Checklist voor een sportnetwerkevenement organiseren

Een sportnetwerkevenement vraagt om meer dan een locatie, sportkleding en een programma. Je moet deelnemers, sportvoorkeuren en dieetwensen op tijd verzamelen, groepen logisch indelen en zorgen dat ontvangst, catering en techniek tegelijk klaarstaan. Plan begeleiders en sportmateriaal ruim vooraf, zeker als meerdere activiteiten naast elkaar plaatsvinden. Op deze pagina staat een compleet plan met 71 taken en 64 spullen, van de eerste uitnodiging tot het klaarzetten van de aanmeldbalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sportvoorkeuren verzamelen
Aanmeldbevestigingen versturen
Locatie reserveren
Sportbegeleiders reserveren
Catering reserveren
Programma opstellen
2 personen
Sportactiviteiten kiezen
2 personen
Indeling sportgroepen maken
Contactgegevens controleren
Badges voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Routebeschrijving versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Techniek opladen
Draaiboek afdrukken
Aanmeldbalie klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Sportvelden uitzetten
3 personen
Sportmateriaal klaarleggen
2 personen
Registratiebadges sorteren
2 personen
Welkomstborden plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Inloop begeleiden
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Opening presenteren
Sportinstructie geven
4 personen
Sportgroepen begeleiden
6 personen
Sportmateriaal wisselen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Deelnemers fotograferen
Sportuitslagen noteren
2 personen
Netwerkborrel openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Netwerkgesprekken faciliteren
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Afsluiting presenteren
Vertrek begeleiden
3 personen
Gastenboek verzamelen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Buffet afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Bedankbericht versturen
Deelnemerscontacten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Tafellinnenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Draadloze speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Basketballenaantal 4
Tennisballenaantal 30
Pannaballenaantal 4
Sporthesjesaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Pionnenaantal 30
Start- en finishlintenaantal 4
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Sportmattenaantal 12
Handdoekenaantal 30

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Registratietafelkledenaantal 2
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Gastenboekenaantal 2

Decoratie

Welkomstbordenaantal 4
Programmapostersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveermessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Flessenopenersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelelementenaantal 12
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel sportvoorkeuren en dieetwensen tegelijk met de aanmelding. Stuur de aanmeldbevestiging pas nadat je contactgegevens, voorkeuren en eventuele beperkingen hebt gecontroleerd.
Maak de indeling van sportgroepen uiterlijk enkele dagen voor het evenement. Houd daarbij rekening met het aantal begeleiders, de beschikbare velden en materiaal zoals sporthesjes, pionnen en markeerschijven.
Plan de ontvangst minstens 30 minuten vóór de start van de eerste activiteit. Leg badges, geprinte programma’s en de deelnemerslijst bij de aanmeldbalie klaar, zodat registratie niet door elkaar loopt met de sportstart.
Controleer techniek en stroom de dag ervoor. Laad laptop, draadloze microfoons en speakers op en test verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers arriveren.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en pas het draaiboek aan als buitenactiviteiten mogelijk niet doorgaan. Zet ook koelboxen, waterkokers en koffiezetapparaten klaar voordat de catering wordt ontvangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sportnetwerkevenement organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de locatie, sportbegeleiders en catering. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het evenement, zodat je daarna nog tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en de groepsindeling.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een sportnetwerkevenement?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 weken vooraf. Geef een aanmeldtermijn van ongeveer 3 weken en gebruik de resterende tijd om bevestigingen, contactgegevens en sportvoorkeuren te controleren.
Hoeveel sportbegeleiders heb ik nodig voor een sportnetwerkevenement?: Plan minimaal 1 begeleider per gelijktijdige sportactiviteit. Organiseer je bijvoorbeeld 4 activiteiten naast elkaar, reserveer dan minstens 4 begeleiders en wijs daarnaast 1 centrale contactpersoon aan voor wijzigingen en praktische vragen.
Wanneer maak ik de sportgroepen en het definitieve programma?: Maak de voorlopige groepsindeling ongeveer 1 week vooraf en rond het programma uiterlijk 3 dagen vooraf af. Zo kun je badges en programma’s printen, begeleiders informeren en nog wijzigingen verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.