolsas de regalo y enfriar las bebidas con al menos 12 horas de margen.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas del gimnasio?
- Para una jornada pequeña, asigna como mínimo 3 voluntarios: una persona en el registro, otra guiando a los asistentes y otra apoyando las clases y el material. Si hay varias salas o más de 50 inscritos, añade al menos 1 voluntario por sala activa.
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